Dodawanie kontrahenta
Podczas rejestracji dokumentu system pozwala wyszukać kontrahenta w istniejącej kartotece klientów, a jeśli nie widnieje on jeszcze w bazie — założyć nową kartotekę, zarówno dla osoby fizycznej, jak i dla osoby prawnej (z automatycznym zaczytaniem danych z GUS).
Ścieżka dostępu
Pole Klient w zakładce Nagłówek formularza Rejestracja dokumentu.
Krok po kroku
1. Wyszukanie kontrahenta w kartotece
W polu Klient wpisujemy pierwsze litery nazwiska lub nazwy kontrahenta i wybieramy właściwą pozycję z rozwijanej kartoteki kontrahentów.
Jeśli dokument dotyczy więcej niż jednego kontrahenta, kolejnego dodajemy przyciskiem znajdującym się poniżej pola Klient (Klienci). Kontrahent oznaczony fajką jest kontrahentem głównym dokumentu.
Uwaga — sprawdź, czy kontrahent już istnieje
Zanim założysz nowego kontrahenta, dokładnie sprawdź w kartotece, czy nie widnieje on już w bazie pod inną, zbliżoną nazwą (np. skrócona nazwa firmy, literówka, inna forma zapisu imienia i nazwiska, stary adres). Zakładanie duplikatów kontrahentów utrudnia późniejsze wyszukiwanie dokumentów i korespondencji oraz zaburza historię spraw danego klienta. W razie wątpliwości lepiej poświęcić chwilę na dokładne przeszukanie kartoteki niż utworzyć kolejny rekord dla tego samego podmiotu.
Jeżeli poszukiwanego kontrahenta rzeczywiście nie ma jeszcze w bazie, system wyświetli informację o jego braku oraz pytanie, czy przejść do kartoteki w celu jego założenia — wybieramy Tak.
2. Dodanie kontrahenta — osoba fizyczna
Dane osoby fizycznej wprowadzamy ręcznie w odpowiednich polach kartoteki. Polami wymaganymi są imię, nazwisko oraz typ osoby.
3. Dodanie kontrahenta — osoba prawna
Nowego kontrahenta będącego osobą prawną najlepiej założyć, wpisując jego NIP i zaczytując dane bezpośrednio z bazy GUS — dzięki temu nazwa i adres firmy uzupełnią się automatycznie i poprawnie.
4. Edycja i scalanie kontrahentów
Dane istniejącego kontrahenta (np. adres, NIP, dane kontaktowe) można w razie potrzeby skorygować bezpośrednio w jego karcie w kartotece klientów. Możliwe jest również scalenie dwóch zdublowanych kart tego samego kontrahenta w jedną.
Uwaga — edycja i scalanie tylko po uzgodnieniu
Edycja danych kontrahenta, a w szczególności scalanie dwóch lub więcej kart kontrahenta, to operacje nieodwracalnie wpływające na historię dokumentów i spraw powiązanych z danym klientem. Mogą one dotyczyć danych i dokumentów wykorzystywanych przez inne działy.
Dlatego edycję istniejących danych kontrahenta, a zwłaszcza scalanie kart, należy wykonywać wyłącznie po wcześniejszym, szczegółowym uzgodnieniu z innymi działami oraz osobami nadzorującymi korzystającymi z danych tego kontrahenta — nie samodzielnie i nie bez konsultacji.
Pola formularza
| Pole | Opis |
|---|---|
| Klient | Pole wyszukiwania kontrahenta w kartotece po pierwszych literach nazwiska/nazwy. |
| NIP | Numer NIP kontrahenta — dla osoby prawnej pozwala na zaczytanie danych bezpośrednio z GUS. |
| Adres | Adres kontrahenta — uzupełnia się automatycznie po wybraniu klienta z kartoteki lub zaczytaniu z GUS. |
| Klienci (0) | Lista dodatkowych kontrahentów powiązanych z dokumentem, poza kontrahentem głównym (oznaczonym fajką). |
| Imię / Nazwisko | Pola wymagane przy zakładaniu kontrahenta będącego osobą fizyczną. |
| Typ osoby | Pole wymagane, określające, czy kontrahent jest osobą fizyczną, czy osobą prawną. |
Efekt końcowy
Wybrany lub nowo założony kontrahent zostaje przypisany jako klient dokumentu (pola Klient, NIP, Adres uzupełniają się automatycznie), a jego dane trafiają na stałe do kartoteki kontrahentów, skąd będą dostępne przy kolejnych rejestracjach dokumentów.