Podpisywanie dokumentów podpisem elektronicznym

Funkcja pozwala złożyć na dokumencie kwalifikowany podpis elektroniczny bezpośrednio z poziomu systemu SOD, a jeżeli pracownik rejestrujący dokument nie posiada uprawnień do podpisywania — przekazać dokument do podpisu osobie uprawnionej, bez konieczności przekazywania całego dokumentu w obiegu.

Ścieżka dostępu

Funkcje podpisu dostępne są z poziomu sprawy (zakładka Dokumenty) oraz ze skrzynki dokumentów bieżących, w panelu przycisków po prawej stronie:

• przycisk do podpisu — przekazanie dokumentu do podpisu wskazanej osobie,
• przycisk Oznacz — otwiera okno Podpisz dokument, w którym można ręcznie oznaczyć/wskazać kierunek podpisu,
• przycisk Podpisz — dostępny w skrzynce Do podpisu, uruchamia proces składania podpisu kwalifikowanego.

Krok po kroku

Przekazanie dokumentu do podpisu (brak własnych uprawnień)

Jeśli użytkownik nie ma uprawnień do podpisywania dokumentów, może — z poziomu sprawy bądź skrzynki dokumentów bieżących — przekazać dokument bezpośrednio do podpisu, bez przekazywania całego dokumentu w obiegu.

1. Zaznacz dokument na liście dokumentów sprawy (lub w skrzynce bieżących).
2. Z panelu po prawej stronie wybierz przycisk do podpisu.

3. W oknie Wybór pracowników wskaż osobę, do której dokument ma zostać skierowany do podpisu, i potwierdź przyciskiem Wybierz (możliwe jest też Wybierz siebie, jeśli sami posiadamy uprawnienia).

   

Sprawdzenie, do kogo dokument został przekazany do podpisu

Aby sprawdzić, do kogo dokument został skierowany do podpisu:

1. Zaznacz dokument i wybierz przycisk Edycja.

2. Na zakładce Nagłówek, w sekcji Podpisy, w polu przy etykiecie Podpis elektroniczny — Skierowany do -> wyświetlana jest osoba, do której dokument został skierowany.

   

Podpisywanie dokumentu podpisem kwalifikowanym

Osoba, do której dokument został skierowany (lub osoba posiadająca własne uprawnienia i certyfikat), podpisuje dokument w skrzynce Do podpisu.

1. Przejdź do skrzynki Korespondencja elektroniczna → Dokumenty → Do podpisu.
2. Zaznacz dokument na liście.
3. Z panelu po prawej stronie wybierz przycisk Podpisz.
4. W oknie Pliki do podpisu cyfrowego zaznacz plik (lub kilka plików) do podpisania — checkboxem Podpisz wszystkie pliki z listy można od razu zaznaczyć wszystkie załączniki.
5. Kliknij przycisk Podpisz w prawym górnym rogu okna.
6. Uruchomi się zewnętrzna aplikacja podpisująca proCertum SmartSign. W jej oknie Podpisywanie widoczna jest lista plików do podpisania wraz z formatem podpisu (PAdES/PDF BES) i algorytmem (SHA-256).
7. W aplikacji zewnętrznej złóż podpis elektroniczny (wybór certyfikatu, PIN karty/tokenu).

8. Po zakończeniu podpisywania w aplikacji zewnętrznej wróć do okna Pliki do podpisu cyfrowego i kliknij Zapisz jako podpisane.

   

Po zapisaniu dokumentu jako podpisanego, pozycja znika ze skrzynki Do podpisu.

Ręczne oznaczanie dokumentu jako podpisany (Oznacz)

Okno Oznacz pozwala ręcznie ustawić status podpisu dokumentu — przydatne np. w sytuacji, gdy dokument został podpisany poza systemem SOD.

1. Zaznacz dokument na liście dokumentów sprawy.
2. Z panelu po prawej stronie wybierz przycisk Oznacz.
3. W oknie Podpisz dokument, w sekcji Podpisy, widoczny jest bieżący Status podpisu elektronicznego (np. Niepodpisany).

4. Kliknij przycisk Oznacz, aby ręcznie oznaczyć dokument jako podpisany — pole Status podpisu elektronicznego zmieni się na Podpisany, a pole Podpisany przez uzupełni się automatycznie danymi zalogowanego użytkownika.

   

Pola formularza

Efekt końcowy

Dokument w kolumnie P listy dokumentów sprawy prezentuje ikonę kotylionu odzwierciedlającą status podpisu:

Ikona	Status
	Dokument skierowany do podpisu lub niepodpisany.
	Dokument podpisany.

Po podpisaniu dokument znika ze skrzynki Do podpisu. Podpisany dokument jest gotowy do dalszej wysyłki — hybrydowej lub, w przypadku posiadania przez kontrahenta skrzynki eDoręczeń, za pośrednictwem tego serwisu.

Zobacz też