Kartoteka klientów

Kartoteka klientów to centralna baza kontrahentów (osób fizycznych i prawnych) w systemie SOD. Umożliwia rejestrację i edycję danych kontrahenta, jego adresów, danych kontaktowych, adresu do e-Doręczeń, ustawień powiadomień oraz wyszukiwanie kontrahentów wg wielu kryteriów.

Ścieżka dostępu

Menu Kontrahenci → Kartoteka klientów.

Wyszukiwanie zaawansowane (Filtr)

Zanim przejdziesz do przeglądania czy edycji konkretnego kontrahenta, warto najpierw omówić wyszukiwanie — pozwala ono szybko odnaleźć właściwy rekord na liście, zamiast przewijać całą kartotekę.

1. Kliknij przycisk Kartoteka klientów, aby otworzyć okno Warunki wyszukiwania.

   

2. Uzupełnij dowolną liczbę kryteriów w górnej części okna (np. Nazwa/Nazwisko, Nip, Pesel, Grupa, Typ, Status) i/lub w zakładkach Adres, Paczki sms, e-mail, eDoręczenia w dolnej części okna. Pola takie jak Grupa, Typ, Status, Forma, Kategoria posiadają przy sobie ikonę lupy otwierającą odpowiedni słownik, z którego wybiera się dokładną pozycję do wyszukania.

3. Kliknij Wyszukaj, aby zastosować filtr i wrócić do listy kontrahentów spełniających kryteria. Przycisk Czyść warunek czyści wprowadzone kryteria, a Kartoteka wraca do widoku listy bez filtrowania.

Pola formularza — kryteria główne

Pola oznaczone * (Nazwa/Nazwisko, Nazwa/Imię) domyślnie formatowane są jako wzorzec wyszukiwania, jeśli wpisany ciąg znaków ma mniej niż 4 znaki — system dopasowuje wtedy każdy rekord zawierający dany fragment, a nie tylko dokładne dopasowanie. Wyszukiwanie po identyfikatorze i nazwie odbywa się z uwzględnieniem wielkości znaków (wg dużych znaków), co oznacza, że wielkość liter wpisanych w polu ma znaczenie dla trafności wyniku.

Pola formularza — zakładka Adres

Dwie kolumny pól odpowiadają dwóm trybom dopasowania: lewa wymaga zgodności wielkości liter (szybsze, bardziej precyzyjne wyszukiwanie), prawa dopasowuje niezależnie od wielkości liter (szersze wyszukiwanie, przydatne gdy dokładna pisownia adresu w kartotece nie jest znana). Podobnie jak w zakładce kryteriów głównych, uzupełnione pola adresowe łączą się z pozostałymi warunkami wyszukiwania.

Pola formularza — zakładka Paczki sms, e-mail

Warunki te pozwalają np. odnaleźć wszystkich kontrahentów bez skonfigurowanego aktywnego adresu e-mail (żeby uzupełnić dane przed masową wysyłką) albo odwrotnie — tylko tych, którzy mają aktywny kanał SMS/e-mail gotowy do komunikacji.

Pola formularza — zakładka eDoręczenia

Panel główny

1. Z menu Kontrahenci wybierz Kartoteka klientów. Otworzy się okno Kartoteka klientów — w górnej części lista wszystkich kontrahentów, w dolnej części panel szczegółów zaznaczonego kontrahenta z zakładkami.

   

2. Aby dodać nowego kontrahenta, kliknij Nowy, uzupełnij pola nagłówka oraz zakładkę Kontakt, a następnie kliknij Zapisz.

3. Aby edytować istniejącego kontrahenta, zaznacz go na liście, kliknij Edycja, wprowadź zmiany i kliknij Zapisz. Przycisk Anuluj rezygnuje z wprowadzanych zmian.

   

4. Nawiguj między rekordami przyciskami strzałek |< < > >| w prawym górnym rogu okna.

Uzupełnianie danych kontrahenta

1. W nagłówku karty uzupełnij pola Nazwa/Nazwisko, Imię (dla osoby fizycznej) oraz Identyfikator.
2. Pola Forma, Grupa, Typ i Status ustaw korzystając ze słowników dostępnych pod ikoną lupy przy każdym z tych pól — pozwala to szczegółowo skategoryzować kontrahenta (np. formę prawną, przynależność do grupy, typ osoby oraz jej status w kartotece).
3. Pola Nip, Nip C, Regon oraz Pesel służą również do sprawdzenia poprawności wprowadzonych danych — ikona lupy przy polu Nip dodatkowo umożliwia zaczytanie danych kontrahenta z bazy GUS.

Schowek listy klientów

1. Użyj ikon schowka w górnej części okna Kartoteki klientów, aby dodać bieżącego kontrahenta do schowka lub otworzyć jego zawartość.

   

   

2. W oknie Schowek listy klientów widoczna jest lista dodanych kontrahentów wraz z ich danymi adresowymi i identyfikacyjnymi. Przyciski Dodaj, Pokaż i Czyść zarządzają zawartością schowka, a Wybierz/Anuluj zatwierdzają lub anulują wybór.

   

Pola formularza — Nagłówek kontrahenta

Ikona lupy przy polu Nip umożliwia zaczytanie danych kontrahenta (nazwy, adresu, numeru REGON) z bazy GUS na podstawie wpisanego numeru NIP — patrz też Dodawanie kontrahenta z danych GUS. Analogiczne ikony lupy przy polach Forma, Grupa, Typ, Status otwierają odpowiedni słownik, z którego wybiera się szczegółową wartość przypisywaną kontrahentowi.

Pola formularza — Pasek funkcji

Ikona	Przycisk/ikona	Opis
	Ikona schowka (dodaj)	Dodaje bieżącego, zaznaczonego kontrahenta do Schowka listy klientów.
	Ikona schowka (pokaż)	Otwiera okno Schowek listy klientów.
	\|<	Przejście do pierwszego rekordu na liście.
	<	Przejście do poprzedniego rekordu.
	>	Przejście do następnego rekordu.
	>\|	Przejście do ostatniego rekordu na liście.
	Nowy	Tworzy nowy, pusty rekord kontrahenta do uzupełnienia.
	Edycja	Odblokowuje pola zaznaczonego rekordu do edycji.
	Zapisz	Zapisuje wprowadzone dane nowego lub edytowanego rekordu. Nieaktywny, dopóki nie rozpoczęto edycji/tworzenia rekordu.
	Anuluj	Odrzuca wprowadzone zmiany i przywraca poprzednią zawartość pól. Nieaktywny poza trybem edycji.

Zakładka Kontakt

Zakładka Kontakt gromadzi wszystkie dane adresowe i kontaktowe kontrahenta w jednym miejscu — adres główny, adres korespondencyjny oraz pełen zestaw narzędzi komunikacji, od SMS-a po wyznaczenie trasy dojazdu.

1. W sekcji Adres główny uzupełnij podstawowe dane adresowe kontrahenta.
2. Adres korespondencyjny może być inny niż adres główny — uzupełnij go osobno, albo kliknij Przepisz, aby skopiować adres główny jako adres korespondencyjny bez ręcznego przepisywania danych.

Obok sekcji adresowych znajduje się sekcja Telefony/Fax/SMS z wierszem przycisków komunikacyjnych:

Każdy z przycisków otwiera dedykowane narzędzie powiązane z danymi kontaktowymi kontrahenta:

1. Powiadom otwiera okno Ustawienia powiadomień, w którym konfiguruje się wysyłanie powiadomień dla kontrahenta na stronie internetowej eBOM, dotyczących zdarzeń związanych z jego sprawami i dokumentami — obsługę powiadomień, edycję ręczną powiadomienia oraz automatyczne powiadomienia dla zdarzeń: Nowa sprawa, Nowy etap, Zakończenie sprawy, Nowy dokument. Zmiany zatwierdza się przyciskiem Zatwierdź lub odrzuca Anuluj.

   

2. e-mail otwiera okno Konfiguracja e-mail dla klienta z listą adresów e-mail kontrahenta oraz ustawieniami: aktywność adresu, adres domyślny, i tworzenie e-maila automatycznie na wybrane zdarzenia (rozpoczęcie sprawy, zakończenie sprawy, rejestracja dokumentu, rejestracja na rejestrze wyjścia). Przycisk Akcje E-mail udostępnia dodatkowe akcje, a Wyjście zamyka okno.

   

3. sms służy do wysyłki powiadomienia SMS do kontrahenta.

4. www przenosi bezpośrednio do strony internetowej kontrahenta, wskazanej w polu URL.
5. KRS umożliwia wyszukanie kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym.
6. Mapa i Trasa pokazują odpowiednio lokalizację adresu kontrahenta na mapie oraz trasę dojazdu do tego adresu.

Całego kontrahenta można dodatkowo opisać w polu Uwagi, widocznym w dolnej części zakładki Kontakt — pole to nie jest przypisane wyłącznie do adresu, lecz stanowi ogólną notatkę do karty kontrahenta.

Pola formularza — Adres główny / korespondencyjnyPola formularza — Telefony/Fax/SMSPola formularza — Ustawienia powiadomieńPola formularza — Konfiguracja e-mail dla klienta

Pole	Opis
Miejscowość	Miejscowość adresu (głównego lub korespondencyjnego).
Ul/Nr domu	Ulica oraz numer domu/mieszkania.
Kod/Poczta	Kod pocztowy oraz nazwa poczty.
Kraj	Kraj adresu.
Gmina/Powiat	Gmina i powiat.
Województwo	Województwo.
maska kodu pocztowego	Checkbox włączający formatowanie kodu pocztowego wg maski (XX-XXX).
Przepisz	Przycisk kopiujący dane adresu głównego do adresu korespondencyjnego — używany, gdy oba adresy mają być identyczne. Adres korespondencyjny można też uzupełnić ręcznie i niezależnie od adresu głównego.

Ikony obok nagłówków Adres główny i Adres korespondencyjny służą do dodania kolejnego adresu; ikona − usuwa adres.

Pole	Opis
Telefon1	Podstawowy numer telefonu kontrahenta.
Tel2/kom	Dodatkowy numer telefonu lub numer komórkowy.
Fax	Numer faksu.
E-mail	Adres e-mail kontrahenta.
URL	Adres strony internetowej kontrahenta.
zgoda na komunikację SMS	Checkbox potwierdzający zgodę kontrahenta na komunikację SMS.
Uwagi	Ogólne pole tekstowe do opisu kontrahenta, niezależne od pól adresowych.

Ikona	Przycisk komunikacji	Opis
	Powiadom	Otwiera okno Ustawienia powiadomień — konfiguracja powiadomień dla kontrahenta na stronie eBOM dla zdarzeń związanych z jego sprawami i dokumentami.
	sms	Wysyłka SMS do kontrahenta.
	e-mail	Otwiera okno Konfiguracja e-mail dla klienta.
	www	Otwiera stronę internetową kontrahenta (adres z pola URL).
	KRS	Wyszukiwanie kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym.
	Mapa	Wyświetla adres kontrahenta na mapie.
	Trasa	Wyznacza trasę dojazdu do adresu kontrahenta.

Pole	Opis
Obsługa powiadomień	Checkbox włączający obsługę powiadomień dla danego kontrahenta na stronie eBOM.
Edycja ręczna powiadomienia	Checkbox umożliwiający ręczną edycję treści powiadomienia przed wysyłką.
Nowa sprawa	Checkbox — automatyczne powiadomienie o rozpoczęciu nowej sprawy.
Nowy etap	Checkbox — automatyczne powiadomienie o nowym etapie sprawy.
Zakończenie sprawy	Checkbox — automatyczne powiadomienie o zakończeniu sprawy.
Nowy dokument	Checkbox — automatyczne powiadomienie o nowym dokumencie.

Przyciski Zatwierdź i Anuluj odpowiednio zapisują lub odrzucają wprowadzone ustawienia powiadomień.

Element	Opis
Tabela Adres e-mail / Aktywny	Lista wszystkich adresów e-mail skonfigurowanych dla kontrahenta wraz z ich statusem aktywności.
Nazwa klienta	Nazwa kontrahenta, dla którego konfigurowany jest adres e-mail.
E-mail	Pole do wpisania/edycji adresu e-mail.
Aktywny	Checkbox oznaczający, czy dany adres e-mail jest aktywny (używany przez system).
Domyślny	Checkbox oznaczający adres e-mail jako domyślny dla kontrahenta.
Tworzenie E-mail na rozpoczęcie sprawy	Checkbox — automatyczne utworzenie wiadomości e-mail przy rozpoczęciu sprawy.
Tworzenie E-mail na zakończenie sprawy	Checkbox — automatyczne utworzenie wiadomości e-mail przy zakończeniu sprawy.
Tworzenie E-mail przy rejestracji dokumentu	Checkbox — automatyczne utworzenie wiadomości e-mail przy rejestracji dokumentu.
Tworzenie E-mail przy rejestracji na rejestrze wyjścia	Checkbox — automatyczne utworzenie wiadomości e-mail przy rejestracji dokumentu na rejestrze wyjścia.
Akcje E-mail	Przycisk otwierający dodatkowe akcje związane z wysyłką e-mail.
Wyjście	Zamyka okno konfiguracji.

Zakładka eDoręczenia

Zakładka eDoręczenia na karcie kontrahenta służy do przechowywania i wyszukiwania adresu do e-Doręczeń danego kontrahenta — czyli adresu, na który system wyśle pismo w ramach usługi e-Doręczeń.

1. Jeśli adres do e-Doręczeń kontrahenta jest już znany, wpisz go bezpośrednio w polu Adres (oraz opcjonalnie Nazwa adresu) i zapisz kartę.
2. Jeśli adres nie jest znany, skorzystaj z panelu Wyszukiwanie po prawej stronie zakładki — dostępne są dwa tryby: A) wg. Pesel lub Nip (szybkie wyszukiwanie) oraz B) zaawansowane (pełny formularz wyszukiwania z podziałem na typ odbiorcy).

Wyszukiwanie A) wg. Pesel lub Nip

1. System automatycznie podpowiada numer Pesel lub Nip na podstawie danych już uzupełnionych w nagłówku kontrahenta (zakładka Kontakt).
2. Kliknij Szukaj (A) ..., aby wyszukać adres do e-Doręczeń bezpośrednio po tym numerze, bez otwierania dodatkowego formularza.

Wyszukiwanie B) zaawansowane

1. Kliknij Szukaj (B) ..., aby otworzyć okno Wyszukiwanie adresu do eDoręczeń.
2. W sekcji Wybierz typ odbiorcy zaznacz jeden z trzech typów: Podmiot publiczny, organizacja, działalność, Osoba fizyczna lub Komornik. Wybór typu zmienia zestaw dostępnych pól wyszukiwania w dolnej części okna.
3. Pole Wyszukiwany kontrahent (w prawym górnym rogu okna) jest polem informacyjnym — pokazuje nazwę/dane kontrahenta, z którego karty otworzono wyszukiwanie.
4. W zależności od wybranego typu odbiorcy, wybierz sposób wyszukiwania — Wyszukaj po: Identyfikatorze lub Adresie (dla Podmiotu publicznego i Osoby fizycznej) albo Identyfikatorze lub Imieniu i Nazwisku (dla Komornika).
5. Uzupełnij pola wymagane (oznaczone *) dla wybranego trybu i kliknij Wyszukaj.
6. Wynik wyszukiwania pojawia się w dolnej części okna, w sekcji Wynik wyszukiwania — pole statusu (np. Znaleziono adres) oraz pełne dane znalezionego adresu: Adres, Nazwa/Imię/Nazwisko, Pesel/NIP/KRS/REGON, adres główny/siedziby oraz adres korespondencyjny.
7. Kliknij Kopiuj adres, aby przenieść znaleziony adres do pola Adres na karcie kontrahenta, w zakładce eDoręczenia.

Podgląd i przypisanie pełnych danych adresu (serwis eDoręczeń)

1. Kliknij ikonę przy polu Adres w zakładce eDoręczenia, aby otworzyć okno Dane adresu do eDoręczeń.
2. W górnej sekcji Dane adresu do eDoręczeń (serwis) wyświetlane są pełne dane pobrane z zewnętrznego serwisu e-Doręczeń dla danego adresu: nazwa/imię, Pesel/NIP/REGON/KRS, adres główny oraz adres korespondencyjny.
3. W dolnej sekcji Dane kontrahenta przypisanego do adresu eDoręczeń (SOD) widoczna jest lista kontrahentów z kartoteki SOD, których dane pasują do adresu z serwisu (np. po nazwie, kodzie pocztowym, ulicy).
4. Zaznacz właściwego kontrahenta na liście, aby zobaczyć jego pełne dane w dolnej części okna (Nazwa/Nazwisko, Identyfikator, Typ, Pesel, NIP, Regon, KRS, adresy, Adres eDoręczeń).
5. Użyj przycisków w sekcji Przypisz kontrahenta:
6. Przypisz kontrahenta — łączy istniejący rekord kontrahenta z zaznaczonej listy z adresem eDoręczeń z serwisu.
7. Nowy z eDoręczeń — tworzy nowy rekord kontrahenta w kartotece SOD na podstawie danych pobranych z serwisu eDoręczeń.
8. Edycja — odblokowuje pola zaznaczonego kontrahenta do edycji wewnątrz tego okna.
9. Wybierz — zatwierdza wybór zaznaczonego kontrahenta i zamyka okno.

Pola formularza — eDoręczenia (pola główne)

Pole	Opis
Adres	Adres do e-Doręczeń kontrahenta. Ikona obok pola otwiera okno Dane adresu do eDoręczeń.
Nazwa adresu	Nazwa powiązana z adresem eDoręczeń (np. nazwa kontrahenta lub punktu odbioru).
Nazwa firmy do wydruku wiadomości hybrydowej — Nazwa firmy	Nazwa firmy drukowana na wiadomości hybrydowej (papierowej wersji przesyłki eDoręczeń).
Nazwa firmy do wydruku wiadomości hybrydowej — Nazwa cd	Dalszy ciąg nazwy firmy, jeśli nie mieści się w jednym polu.
Wyszukiwanie A) wg. Pesel lub Nip — Pesel	Numer PESEL wykorzystywany do szybkiego wyszukania adresu (podpowiadany automatycznie).
Wyszukiwanie A) wg. Pesel lub Nip — Nip	Numer NIP wykorzystywany do szybkiego wyszukania adresu (podpowiadany automatycznie).
Szukaj (A) ...	Przycisk uruchamiający szybkie wyszukiwanie adresu wg podanego Pesel/Nip.
Szukaj (B) ...	Przycisk otwierający okno Wyszukiwanie adresu do eDoręczeń (wyszukiwanie zaawansowane).

Pola formularza — Wyszukiwanie adresu wg typu odbiorcy

Podmiot publiczny/organizacja/działalnośćOsoba fizycznaKomornikPola formularza — Wynik wyszukiwaniaPola formularza — Dane adresu do eDoręczeń (serwis)

Pole (Wyszukaj po: Identyfikatorze)	Opis
Numer PESEL	Numer PESEL osoby reprezentującej/powiązanej z podmiotem.
Odbiorca nie ma numeru PESEL	Checkbox — zaznaczany, gdy odbiorca (np. podmiot zagraniczny) nie posiada numeru PESEL.
NIP	Numer NIP podmiotu.
REGON	Numer REGON podmiotu.
KRS	Numer KRS podmiotu.
Nazwisko * (do numeru PESEL)	Nazwisko wymagane przy wyszukiwaniu po numerze PESEL.

Pole (Wyszukaj po: Adresie — Adresie siedziby)	Opis
Nazwa *	Nazwa podmiotu.
Miejscowość *	Miejscowość siedziby.
Nr domu *	Numer domu siedziby.
Nr lokalu	Numer lokalu siedziby.
Ulica	Ulica siedziby.
Kod pocztowy	Kod pocztowy siedziby.
Kraj *	Kraj siedziby.

Pole (Wyszukaj po: Identyfikatorze)	Opis
Numer PESEL *	Numer PESEL osoby fizycznej.
Nazwisko *	Nazwisko osoby fizycznej.
Imię *	Imię osoby fizycznej.

Pole (Wyszukaj po: Adresie)	Opis
Nazwisko *	Nazwisko osoby fizycznej.
Imię *	Imię osoby fizycznej.
Miejscowość *	Miejscowość zamieszkania.
Nr domu *	Numer domu.
Nr lokalu	Numer lokalu.
Ulica	Ulica.
Kod pocztowy	Kod pocztowy.
Kraj *	Kraj.

Pole (Wyszukaj po: Identyfikatorze)	Opis
Identyfikator	Identyfikator komornika.

Pole (Wyszukaj po: Imieniu i Nazwisku)	Opis
Nazwisko *	Nazwisko komornika.
Imię *	Imię komornika.

Pole	Opis
Wynik wyszukiwania	Status operacji wyszukiwania (np. Znaleziono adres).
Adres	Znaleziony adres do eDoręczeń.
Nazwa	Nazwa podmiotu/nazwisko osoby.
Imię	Imię (dla osoby fizycznej).
Pesel	Numer PESEL.
NIP	Numer NIP.
KRS	Numer KRS.
REGON	Numer REGON.
Adres główny/siedziby	Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod pocztowy, Gmina, Powiat, Województwo — adres główny/siedziby odbiorcy.
Adres korespondencyjny	Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod pocztowy, Gmina, Powiat, Województwo — adres korespondencyjny odbiorcy (jeśli inny niż główny).
Kopiuj adres	Przycisk przenoszący znaleziony adres do pola Adres na karcie kontrahenta.

Ikona	Pole/Sekcja	Opis
	Adres do eDoręczeń	Pełny identyfikator adresu do eDoręczeń w serwisie (np. AE:PL-82087-50341-DDDCJ-17).
	Nazwa adresu	Nazwa powiązana z adresem w serwisie.
	Nazwa / Imię / Pesel / NIP / REGON / KRS	Dane identyfikacyjne odbiorcy pobrane z serwisu eDoręczeń.
	Adres główny	Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod pocztowy, Kraj — adres główny wg serwisu.
	Adres korespondencyjny	Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod pocztowy, Kraj — adres korespondencyjny wg serwisu.
	Tabela kontrahentów (Identyfikator / Kod / Poczta / Ulica)	Lista kontrahentów z kartoteki SOD dopasowanych do adresu z serwisu.
	Nazwa/Nazwisko, Imię, Identyfikator, Typ, Pesel, NIP, Regon, KRS	Pełne dane zaznaczonego kontrahenta z kartoteki SOD.
	Adres główny / Adres korespondencyjny (SOD)	Adresy zaznaczonego kontrahenta zapisane w kartotece SOD.
	Adres eDoręczeń — Adres / Nazwa	Adres i nazwa eDoręczeń zapisane już przy zaznaczonym kontrahencie w SOD.
	Przypisz kontrahenta	Łączy zaznaczonego, istniejącego kontrahenta SOD z adresem eDoręczeń z serwisu.
	Nowy z eDoręczeń	Tworzy nowy rekord kontrahenta w kartotece SOD na podstawie danych z serwisu eDoręczeń.
	Edycja	Odblokowuje dane zaznaczonego kontrahenta do edycji w tym oknie.
	Wybierz	Zatwierdza wybór zaznaczonego kontrahenta i zamyka okno.

Zakładka Adresy

Zakładka Adresy przechowuje dodatkowe adresy kontrahenta — inne niż adres główny i korespondencyjny uzupełniane w zakładce Kontakt — np. adresy oddziałów, punktów odbioru czy adresy kontaktowe osób powiązanych z kontrahentem.

1. Przejdź na zakładkę Adresy na karcie kontrahenta. Wyświetli się tabela z listą wszystkich dodatkowych adresów przypisanych do kontrahenta.

2. Aby dodać nowy adres, kliknij Dodaj. Otworzy się okno Adres dodatkowy klienta.

   

3. Uzupełnij pola formularza (patrz Pola formularza niżej) i kliknij Zatwierdź, aby zapisać nowy adres na liście, lub Anuluj, aby zrezygnować.

4. Aby podejrzeć zaznaczony adres bez edycji, kliknij Pokaż.
5. Aby zmienić dane istniejącego adresu, zaznacz go na liście i kliknij Edytuj.
6. Aby usunąć zaznaczony adres z listy, kliknij Usuń.
7. Aby wydrukować/utworzyć kopertę dla zaznaczonego adresu, kliknij Koperta.

Przepisywanie adresów (Przepisz)

Przycisk Przepisz otwiera rozwijane menu z czterema opcjami umożliwiającymi szybkie przenoszenie danych adresowych między zaznaczonym adresem dodatkowym a adresem głównym/korespondencyjnym kontrahenta (z zakładki Kontakt), bez ręcznego przepisywania danych.

1. Przepisz wybrany adres jako adres główny — kopiuje dane zaznaczonego adresu dodatkowego do adresu głównego kontrahenta.
2. Przepisz wybrany adres jako adres korespondencyjny — kopiuje dane zaznaczonego adresu dodatkowego do adresu korespondencyjnego kontrahenta.
3. Przepisz adres główny do adresów dodatkowych — tworzy na liście adresów dodatkowych nową pozycję na podstawie bieżącego adresu głównego kontrahenta.
4. Przepisz adres korespondencyjny do adresów dodatkowych — tworzy na liście adresów dodatkowych nową pozycję na podstawie bieżącego adresu korespondencyjnego kontrahenta.

Pola formularza — Lista adresów dodatkowychPola formularza — Panel funkcjiPola formularza — Adres dodatkowy klientaPola formularza — Przepisz (menu opcji)

Kolumna	Opis
Nip	Numer NIP powiązany z adresem dodatkowym.
Nazwa	Główna nazwa/nazwisko powiązane z adresem.
Nazwa 2	Druga linia nazwy.
Kod	Kod pocztowy.
Poczta	Nazwa poczty.
Ulica	Nazwa ulicy.
Adres (Miejscowość)	Miejscowość adresu dodatkowego.
dom	Numer domu.
lok	Numer lokalu.
Telefon1	Podstawowy numer telefonu przypisany do adresu.
Fax	Numer faksu.
Tel2/Kom	Dodatkowy numer telefonu/komórkowy.
E-mail	Adres e-mail przypisany do adresu dodatkowego.
Nip (C)	Numer NIP zapisany samymi cyframi, bez separatorów.
Nazwa 3	Trzecia linia nazwy.
Nip P	Numer NIP (pole dodatkowe).
Regon	Numer REGON przypisany do adresu.
Pesel	Numer PESEL przypisany do adresu.
Konto dostawcy	Numer konta bankowego dostawcy powiązanego z adresem.

Ikona	Przycisk	Opis
	◀ ▶	Strzałki nawigacji — zwijają/rozwijają panel funkcji zakładki Adresy.
	Pokaż	Wyświetla podgląd danych zaznaczonego adresu dodatkowego, bez możliwości edycji.
	Dodaj	Otwiera okno Adres dodatkowy klienta do wprowadzenia nowego adresu.
	Edytuj	Odblokowuje dane zaznaczonego adresu dodatkowego do edycji.
	Usuń	Usuwa zaznaczony adres dodatkowy z listy.
	Przepisz	Otwiera menu z opcjami przepisania adresu między adresem dodatkowym a adresem głównym/korespondencyjnym kontrahenta.
	Koperta	Tworzy/drukuje kopertę dla zaznaczonego adresu.

Pole	Opis
Akronim	Skrócone oznaczenie adresu dodatkowego.
Nazwa	Nazwa/nazwisko powiązane z adresem (pierwsza linia).
(Nazwa, druga linia)	Dodatkowa linia nazwy — kontynuacja pola Nazwa.
Nip	Numer NIP przypisany do adresu — podpowiadany na podstawie danych karty kontrahenta.
Regon	Numer REGON przypisany do adresu — podpowiadany na podstawie danych karty kontrahenta.
Pesel	Numer PESEL przypisany do adresu.
Miejscowość	Miejscowość adresu dodatkowego.
Ul/Nr domu	Ulica oraz numer domu/lokalu.
Kod/Poczta	Kod pocztowy oraz nazwa poczty.
Kraj	Kraj adresu dodatkowego.
Telefon1	Podstawowy numer telefonu.
Tel2/kom	Dodatkowy numer telefonu/komórkowy.
Fax	Numer faksu.
E-mail	Adres e-mail przypisany do adresu dodatkowego.
Nazwa banku	Nazwa banku powiązanego z adresem (do rozliczeń).
Nr rach. bank.	Numer rachunku bankowego.
Konto dostawcy	Numer konta dostawcy.
Konto odbiorcy	Numer konta odbiorcy.

Przyciski Zatwierdź i Anuluj odpowiednio zapisują nowy/edytowany adres dodatkowy lub odrzucają wprowadzone zmiany.

Opcja	Opis
Przepisz wybrany adres jako adres główny	Kopiuje dane zaznaczonego adresu dodatkowego do adresu głównego kontrahenta (zakładka Kontakt).
Przepisz wybrany adres jako adres korespondencyjny	Kopiuje dane zaznaczonego adresu dodatkowego do adresu korespondencyjnego kontrahenta (zakładka Kontakt).
Przepisz adres główny do adresów dodatkowych	Dodaje nowy adres dodatkowy na podstawie bieżącego adresu głównego kontrahenta.
Przepisz adres korespondencyjny do adresów dodatkowych	Dodaje nowy adres dodatkowy na podstawie bieżącego adresu korespondencyjnego kontrahenta.

Zakładka Kategorie

Zakładka Kategorie zawiera dane porządkujące kontrahenta w kartotece (kategorię, branżę, nazwę długą, treść koperty), ustawienia widoczności i scalania rekordu, a także informacje o ochronie danych osobowych wraz z historią zmian danych kontrahenta.

1. W sekcji Kategoryzacja przypisz kontrahentowi Kategorię i Branżę, wybierając wartość ze słownika pod ikoną obok pola.
2. W polu Nazwa długa widoczna jest pełna nazwa kontrahenta — analogiczna do pola Nazwa/Nazwisko z nagłówka karty.

3. W polu Koperta widoczna jest treść, jaka trafi na kopertę przy wydruku korespondencji do kontrahenta. Obok pola dostępne są dwa przydatne przyciski: I — przepisuje treść z pola Identyfikator, oraz N — przepisuje treść z pola Nazwa/Nazwisko/Imię.

   

4. W sekcji Widoczność zaznacz checkbox Niewidoczny, aby ukryć kontrahenta w standardowym widoku kartoteki — to ten sam mechanizm ukrywania, co checkbox Ukryte w oknie Warunki wyszukiwania (pole Nr sys).

5. W sekcji Scalenie zaznacz checkbox Nie podlega scaleniu, aby wykluczyć rekord kontrahenta z mechanizmu scalania (łączenia) z innymi rekordami.
6. W sekcji Ochrona danych osobowych widoczne są pola informacyjne: Wprowadził (login pracownika, który wprowadził dane), Data wprowadzenia oraz Tryb wprowadzenia (np. Ręcznie z informacji od kontrahenta).
7. Kliknij przycisk Historia w sekcji Udostępnianie danych osobowych, aby otworzyć okno Historia zmian na kontrahencie.

Przeglądanie historii zmian danych kontrahenta

1. Kliknij ikonę Historia, aby otworzyć okno Historia zmian na kontrahencie.

   

2. W górnej części okna, w sekcji Filtr, możesz zawęzić wyniki po zakresie dat (Data zmian od / do) oraz po nazwie Kontrahenta. Kliknij Wyszukaj, aby zastosować filtr, lub Czyść warunek, aby go usunąć.

3. W tabeli głównej widoczny jest kontrahent (Nr system, Identyfikator, Miejscowość, Ulica, Nazwa), którego historia jest wyświetlana.
4. W lewej dolnej sekcji Lista zmian na kontrahencie widoczna jest chronologiczna lista wszystkich zmian danych tego kontrahenta — każda pozycja zawiera Datę zmiany oraz Użytkownika, który jej dokonał.
5. Zaznacz wybraną pozycję na liście zmian, aby w prawej sekcji Szczegóły zmiany danych osobowych zobaczyć: Datę, Użytkownika, Program, w którym dokonano zmiany, oraz tabelę z Nazwą pola, Zmianą na wartość i Poprzednią wartością.
6. Kliknij Dane aktualne, aby wyświetlić bieżące, aktualne dane kontrahenta (bez porównania z wcześniejszą wersją).

7. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.

   

Pola formularza — Zakładka KategoriePola formularza — Historia zmian na kontrahencie

Ikona	Sekcja / Pole	Opis
	Kategoria	Kategoria kontrahenta, wybierana ze słownika kategorii klientów pod ikoną obok pola.
	Branża	Branża kontrahenta, wybierana ze słownika branż klientów pod ikoną obok pola.
	Nazwa długa	Pełna nazwa/nazwisko kontrahenta, analogiczna do pola Nazwa/Nazwisko z nagłówka karty.
	Koperta	Treść drukowana na kopercie przy wysyłce korespondencji do kontrahenta. Przycisk I przepisuje treść z pola Identyfikator, przycisk N przepisuje treść z pola Nazwa/Nazwisko/Imię.
	Widoczność — Niewidoczny	Checkbox ukrywający kontrahenta w standardowym widoku kartoteki — ten sam mechanizm co pole Ukryte w oknie Warunki wyszukiwania.
	Scalenie — Nie podlega scaleniu	Checkbox wykluczający rekord kontrahenta z mechanizmu scalania z innymi rekordami.
	Ochrona danych osobowych — Wprowadził	Login pracownika, który wprowadził dane kontrahenta.
	Ochrona danych osobowych — Data wprowadzenia	Data i godzina wprowadzenia danych kontrahenta.
	Ochrona danych osobowych — Tryb wprowadzenia	Sposób, w jaki dane zostały wprowadzone (np. Ręcznie z informacji od kontrahenta).
	Udostępnianie danych osobowych — Historia	Przycisk otwierający okno Historia zmian na kontrahencie.

Ikona	Pole/Sekcja	Opis
	Filtr — Data zmian od / do	Zakres dat, do którego zawężana jest lista zmian.
	Filtr — Kontrahent	Nazwa kontrahenta, którego dotyczy przeglądana historia zmian.
	Czyść warunek / Wyszukaj	Przyciski czyszczące filtr lub stosujące wprowadzone kryteria.
	Tabela główna (Nr system / Identyfikator / Miejscowość / Ulica / Nazwa)	Dane kontrahenta, którego historia jest aktualnie wyświetlana.
	Lista zmian na kontrahencie	Chronologiczna lista wszystkich zapisanych zmian danych kontrahenta — Data zmiany, Użytkownik.
	Szczegóły zmiany danych osobowych — Data	Data i godzina wybranej zmiany.
	Szczegóły zmiany danych osobowych — Użytkownik	Użytkownik, który dokonał wybranej zmiany.
	Szczegóły zmiany danych osobowych — Program	Nazwa programu/systemu, w którym dokonano zmiany (np. System obiegu dokumentów).
	Tabela zmian (Nazwa pola / Zmiana na wartość / Poprzednia wartość)	Szczegółowe zestawienie, które pole zostało zmienione, na jaką wartość i jaka była wartość poprzednia.
	Dane aktualne	Przycisk wyświetlający bieżące, aktualne dane kontrahenta.
	Wyjście	Zamyka okno Historia zmian na kontrahencie.

Okno Kartoteka osób

Okno Kartoteka osób otwiera się po kliknięciu Dodaj lub Edytuj w zakładce Osoby i służy do wprowadzania oraz edycji szczegółowych danych osoby powiązanej z kontrahentem.

1. W górnej części okna widoczna jest tabela Kartoteka osób z kolumnami Nazwisko, Imię, Identyfikator, Login, Symbol, Kontrahent — pierwszy wiersz, oznaczony gwiazdką, jest pustym wierszem służącym do wprowadzenia nowej osoby wprost w tabeli. Wskaźnik pod tabelą (np. 3 z 3) pokazuje pozycję bieżącego rekordu na liście względem łącznej liczby rekordów.
2. Nad tabelą znajduje się pasek ikon opisany w zakładce Pasek ikon — lista osób poniżej.
3. Poniżej tabeli uzupełnij dane osoby w polach formularza — Nazwisko, Imię, Stanowisko, Tytuł po lewej stronie oraz Identyfikator, Grupa, Funkcja, Typ, Dział po prawej stronie.
4. Pole Kontrahent pod formularzem jest polem informacyjnym — pokazuje nazwę firmy, z której karty otworzono okno Kartoteka osób, i do której przypisywana jest wprowadzana osoba.
5. W dolnej części okna znajdują się zakładki Kontakty, Adresy, Opis, Funkcje, eF, KSeF, eDoręczenia z dodatkowymi danymi osoby.
6. Kliknij Wybierz, aby zatwierdzić wybór/zapis zaznaczonej osoby i zamknąć okno, lub Wyjście, aby zamknąć okno bez wyboru.

Pola formularza — Panel funkcjiPasek ikon — lista osóbPola formularza — Dane osobyKontaktyAdresyFunkcjeKSeFeDoręczenia

Ikona	Przycisk	Opis
	◀ ▶	Strzałki nawigacji — zwijają/rozwijają panel funkcji zakładki Osoby.
	Pokaż	Wyświetla podgląd danych zaznaczonej osoby, bez możliwości edycji.
	Dodaj	Otwiera okno Kartoteka osób do wprowadzenia danych nowej osoby.
	Edytuj	Odblokowuje dane zaznaczonej osoby do edycji.
	Usuń	Usuwa zaznaczoną osobę z listy osób powiązanych z kontrahentem.
	Ukryte	Przełącza widoczność osób oznaczonych jako ukryte (checkbox Ukryj w oknie Kartoteka osób) na liście.

Ikona	Przycisk	Opis
	+	Dodaje nowy pusty rekord osoby do tabeli.
	−	Usuwa zaznaczony rekord osoby z tabeli.
	▲	Edytuje zaznaczony rekord osoby z tabeli.
	✓	Zatwierdza wprowadzone zmiany w tabeli.
	✕	Anuluje wprowadzone zmiany w tabeli.

Pole	Opis
Nazwisko	Nazwisko osoby.
Imię	Imię osoby — pole z ikoną lupy otwierającą słownik imion.
Stanowisko	Stanowisko osoby, wybierane ze słownika stanowisk pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Tytuł	Tytuł osoby, wybierany ze słownika tytułów pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Identyfikator	Identyfikator osoby w systemie.
Ukryj	Checkbox ukrywający osobę w standardowym widoku listy osób.
Grupa	Grupa, do której przypisana jest osoba, wybierana ze słownika grup pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Funkcja	Funkcja pełniona przez osobę, wybierana ze słownika funkcji pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Typ	Typ rekordu (np. OSOBA), wybierany ze słownika typów pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Dział	Dział, w którym pracuje osoba, wybierany ze słownika działów pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
Kontrahent	Pole informacyjne — nazwa kontrahenta, z którego karty otwarto okno i do którego przypisana jest osoba.

Sekcja / Pole	Opis
Telefony/Fax/E-mail — Telefon	Podstawowy numer telefonu osoby.
Telefony/Fax/E-mail — Tel. wew.	Numer telefonu wewnętrznego osoby.
Telefony/Fax/E-mail — Tel. kom.	Numer telefonu komórkowego osoby.
Telefony/Fax/E-mail — FAX	Numer faksu.
Telefony/Fax/E-mail — E-mail	Adres e-mail osoby.
Komunikator — Typ	Rodzaj komunikatora, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Komunikator — Nr	Numer/identyfikator osoby w wybranym komunikatorze.

Sekcje Adres i Adres korespondencyjny mają identyczny układ pól i są od siebie niezależne. Przycisk Adresy przy każdej sekcji otwiera wybór adresu, a znajdująca się obok ikona − usuwa przypisany adres z danej sekcji.

Sekcja / Pole	Opis
Adres — Miejscowość	Miejscowość adresu osoby.
Adres — Ulica/Nr domu	Nazwa ulicy oraz numer domu i numer lokalu adresu osoby.
Adres — Kod/Poczta	Kod pocztowy oraz miejscowość poczty adresu osoby.
Adres — Kraj	Kraj adresu osoby.
Adres korespondencyjny — Miejscowość	Miejscowość adresu korespondencyjnego, niezależnego od adresu głównego.
Adres korespondencyjny — Ulica/Nr domu	Nazwa ulicy oraz numer domu i numer lokalu adresu korespondencyjnego.
Adres korespondencyjny — Kod/Poczta	Kod pocztowy oraz miejscowość poczty adresu korespondencyjnego.
Adres korespondencyjny — Kraj	Kraj adresu korespondencyjnego.
Nazwa do wydruku	Pełna treść adresu w formie gotowej do wydruku (np. na kopercie), wspólna dla sekcji powyżej.

Sekcja / Pole	Opis
Nadanie wartości określonemu polu — Pole	Lista rozwijana z nazwą pola, któremu zostanie nadana wartość dla zaznaczonych osób.
Nadanie wartości określonemu polu — Wartość	Wartość, jaka zostanie przypisana do wybranego pola; obok pola znajduje się ikona słownika.
Nadanie wartości określonemu polu — Wykonaj funkcję	Przycisk wykonujący operację nadania wartości wybranemu polu dla zaznaczonych osób.
Nr sys (Id)	Pole informacyjne z systemowym numerem (Id) zaznaczonej osoby.
Nowe (Id)	Pole do wprowadzenia nowego numeru (Id); obok pola znajduje się przycisk z ikoną cyfr i strzałki.
Ukrycie wybranych osób — Wykonaj funkcję	Przycisk ukrywający wszystkie zaznaczone na liście osoby.
Przywrócenie wybranych osób — Wykonaj funkcję	Przycisk przywracający widoczność wszystkich zaznaczonych na liście osób.
Nadanie adresu nr — Adresy	Przycisk otwierający wybór adresu, który zostanie nadany zaznaczonym osobom; ikona − obok usuwa wybór.
Nadanie adresu nr — Miejscowość	Miejscowość adresu przypisywanego grupowo zaznaczonym osobom.
Nadanie adresu nr — Ul/Nr domu	Nazwa ulicy oraz numer domu i numer lokalu adresu przypisywanego grupowo.
Nadanie adresu nr — Kod/Poczta	Kod pocztowy oraz miejscowość poczty adresu przypisywanego grupowo.
Nadanie adresu nr — Kraj	Kraj adresu przypisywanego grupowo.
Nadanie adresu nr — Nr adres (checkbox)	Checkbox powiązany z operacją nadania adresu numerowanego zaznaczonym osobom.
Nadanie adresu nr — Wykonaj funkcję	Przycisk wykonujący operację nadania adresu zaznaczonym osobom.

Pole	Opis
eKSeF ID	Identyfikator osoby w systemie eKSeF.
KSeF Nr Ref	Numer referencyjny powiązany z KSeF.
Certyfikat offline	Informacja o certyfikacie offline osoby (np. Brak certyfikatu).

Sekcja / Pole	Opis
Adres do eDoręczeń — Adres	Adres do e-Doręczeń przypisany osobie.
Punkt nadawczy przy wysyłce eDoręczeń — Punkt	Punkt nadawczy używany przy wysyłce e-Doręczeń; obok pola dostępne są przyciski wyboru punktu oraz jego wyczyszczenia (ikona X).

Zakładka Opis

Zakładka Opis udostępnia pole tekstowe Opis dodatkowy, służące do wprowadzenia swobodnej notatki opisowej dotyczącej kontrahenta.

1. Przejdź na zakładkę Opis na karcie kontrahenta.
2. Kliknij Edytuj, aby odblokować pole Opis dodatkowy do edycji, i wprowadź treść notatki.
3. Kliknij Odśwież, aby wczytać ponownie aktualną treść pola (np. po zmianach wprowadzonych w innym miejscu systemu).

Pola formularza — Panel funkcjiPola formularza — Treść

Ikona	Przycisk	Opis
	Odśwież	Wczytuje ponownie aktualną treść pola Opis dodatkowy.
	Edytuj	Odblokowuje pole Opis dodatkowy do edycji.

Pole	Opis
Opis dodatkowy	Swobodne pole tekstowe do wprowadzenia dodatkowej notatki opisowej dotyczącej kontrahenta.

Zakładka Dokumenty

Zakładka Dokumenty wyświetla dokumenty powiązane z kontrahentem oraz umożliwia otwarcie pełnej kartoteki dokumentów tego kontrahenta wraz z podglądem ich zawartości.

1. Przejdź na zakładkę Dokumenty na karcie kontrahenta. W domyślnym widoku wyświetlana jest lista dokumentów, w których kontrahent jest kontrahentem głównym.

2. Panel funkcji po lewej stronie tabeli (strzałki ◀ ▶ zwijają/rozwijają panel) udostępnia dwie ikony lupy, przycisk Inne oraz checkbox Ukryte.

   

3. Zaznacz dokument na liście i kliknij pierwszą ikonę lupy , aby otworzyć okno Kartoteka dokumentów ograniczone wyłącznie do zaznaczonego dokumentu — pozwala to na szybki podgląd jego danych i załączników bez przechodzenia przez całą listę.

4. Kliknij drugą ikonę lupy , aby otworzyć okno Kartoteka dokumentów zawierające wszystkie dokumenty należące do danego kontrahenta — z tego poziomu można przeglądać kolejne dokumenty kontrahenta, przechodząc między nimi na liście.

1. Kliknij , aby przełączyć listę na dokumenty, w których kontrahent nie jest kontrahentem głównym, lecz został dopisany lub wstawiony jako kontrahent drugorzędny.

   

2. Zaznacz checkbox , aby na liście pojawiły się również ukryte dokumenty kontrahenta.

Pola formularza — Lista domyślnaPola formularza — Lista InnePola formularza — Panel funkcji

Kolumna	Opis
U	Kolumna statusowa dokumentu.
o-	Kolumna statusowa dokumentu — ikona spinacza oznacza obecność załącznika.
Z	Kolumna statusowa dokumentu.
Numer na dokumencie	Numer nadany dokumentowi.
Nr. pozycji	Numer pozycji dokumentu w rejestrze.
Data wpływu	Data wpływu dokumentu.
Znak pisma	Znak sprawy przypisany do pisma.
Typ dokumentu	Typ zarejestrowanego dokumentu.
Rejestr	Rejestr, do którego trafił dokument.

Kolumna	Opis
U	Kolumna statusowa dokumentu.
o-	Kolumna statusowa dokumentu — ikona spinacza oznacza obecność załącznika.
Z	Kolumna statusowa dokumentu.
Znak pisma	Znak sprawy przypisany do pisma.
Typ dokumentu	Typ zarejestrowanego dokumentu.
Rejestr	Rejestr, do którego trafił dokument.
Nr. pozycji	Numer pozycji dokumentu w rejestrze.
Data wpływu	Data wpływu dokumentu.

Ikona	Przycisk/ikona	Opis
	◀ ▶	Strzałki nawigacji — zwijają/rozwijają panel funkcji zakładki Dokumenty.
	Lupa (podgląd)	Otwiera okno Kartoteka dokumentów ograniczone do zaznaczonego, pojedynczego dokumentu.
	Lupa (kartoteka)	Otwiera okno Kartoteka dokumentów ze wszystkimi dokumentami należącymi do kontrahenta.
	Inne	Przełącza listę na dokumenty, w których kontrahent jest kontrahentem drugorzędnym, a nie głównym.
	Ukryte	Checkbox pokazujący na liście również ukryte dokumenty kontrahenta.

Okno Kartoteka dokumentów

Okno Kartoteka dokumentów, otwierane jedną z dwóch ikon lupy na zakładce Dokumenty, wyświetla dane dokumentu (lub listę dokumentów kontrahenta) wraz z załącznikami, danymi rejestrowymi, statusem obiegu oraz szczegółami znajdującymi się w zakładkach dolnej części okna.

1. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi z ikonami zaznaczania wszystkich/żadnych pozycji, odświeżania, przyciskami Historia i Raporty, przyciskami filtrowania oraz nawigacją po liście |< < > >|.
2. Poniżej paska narzędzi wyświetlana jest tabela dokumentów — przy otwarciu drugą lupą zawiera wszystkie dokumenty kontrahenta (wskaźnik pod tabelą pokazuje pozycję, np. 6 z 62), przy otwarciu pierwszą lupą zawiera wyłącznie zaznaczony dokument (wskaźnik 1 z 1).

3. Po prawej stronie tabeli znajduje się panel Nazwa pliku z listą załączników dokumentu, przyciski Podgląd oraz miniatura podglądu wybranego pliku.

   Uwaga

   Zawartość panelu załączników zależy od komórki organizacyjnej, na której aktualnie znajduje się dokument — użytkownik z innego wydziału niż ten, w którym jest dokument, nie zobaczy jego załączników.

4. W dolnej lewej części okna wyświetlane są dane nagłówkowe zaznaczonego dokumentu: Typ, Nazwa, Data wpływu, Znak sprawy, Segregator, Nr rej/wew, Oryginał/Data, Data wym/zał, Poprzedni, Następny.

5. W dolnej środkowej części okna znajdują się zakładki Nagłówek, Systemowe, Adnotacje, Finanse, ERP XL, Koszty, Korespondencja, Struktura, Zlecenie płatności — zakładka Nagłówek zawiera dane kontrahenta powiązanego z dokumentem, pola Edytujący, Zatwierdził, Data, treść opisu dokumentu oraz pola Grupa I, Grupa II, Grupa III.
6. W dolnej prawej części okna widoczna jest sekcja Stan dokumentu (checkboxy Papierowy/Email/Fax, Nr sys, Aktualny, Wer, Status, Ukryty) oraz sekcja Odpowiedzialny z nazwiskiem osoby odpowiedzialnej, przyciskiem Ostatnie przekazanie, danymi Przekazał/Przyjął wraz z datami oraz statusem, a także przyciskiem Dołącz do sprawy.
7. Kliknij Odśwież, aby ponownie wczytać dane, lub Wyjście, aby zamknąć okno. W widoku pojedynczego dokumentu dostępne są dodatkowo przyciski Wersje i Kopie.

Zakładka Rejestr wyjścia

Zakładka Rejestr wyjścia pokazuje dokumenty z rejestru wyjścia (korespondencja wychodząca) powiązane z kontrahentem — zarówno te, w których kontrahent jest kontrahentem głównym dokumentu, jak i te, w których kontrahent był adresatem wysyłki.

1. Domyślny widok zakładki wyświetla dokumenty z rejestru wyjścia, które znajdują się w kartotece dokumentów i są jednocześnie powiązane z kontrahentem.

2. Panel funkcji po lewej stronie tabeli (strzałki zwijają/rozwijają panel) udostępnia dwie ikony lupy oraz checkbox Ukryte.

   

3. Zaznacz pozycję na liście i kliknij pierwszą ikonę lupy , aby otworzyć okno Rejestr dokumentów wychodzących ograniczone wyłącznie do zaznaczonej pozycji — pozwala to na szybki podgląd danych pojedynczego wpisu bez przechodzenia przez cały rejestr.

4. Kliknij drugą ikonę lupy , aby otworzyć okno Rejestr dokumentów wychodzących zawierające wszystkie pozycje rejestru wyjścia powiązane z kontrahentem.
5. Zaznacz checkbox , aby na liście pojawiły się również ukryte pozycje rejestru.

Analogiczny widok wyświetla dokumenty z rejestru wyjścia, których adresatem (odbiorcą wysyłki) był wybrany kontrahent — niezależnie od tego, czy w danym dokumencie kontrahent jest kontrahentem głównym. Panel funkcji działa tu na tych samych zasadach: pierwsza lupa otwiera podgląd zaznaczonej pozycji, druga otwiera pełny Rejestr dokumentów wychodzących, a checkbox Ukryte pokazuje również pozycje ukryte.

Pola formularza — Lista: dokumenty powiązane z kontrahentemPola formularza — Lista: dokumenty, których adresatem był kontrahentPola formularza — Panel funkcji

Kolumna	Opis
U	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
o-	Kolumna statusowa — ikona spinacza oznacza obecność załącznika.
Z	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
Numer na dokumencie	Numer nadany dokumentowi wychodzącemu.
Nr. pozycji	Numer pozycji w rejestrze wyjścia.
Data wyjścia	Data wyjścia dokumentu z urzędu.
Znak pisma	Znak sprawy przypisany do pisma.
Typ dokumentu	Typ dokumentu wychodzącego.
Rejestr	Rejestr, w którym zarejestrowany jest dokument (np. R-P, R-FK, K-P, R-VAT, K-DA).
Data wpływu	Data wpływu dokumentu (dokumentu źródłowego, którego dotyczy wysyłka).

Kolumna	Opis
U	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
K	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
S	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
P	Kolumna statusowa pozycji rejestru.
Numer na dokumencie	Numer nadany dokumentowi wychodzącemu (jeśli występuje).
Nr. pozycji rej. wyjścia	Numer pozycji w rejestrze wyjścia (np. rejestr EPUAP, EDOR, WY).
Numer nadawczy	Numer nadawczy nadany przesyłce.
Data wyjścia	Data wyjścia przesyłki z urzędu.

Ikona	Przycisk/ikona	Opis
	◀ ▶	Strzałki nawigacji — zwijają/rozwijają panel funkcji zakładki Rejestr wyjścia.
	Lupa (podgląd)	Otwiera okno Rejestr dokumentów wychodzących ograniczone do zaznaczonej, pojedynczej pozycji.
	Lupa (kartoteka)	Otwiera okno Rejestr dokumentów wychodzących ze wszystkimi pozycjami powiązanymi z kontrahentem.
	Ukryte	Checkbox pokazujący na liście również ukryte pozycje rejestru.

Okno Rejestr dokumentów wychodzących

Okno Rejestr dokumentów wychodzących, otwierane jedną z dwóch ikon lupy w zakładce Rejestr wyjścia, wyświetla szczegółowe dane pozycji rejestru wychodzącego — dane adresowe, dane wysyłki, załączniki oraz status doręczenia.

1. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi z ikonami zaznaczania wszystkich/żadnych pozycji, kosza, dokumentu, przyciskami Raporty, Książka, ikoną tabeli oraz ikoną eksportu do Excel, a także paskiem nawigacji po liście (|< < > >|, ikony dodawania/zmiany kolejności, koperty).
2. Poniżej paska narzędzi wyświetlana jest tabela pozycji rejestru — przy otwarciu drugą lupą zawiera wszystkie pozycje powiązane z kontrahentem (wskaźnik pod tabelą pokazuje pozycję, np. 1 z 26), przy otwarciu pierwszą lupą zawiera wyłącznie zaznaczoną pozycję (wskaźnik 1 z 1). Kolumny tabeli: [v], K, S, P, eP, kP, kD, L, eD, Numer pozycji, Numer dokumentu, Znak sprawy, Nr Nadawczy, Klient.
3. Po prawej stronie tabeli znajduje się panel Nazwa pliku z listą załączników pozycji, zakładki Dokument / Podgląd / Podgląd oraz miniatura podglądu wybranego pliku.
4. W dolnej lewej części okna wyświetlane są dane adresata: nazwa kontrahenta (z ikonami), sekcja Adres z pełnym adresem, przyciski DW ..., Dodaj, Adnotacje oraz lista dodatkowych adresatów „do wiadomości".
5. W dolnej środkowej części okna znajdują się pola: Typ, Rodzaj, Nr rejestru, Nr nadawczy, Nr na dokum, checkboxy Wymagane potw. odbioru (ePUAP) oraz Wysłana zwrotka, a poniżej pole tekstowe na treść/opis.
6. W dolnej prawej części okna znajduje się przycisk Szczegóły, pole Nr sys, checkbox Ukryty, a poniżej sekcja statusowa: Wprowadził i data, Status (np. Wysłano), Wysłał i Data wyjścia, Data nadania, Potw. (osoba potwierdzająca) i Data potwierdzenia, informacja Niedoręczono, oraz odnośnik Sprawa do znaku sprawy powiązanej z wysyłką.
7. Kliknij Odśwież, aby ponownie wczytać dane, użyj przycisków Filtr ... / Filtr, aby zawęzić widoczną listę, lub kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.

Zakładka Sprawy

Zakładka Sprawy wyświetla listę spraw powiązanych z kontrahentem oraz umożliwia otwarcie pełnego okna Sprawy i etapy spraw z jej szczegółowymi danymi.

1. Przejdź na zakładkę Sprawy na karcie kontrahenta. Wyświetlona zostanie lista spraw, w których kontrahent jest klientem sprawy, wraz z podstawowymi danymi: znak sprawy, nazwa, typ sprawy, daty rozpoczęcia, zakończenia i planowanego terminu.
2. Panel funkcji po lewej stronie tabeli (strzałki ◀ ▶ zwijają/rozwijają panel) udostępnia ikonę lupy, przycisk Inne oraz checkbox Ukryte.
3. Zaznacz sprawę na liście i kliknij ikonę lupy, aby otworzyć okno Sprawy i etapy spraw z pełnymi danymi zaznaczonej sprawy.
4. Zaznacz checkbox Ukryte, aby na liście pojawiły się również ukryte sprawy kontrahenta.

Okno Sprawy i etapy spraw

Okno Sprawy i etapy spraw, otwierane ikoną lupy w zakładce Sprawy, wyświetla pełne dane sprawy — znak sprawy, klasyfikację, nadzór, osobę odpowiedzialną, kategoryzację oraz komplet informacji rozłożonych na kolejnych zakładkach.

1. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi z przyciskami Pokaż etapy sprawy, Przypomnij, Raporty, ikoną, Scalenie etapów, ikonami dodawania, przyciskiem nawigacji po liście (|< < > >|), przyciskami usuwania/zmiany kolejności oraz Zatwierdź/Anuluj.
2. Poniżej paska narzędzi wyświetlana jest tabela spraw z kolumnami: A, G, <, o-, P, Op, Dni, Znak sprawy, Kom, Klas/rwa, Numer, Rok, Nazwa, Kontrahent, Wykonujący. Wskaźnik pod tabelą (np. 1 z 1) pokazuje pozycję bieżącego rekordu na liście.
3. W dolnej części okna znajdują się zakładki Sprawa główna, Dokumenty w sprawie, Dokumenty wysłane, Daty/opis, Historia, Operacje, Przebieg sprawy, Metryka.
4. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.

Zakładka Inne

Zakładka Inne zawiera dodatkowe dane identyfikacyjne kontrahenta (osoby fizycznej), w tym dane dowodu tożsamości.

1. Przejdź na zakładkę Inne na karcie kontrahenta.
2. W sekcji Dodatkowe dane identyfikacyjne po lewej stronie uzupełnij pola Data urodzenia, Data zgonu, Drugie imię, Imię ojca, Imię matki.
3. W sekcji Dowód tożsamości po prawej stronie wybierz rodzaj dokumentu tożsamości — Paszport lub Dowód osobisty — a następnie uzupełnij pola Seria i numer oraz Data wystawienia.

Zakładka ePUAP

Zakładka ePUAP przechowuje dane adresowe kontrahenta w usłudze ePUAP, wykorzystywane przy odbiorze i wysyłce korespondencji za pośrednictwem tej platformy.

1. Przejdź na zakładkę ePUAP na karcie kontrahenta.
2. Uzupełnij pole Adres skrytki: adresem skrytki ePUAP kontrahenta.
3. Uzupełnij pole Podmiot: nazwą podmiotu widniejącą na platformie ePUAP.
4. Uzupełnij pole Adres zwrotny: adresem, na który mają wracać potwierdzenia/pisma zwrotne w ramach ePUAP.

Słowniki

Cztery pola nagłówka kontrahenta — Forma, Grupa, Typ, Status — pobierają wartości z dedykowanych słowników, otwieranych ikoną lupy przy danym polu. Każdy słownik pozwala na dodanie nowej pozycji (ikona +), usunięcie (−) oraz zmianę kolejności (▲). Nowo dodana pozycja od razu staje się dostępna do wyboru w polu, z którego słownik został otwarty. Te same słowniki wykorzystywane są zarówno przy uzupełnianiu karty kontrahenta, jak i w oknie Warunki wyszukiwania. Analogiczną budowę i obsługę mają słowniki Kategoria i Branża wykorzystywane w zakładce Kategorie.

Słownik form prawnych klientówSłownik grup klientówSłownik statusów klientówSłownik typów klientówSłownik branż klientówSłownik kategorii klientów

Pole	Opis
Lp	Liczba porządkowa pozycji na liście, decydująca o kolejności wyświetlania w rozwijanej liście pola Forma.
Nazwa	Nazwa formy prawnej (np. spółka jawna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, spółka akcyjna, osoba fizyczna).
Opis	Opcjonalny opis pozycji słownika.

Pole	Opis
Nazwa grupy szablonów	Nazwa grupy kontrahentów widoczna na liście słownika.
Nazwa	Nazwa pozycji dodawanej/edytowanej.
Opis	Opcjonalny opis grupy.

Pole	Opis
Lp	Liczba porządkowa pozycji na liście.
Nazwa	Nazwa statusu (np. AKTYWNY, ARCHIWALNY).
Opis	Opcjonalny opis statusu.

Pole	Opis
Lp	Liczba porządkowa pozycji na liście.
Nazwa	Nazwa typu (OSOBA FIZYCZNA, OSOBA PRAWNA).
Opis	Opcjonalny opis typu.

Pole	Opis
Lp	Liczba porządkowa pozycji na liście.
Nazwa	Nazwa branży.
Opis	Opcjonalny opis branży.

Pole	Opis
Lp	Liczba porządkowa pozycji na liście.
Nazwa	Nazwa kategorii.
Opis	Opcjonalny opis kategorii.

Efekt końcowy

Zapisany rekord kontrahenta trafia do kartoteki klientów i staje się dostępny do wykorzystania przy rejestracji dokumentów, spraw oraz korespondencji, wraz ze skonfigurowanymi adresami, danymi kontaktowymi, ustawieniami powiadomień i adresem e-Doręczeń.

Zobacz też