Dokumentacja Systemu Obsługi Dokumentów

Witamy w dokumentacji systemu SOD. Zbiór instrukcji jest sukcesywnie rozbudowywany o kolejne obszary funkcjonalne systemu — aktualny zakres tematów znajdą Państwo w menu po lewej stronie.

Dokumentacja w rozbudowie

Pracujemy nad kolejnymi rozdziałami instrukcji, aby zapewnić Państwu kompletny i szczegółowy materiał referencyjny. Część zagadnień może nie być jeszcze opisana lub może ulegać bieżącym uzupełnieniom.

Wstęp

System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SOD) firmy Softres to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentacją i korespondencją. Umożliwia rejestrację dokumentów z różnych źródeł, takich jak ePUAP, eDoręczenia czy eMail, oraz ich dekretację i udostępnianie w systemach dziedzinowych. System wspiera kontrolę nad terminowością i prawidłowością załatwiania spraw.

Niniejsza dokumentacja przeznaczona jest dla:

Pracowników urzędu obsługujących korespondencję i dokumentację, odpowiedzialnych za rejestrację, dekretację oraz realizację spraw w Systemie Elektronicznego Obiegu Dokumentów.
Administratorów systemu odpowiedzialnych za konfigurację, integrację z systemami zewnętrznymi, zarządzanie uprawnieniami użytkowników oraz utrzymanie systemu.

Panel główny

Po uruchomieniu programu i zalogowaniu się użytkownik trafia do okna głównego systemu SOD. Składa się ono z czterech głównych obszarów:

paska menu — u góry okna, z dostępem do wszystkich modułów systemu,
paska szybkiego dostępu — rzędu ikon pod paskiem menu, umożliwiającego jednym kliknięciem otwarcie najczęściej używanych funkcji,
panelu Skrzynki — drzewa po lewej stronie okna, grupującego dokumenty, sprawy i korespondencję według statusu,
obszaru roboczego — głównej części okna po prawej stronie, w której wyświetlana jest zawartość wybranej skrzynki.

Okno główne systemu SOD — pasek menu, pasek szybkiego dostępu, panel Skrzynki oraz obszar roboczy

Pasek menu znajduje się na samej górze okna i zawiera następujące pozycje:

Pozycja menu	Zawartość
Skrzynki	Skróty do wszystkich skrzynek dostępnych w panelu bocznym
Kontrahenci	Kartoteka klientów/kontrahentów, wyszukiwanie i edycja ich danych
Korespondencja	Rejestracja i obsługa korespondencji papierowej i elektronicznej
Dokumenty	Rejestracja, wyszukiwanie i obsługa dokumentów
Sprawy	Rejestracja, wyszukiwanie i obsługa spraw
Rejestry	Rejestry dokumentów wychodzących i inne rejestry systemowe
Przypomnienia	Tworzenie i przegląd przypomnień użytkownika
Raporty	Generowanie zestawień i raportów z danych systemu
Słowniki	Konfiguracja słowników systemowych (typy dokumentów, schematy dekretacji itd.)
Parametry	Ustawienia i personalizacja działania programu
Pomoc	Dostęp do dokumentacji i informacji o programie
Koniec	Zamknięcie programu

Pasek szybkiego dostępu

Poniżej paska menu znajduje się rząd ikon (etykieta Dane:) pozwalających na szybkie otwarcie najczęściej wykonywanych czynności bez przechodzenia przez menu. Znaczenie poszczególnych ikon opisuje poniższa tabela.

Ikona	Nazwa	Co robi
	Rejestracja dokumentu	Otwiera formularz rejestracji nowego dokumentu w systemie.
	Rejestracja nowej sprawy	Otwiera formularz rejestracji nowej sprawy do wskazanego dokumentu.
	Rejestr dokumentów wychodzących	Otwiera rejestr pism wychodzących — dokumentów skierowanych do wysyłki lub już wysłanych z urzędu.
	Rozdzielnik dokumentu	Otwiera rozdzielnik — okno umożliwiające skierowanie/rozesłanie dokumentu do wielu odbiorców jednocześnie.
	Kartoteka dokumentów	Otwiera pełną bazę wszystkich zarejestrowanych w systemie dokumentów wraz z możliwością ich wyszukiwania.
	Kartoteka kontrahentów	Otwiera bazę kontrahentów (firm i osób fizycznych), w tym ich dane teleadresowe i adres do e-Doręczeń.
	Kartoteka korespondencji	Otwiera kartotekę całej zarejestrowanej korespondencji (przychodzącej i wychodzącej).
	Kartoteka pracowników	Otwiera listę pracowników urzędu zarejestrowanych w systemie wraz z przypisaniem do komórek organizacyjnych.
	Kartoteka spraw	Otwiera pełną bazę wszystkich spraw prowadzonych w systemie, niezależnie od ich statusu.
	Kartoteka wzorców dokumentów	Otwiera bibliotekę szablonów (wzorców) pism, które można wykorzystać przy tworzeniu nowych dokumentów.
	Lista przypomnień	Wyświetla listę wszystkich przypomnień zaplanowanych przez użytkownika.
	Nowe przypomnienie	Otwiera formularz dodania nowego przypomnienia (np. o terminie realizacji sprawy).
	Lista spraw monitorowanych	Wyświetla listę spraw oznaczonych przez użytkownika jako obserwowane/monitorowane.
	Rejestracja korespondencji	Otwiera formularz rejestracji nowej korespondencji (pisma przychodzącego lub wychodzącego), niezależnie od tego, czy zostanie ona później powiązana z konkretnym dokumentem/sprawą.
	Obsługa plików	Otwiera okno zarządzania plikami/folderami roboczymi użytkownika, np. w celu wskazania pliku do dołączenia jako załącznik.
	Szablony obiegu spraw	Otwiera listę zdefiniowanych schematów (szablonów) obiegu spraw, wykorzystywanych m.in. przy dekretacji schematem.

Informacja

Dokładna liczba i kolejność ikon paska szybkiego dostępu może się różnić w zależności od wersji programu oraz uprawnień zalogowanego użytkownika — część przycisków może być niewidoczna, jeśli użytkownik nie ma odpowiednich uprawnień.

Skrzynki

Panel Skrzynki po lewej stronie okna głównego to drzewo grupujące wszystkie dokumenty, sprawy i korespondencję według ich aktualnego statusu. Liczba w nawiasie przy nazwie każdej skrzynki oznacza liczbę pozycji, jakie się w niej aktualnie znajdują.

Sprawy

Skrzynki spraw — Gałąź Sprawy w panelu Skrzynki wraz z podskrzynkami odpowiadającymi statusom spraw

Skrzynka	Opis
Przeterminowane	Sprawy, dla których minął termin realizacji.
Pilne	Sprawy oznaczone jako pilne, wymagające priorytetowej obsługi.
Otrzymane	Sprawy otrzymane od innych pracowników do dalszej realizacji.
Zwrócone	Sprawy zwrócone użytkownikowi, np. do poprawy lub uzupełnienia.
Realizowane	Sprawy aktualnie prowadzone przez zalogowanego użytkownika — domyślny, główny widok pracy ze sprawami.
Przekazane	Sprawy przekazane innej osobie/komórce, oczekujące na przyjęcie po jej stronie.
Wykonane	Sprawy zakończone (patrz Zakończenie sprawy).
Wstrzymane	Sprawy czasowo wstrzymane w toku realizacji.
Nadzorowane sprawy	Sprawy podległych pracowników, nad którymi przełożony sprawuje nadzór.
Nadzorowane etapy	Poszczególne etapy spraw podległych pracowników, podlegające nadzorowi przełożonego.

Korespondencja / Korespondencja elektroniczna

Skrzynki korespondencji — Gałąź Korespondencja elektroniczna — skrzynki ePUAP, e-Doręczeń oraz KSeF

Skrzynka	Opis
ePUAP do wysłania	Pisma przygotowane do wysyłki kanałem ePUAP, oczekujące na wysłanie.
ePUAP wysłane	Pisma już wysłane kanałem ePUAP.
e-Doręczenia przychodzące	Korespondencja, która wpłynęła kanałem e-Doręczeń; rozbita dodatkowo na skrzynki poszczególnych komórek/adresów odbiorczych (np. konkretnych wydziałów).
e-Doręczenia do wysłania	Pisma przygotowane do wysyłki kanałem e-Doręczeń, oczekujące na skierowanie do wysyłki — patrz Wysyłanie pism przez e-Doręczenia.
e-Doręczenia wysłane	Pisma już wysłane kanałem e-Doręczeń.
KSeF przychodzące	Faktury ustrukturyzowane odebrane z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), pogrupowane według podmiotu/kontrahenta.

Dokumenty

Skrzynki dokumentów — Gałąź Dokumenty w panelu Skrzynki wraz z podskrzynkami statusów, w tym ścieżką akceptacji Finansowe

Skrzynka	Opis
Otrzymane	Dokumenty otrzymane od innych pracowników, oczekujące na zapoznanie się.
Do wglądu	Dokumenty przekazane wyłącznie do wglądu, bez konieczności dalszego działania.
Zwrócone	Dokumenty zwrócone do nadawcy lub przez nadawcę.
Bieżące	Główna, robocza skrzynka dokumentów aktualnie obsługiwanych przez użytkownika — stąd wykonuje się m.in. rejestrację, dekretację i przekazywanie dokumentów.
Do podpisu	Dokumenty oczekujące na podpisanie podpisem elektronicznym.
Finansowe	Dokumenty finansowe (np. faktury) w toku wieloetapowej ścieżki akceptacji, z podskrzynkami odpowiadającymi kolejnym etapom akceptacji: Merytoryczny, Wydział finansowy, Skarbnik, Starosta, Zaakceptowane, Zaksięgowane.
Przekazane	Dokumenty przekazane innym osobom, oczekujące na przyjęcie po ich stronie.

Zarządzenia

Skrzynki katalogów — Gałęzie Zarządzenia i Foldery w panelu Skrzynki

Folder	Opis
Dokumenty kierownictwa	Dokumenty wydane przez kierownictwo jednostki.
Procedury SZJ (ISO)	Procedury Systemu Zarządzania Jakością zgodne z normami ISO.
Zarządzenia dyrektora	Zarządzenia wydane przez dyrektora jednostki.

Foldery

Folder	Opis
Moje dokumenty	Osobisty folder roboczy użytkownika w systemie.
Folder wspólny	Folder współdzielony, dostępny dla wielu użytkowników.
Folder roboczy	Folder do tymczasowego przechowywania plików w toku pracy.
Folder osobisty	Prywatny folder użytkownika, niewidoczny dla innych.
Pulpit	Skrót do pulpitu systemu Windows zalogowanego użytkownika.
Mój komputer	Skrót umożliwiający przeglądanie zasobów dysku lokalnego komputera.