Przejdź do treści

Dokumenty w składach chronologicznych

Składy chronologiczne to mechanizm fizycznego składowania dokumentów papierowych (w paczkach/pudłach) wraz z ich cyfrowym odwzorowaniem statusu w systemie SOD — pozwala przypisywać dokumenty do składu i paczki, śledzić poziom odwzorowania cyfrowego, a następnie wypożyczać dokumenty ze składu i rejestrować ich zwrot.

Ogólny przebieg pracy ze składami chronologicznymi

  1. W Słownikach utwórz skład chronologiczny.
  2. Utwórz w tym składzie paczkę/pudło, a następnie ją otwórz.
  3. W edytowanym dokumencie, na zakładce Składy, przypisz dokument do odpowiedniego składu.
  4. Kliknij Ustaw "w składzie", a następnie Przenieś do paczki.
  5. Dokument pojawi się w widoku Dokumenty → Dokumenty w składach → Dokumenty w składach chronologicznych.
  6. Z tego widoku dokument można wypożyczyć: przycisk Wypożyczenie → Rejestruj wypożyczenie, podając datę zwrotu i osobę wypożyczającą. Z tej pozycji można też wydrukować kartę zastępczą.
  7. Wypożyczony dokument otrzymuje status Wypożyczony ze składu i trafia do Rejestru wypożyczeń ze składów.
  8. Z Rejestru wypożyczeń ze składów można zarejestrować zwrot dokumentu.

Ścieżka dostępu

Menu Dokumenty → Dokumenty w składach, a w podmenu: Dokumenty w składach chronologicznych, Paczki w składach chronologicznych, Dokumenty w składach informatycznych nośników danych, Paczki w składach informatycznych nośników danych oraz Rejestr wypożyczeń ze składów.

Menu Dokumenty → Dokumenty w składach — podmenu
Menu Dokumenty → Dokumenty w składach — pozycja Dokumenty w składach chronologicznych

Konfiguracja samych składów odbywa się w Słowniki → Dokumenty → Składy chronologiczne i nośników danych → Składy chronologiczne.

Menu Słowniki → Dokumenty → Składy chronologiczne i nośników danych
Menu Słowniki → Dokumenty → Składy chronologiczne i nośników danych → Składy chronologiczne

1. Słownik składów chronologicznych (konfiguracja)

Słownik składów chronologicznych
Okno Składy — Słownik składów chronologicznych, zakładka Skład - definicja
  1. Otwórz Słowniki → Dokumenty → Składy chronologiczne i nośników danych → Składy chronologiczne.
  2. Kliknij ikonę + w pasku nawigacji nad tabelą, aby dodać nowy skład, lub zaznacz istniejący skład na liście.
  3. Na zakładce Skład - definicja wybierz Typ składu: chronologiczny lub informatycznych nośników danych.
  4. Wybierz Przeznaczenie: dokumenty przychodzące, dokumenty wychodzące, dokumenty wewnętrzne lub dokumenty wychodzące i wewnętrzne.
  5. Wybierz Odwzorowanie cyfrowe: nie dotyczy, nie w pełni odwzorowany cyfrowo lub w pełni odwzorowany cyfrowo.
  6. Uzupełnij Nazwa, Symbol, checkbox Aktywny, Lp, Nazwa pełna, Lokalizacja, Komórka (wybierana pod ikoną lupy), Odpowiedzialny, Uwagi i Opis.
  7. Przełącz się na zakładkę Pudła / paczki w składzie, aby przejrzeć lub dodać paczki przypisane do tego składu — patrz Paczki/Pudła w składzie poniżej.
  8. Kliknij Wyjście, aby zapisać i zamknąć okno.
Kolumna Opis
A Checkbox aktywności składu.
T Ikona typu składu (chronologiczny / informatycznych nośników danych).
Symbol Symbol/skrót składu (np. SPO).
Nazwa składu Pełna nazwa składu.
Lokalizacja Fizyczna lokalizacja składu (np. KANCELARIA).
Pole Opis
Typ składu — chronologiczny / informatycznych nośników danych Określa rodzaj składu.
Przeznaczenie — dokumenty przychodzące / wychodzące / wewnętrzne / wychodzące i wewnętrzne Określa, jakie dokumenty mogą trafiać do składu.
Odwzorowanie cyfrowe — nie dotyczy / nie w pełni odwzorowany cyfrowo / w pełni odwzorowany cyfrowo Określa poziom cyfrowego odwzorowania dokumentów w składzie.
Nazwa Nazwa składu.
Symbol Symbol/skrót składu.
Aktywny Checkbox aktywności składu.
Lp Liczba porządkowa składu.
Nazwa pełna Pełna nazwa składu.
Lokalizacja Fizyczna lokalizacja składu.
Komórka Komórka organizacyjna odpowiedzialna za skład, wybierana pod ikoną lupy.
Odpowiedzialny Osoba odpowiedzialna za skład.
Uwagi Dodatkowe uwagi dotyczące składu.
Opis Opis składu.

2. Paczki/Pudła w składzie

Okno Paczki/Pudła w składzie
Okno Paczki/Pudła w składzie
  1. Na zakładce Pudła / paczki w składzie w oknie Słownik składów chronologicznych (lub z menu Dokumenty → Dokumenty w składach → Paczki w składach chronologicznych) otwiera się okno Paczki/Pudła w składzie.
  2. Kliknij Dodaj, aby utworzyć nową paczkę/pudło w wybranym składzie.
  3. Uzupełnij Nr paczki i Data początkowa, wybierz Status (w przygotowaniu, otwarte, zamknięte, przekazane do AZ) oraz Status archiwalny (w przygotowaniu, przed archiwizacją, zakwalifikowana do AZ, oczekująca na przyjęcie do AZ, w Archiwum Zakładowym (AZ)).
  4. Kliknij Otwórz, aby otworzyć paczkę do umieszczania w niej dokumentów, lub Zamknij, aby ją zamknąć — wówczas uzupełnia się pole Data zamknięcia.
  5. Uzupełnij Uwagi i Opis w razie potrzeby.
  6. Kliknij Zmień, aby edytować zaznaczoną paczkę, lub Usuń, aby ją usunąć.
  7. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.
Kolumna Opis
S Ikona statusu paczki.
SA Ikona statusu archiwalnego paczki.
Numer paczki Numer porządkowy paczki/pudła w składzie.
Data początkowa Data otwarcia/rozpoczęcia paczki.
Data końcowa Data zamknięcia paczki.
Pole Opis
Skład Symbol i nazwa składu, do którego należy paczka.
Nr paczki Numer paczki/pudła.
Data początkowa Data otwarcia/rozpoczęcia paczki.
Data zamknięcia Data zamknięcia paczki.
Status — w przygotowaniu / otwarte / zamknięte / przekazane do AZ Bieżący status paczki.
Status archiwalny — w przygotowaniu / przed archiwizacją / zakwalifikowana do AZ / oczekująca na przyjęcie do AZ / w Archiwum Zakładowym (AZ) Status archiwizacji paczki.
Uwagi Dodatkowe uwagi dotyczące paczki.
Opis Opis paczki.

3. Przypisanie dokumentu do składu (zakładka Składy)

Przypisania dokonuje się w oknie Edycja dokumentu, na zakładce Składy — pełny opis pozostałych zakładek okna Edycja dokumentu znajduje się na stronie Rejestracja dokumentu.

Zakładka Składy — stan przed przypisaniem
Okno Edycja dokumentu — zakładka Składy, stan przed przypisaniem do składu
Zakładka Składy — dokument przypisany do składu i paczki
Okno Edycja dokumentu — zakładka Składy, dokument przypisany do składu i umieszczony w paczce
  1. Otwórz dokument w oknie Edycja dokumentu i przejdź na zakładkę Składy.
  2. W sekcji Skład chronologiczny wybierz z listy rozwijanej Nazwa odpowiedni skład (np. SKŁAD PEŁNYCH ODWZOROWAŃ).
  3. Kliknij Ustaw "w składzie" po prawej stronie — pola Odzworowanie, Przeznaczenie składu i Status uzupełnią się automatycznie danymi ze słownika składu (Status przyjmie wartość W składzie).
  4. Kliknij Przenieś do paczki, aby przypisać dokument do konkretnej, otwartej paczki w tym składzie — pole Nr paczki oraz checkbox Umieszczono w paczce zostaną uzupełnione.
  5. W razie potrzeby zaznacz checkbox Nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego.
  6. Kliknij Usuń ze składu, aby usunąć przypisanie dokumentu do składu chronologicznego.
  7. Analogicznie w sekcji Skład informatycznych nośników danych przypisz dokument do składu nośników danych, korzystając z przycisków Skład informatyczny, Usuń ze składu, Ustaw "w składzie" i Przenieś do paczki.
  8. Kliknij Wyjście, aby zapisać i zamknąć okno.
Pole Opis
Nazwa Skład chronologiczny przypisany do dokumentu, wybierany z listy rozwijanej.
Odzworowanie Poziom odwzorowania cyfrowego dokumentu, uzupełniany automatycznie ze słownika składu.
Przeznaczenie składu Przeznaczenie wybranego składu, uzupełniane automatycznie.
Nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego Checkbox oznaczający brak pełnego odwzorowania cyfrowego dokumentu.
Umieszczono w paczce Checkbox oznaczający, że dokument został umieszczony w paczce/pudle.
Status Status dokumentu w składzie (np. W składzie).
Nr paczki Numer paczki/pudła, w której umieszczono dokument.
Pole Opis
Nazwa Skład informatycznych nośników danych przypisany do dokumentu, wybierany z listy rozwijanej.
Przekazanie EZD Informacja o przekazaniu dokumentu do EZD.
Przeznaczenie składu Przeznaczenie wybranego składu nośników danych.
Nie przeniesiono w całości do EZD Checkbox oznaczający, że dokument nie został w całości przeniesiony do EZD.
Umieszczono w paczce Checkbox oznaczający umieszczenie dokumentu w paczce nośników danych.
Status Status dokumentu w składzie nośników danych.
Nr paczki Numer paczki nośników danych.
Typ nośnika Typ nośnika danych, wybierany z listy rozwijanej.
Oznaczenie Oznaczenie nośnika danych.
Nr seryjny Numer seryjny nośnika danych.
Przycisk Opis
Skład chronologiczny Otwiera wybór składu chronologicznego dla dokumentu.
Usuń ze składu Usuwa przypisanie dokumentu do składu chronologicznego.
Ustaw "w składzie" Ustawia status dokumentu jako znajdujący się w wybranym składzie chronologicznym.
Przenieś do paczki Przypisuje dokument do otwartej paczki w składzie chronologicznym.
Skład informatyczny Otwiera wybór składu informatycznych nośników danych dla dokumentu.
Usuń ze składu (informatyczny) Usuwa przypisanie dokumentu do składu informatycznych nośników danych.
Ustaw "w składzie" (informatyczny) Ustawia status dokumentu jako znajdujący się w wybranym składzie informatycznych nośników danych.
Przenieś do paczki (informatyczny) Przypisuje dokument do otwartej paczki w składzie informatycznych nośników danych.

4. Okno Dokumenty w składach chronologicznych

Okno Dokumenty w składach chronologicznych
Okno Dokumenty w składach chronologicznych — filtr, lista pozycji oraz szczegóły zaznaczonej pozycji
  1. W sekcji Filtr uzupełnij dowolną liczbę pól: Skład, Paczka, Status, Typ, Nr rejestru, Nr oryginału, Rok, Rejestr, a następnie kliknij Wyszukaj. Kliknij Czyść warunek, aby usunąć wprowadzone kryteria.
  2. Na pasku narzędzi zaznacz checkbox [v], aby zaznaczyć/odznaczyć wszystkie pozycje, a następnie skorzystaj z przycisków Status w składzie, Wypożyczenie lub Paczki, opisanych w sekcji Pasek narzędzi poniżej.
  3. W tabeli zaznacz wiersz dokumentu, aby wyświetlić jego szczegóły w sekcjach Pozycja w składzie chronologicznym oraz Informacja o dokumencie poniżej. Wskaźnik pod tabelą (np. 1 z 2) pokazuje pozycję bieżącego rekordu.
  4. Kliknij Karta zastępcza w lewym dolnym rogu, aby wydrukować kartę zastępczą dla zaznaczonej (wypożyczonej) pozycji.
  5. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.
Pole Opis
Skład Skład chronologiczny, po którym filtrowane są pozycje, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Paczka Numer paczki/pudła, po którym filtrowane są pozycje.
Status Status dokumentu w składzie, po którym filtrowane są pozycje.
Typ Typ dokumentu, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Nr rejestru Numer rejestru dokumentu.
Nr oryginału Numer oryginału dokumentu.
Rok Rok, po którym filtrowane są pozycje, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Rejestr Rejestr, po którym filtrowane są pozycje, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Czyść warunek Przycisk czyszczący wprowadzone warunki filtra.
Wyszukaj Przycisk zastosowania wprowadzonych warunków filtra.
Kolumna Opis
[v] Checkbox zaznaczenia pozycji.
Symbol składu Symbol składu, w którym znajduje się dokument (np. SPO).
S Ikona statusu pozycji w składzie.
Status w składzie Status dokumentu w składzie (np. W składzie, Wypożyczony ze składu).
Paczka / Pudło Numer paczki/pudła, w której umieszczono dokument.
Nr dokumentu Numer dokumentu (numer rejestru).
Numer na oryginale Numer widniejący na oryginale dokumentu.
Data Data dokumentu.
Kontrahent Kontrahent powiązany z dokumentem.
Nazwa dokumentu Nazwa/typ dokumentu.
Pole Opis
Skład Nazwa składu chronologicznego, w którym znajduje się dokument.
Przeznaczenie składu Przeznaczenie składu.
Odzworowanie Poziom odwzorowania cyfrowego dokumentu.
Umieszczono w paczce Checkbox oznaczający umieszczenie dokumentu w paczce.
Paczka nr Numer paczki, w której umieszczono dokument.
Nr wypożyczenia Numer transakcji wypożyczenia dokumentu (jeśli dokument jest/był wypożyczony).
Pole Opis
Typ Typ dokumentu.
Nazwa Nazwa dokumentu.
Data wpływu Data wpływu dokumentu.
Nr rejestru Numer rejestru dokumentu.
Znak sprawy Znak sprawy powiązanej z dokumentem.
Oryginał Numer oryginału dokumentu.

Pasek narzędzi (Dokumenty w składach chronologicznych)

Przycisk Opis
[v] / checkbox Zaznacza lub odznacza wszystkie pozycje widoczne na liście.
Status w składzie Otwiera/zmienia status zaznaczonej pozycji w składzie.
Wypożyczenie Rozwija menu z opcjami: Rejestruj wypożyczenie, Rejestruj zwrot, Pokaż wypożyczenie/zwrot, Anuluj wypożyczenie, Anuluj zwrot — patrz Wypożyczanie dokumentu poniżej.
Paczki Otwiera okno Paczki/Pudła w składzie.
Nawigacja (◄◄ ◄ ► ►►) Przechodzi do pierwszej, poprzedniej, następnej lub ostatniej pozycji na liście.

5. Wypożyczanie dokumentu

Menu Wypożyczenie w oknie Dokumenty w składach chronologicznych
Okno Dokumenty w składach chronologicznych — rozwinięte menu przycisku Wypożyczenie
Okno Wypożyczenie ze składu / Zwrot do składu
Okno Wypożyczenie ze składu / Zwrot do składu — Pozycja wypożyczenia / zwrotu
Pozycja po zarejestrowaniu wypożyczenia — status Wypożyczony ze składu
Okno Dokumenty w składach chronologicznych — pozycja ze statusem Wypożyczony ze składu
  1. W oknie Dokumenty w składach chronologicznych zaznacz dokument, który chcesz wypożyczyć.
  2. Kliknij przycisk Wypożyczenie i z rozwijanego menu wybierz Rejestruj wypożyczenie.
  3. W otwartym oknie Wypożyczenie ze składu / Zwrot do składu uzupełnij Data wypożyczenia, Deklarowana data zwrotu, sprawdź Nr karty zastępczej (nadawany automatycznie), uzupełnij Osoba wydająca, Osoba wypożyczająca (wybierana ikoną obok pola, ikona X czyści pole) oraz Uwagi dot. wypożyczenia.
  4. Na zakładce Dokument sprawdź dane wypożyczanego dokumentu: Nr rejestru SOD, Nr oryginału, Znak sprawy, Data na dok., Data wpływu, Typ dokumentu, Nazwa dokumentu, Kontrahent.
  5. Kliknij Zapisz, aby zarejestrować wypożyczenie, lub Anuluj, aby zrezygnować.
  6. Po zapisaniu pozycja w rejestrze Dokumenty w składach chronologicznych otrzymuje status Wypożyczony ze składu i trafia jednocześnie do Rejestru wypożyczeń ze składów.
  7. Dla zaznaczonej, wypożyczonej pozycji kliknij Karta zastępcza w lewym dolnym rogu okna Dokumenty w składach chronologicznych, aby wydrukować kartę zastępczą dokumentu.
Pole Opis
Data wypożyczenia Data faktycznego wypożyczenia dokumentu.
Deklarowana data zwrotu Planowana data zwrotu dokumentu.
Status — Wypożyczony / Zwrócony Bieżący status pozycji wypożyczenia.
Nr transakcji wypożyczenia/zwrotu Numer systemowy transakcji, nadawany automatycznie.
Nr karty zastępczej Numer karty zastępczej wystawianej w miejsce wypożyczonego dokumentu.
Osoba wydająca Pracownik wydający dokument ze składu.
Osoba wypożyczająca Osoba, której wypożyczono dokument.
Uwagi dot. wypożyczenia Dodatkowe uwagi dotyczące wypożyczenia.
Pole Opis
Nr rejestru SOD Numer rejestru wypożyczanego dokumentu.
Nr oryginału Numer oryginału dokumentu.
Znak sprawy Znak sprawy powiązanej z dokumentem.
Data na dok. Data widniejąca na dokumencie.
Data wpływu Data wpływu dokumentu.
Typ dokumentu Typ wypożyczanego dokumentu.
Nazwa dokumentu Nazwa wypożyczanego dokumentu.
Kontrahent Kontrahent powiązany z dokumentem.

6. Rejestr wypożyczeń ze składów

Menu Dokumenty → Dokumenty w składach — pozycja Rejestr wypożyczeń ze składów
Menu Dokumenty → Dokumenty w składach — pozycja Rejestr wypożyczeń ze składów
Okno Wypożyczenia ze składów
Okno Wypożyczenia ze składów — filtr, lista pozycji oraz zakładki Pozycja / Dokument w składach / Historia
  1. W sekcji Filtr uzupełnij dowolną liczbę pól: Skład, Status wypożyczenia (Wszystkie / Wypożyczone / Zwrócone), Nr karty zastępczej, Nr transakcji, Deklarowana data zwrotu, Rok, Nr rejestru, Nr oryginału. Kliknij Wyszukaj, aby zastosować warunki, lub Czyść warunek, aby je usunąć.
  2. Na pasku narzędzi zaznacz checkbox [v], aby zaznaczyć/odznaczyć wszystkie pozycje, a następnie skorzystaj z przycisków Wypożyczenie lub Rejestruj zwrot, opisanych w sekcji Pasek narzędzi poniżej.
  3. W tabeli zaznacz wiersz, aby przejrzeć jego szczegóły w zakładkach Pozycja, Dokument w składach i Historia poniżej. Wskaźnik pod tabelą (np. 2 z 2) pokazuje pozycję bieżącego rekordu.
  4. Na zakładce Pozycja przejrzyj dane wypożyczenia (lewa/środkowa część) oraz dane zwrotu (prawa część).
  5. Aby zarejestrować zwrot wypożyczonego dokumentu, zaznacz odpowiednią pozycję i kliknij Rejestruj zwrot.
  6. Kliknij Karta zastępcza w lewym dolnym rogu, aby wydrukować kartę zastępczą.
  7. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.
Pole Opis
Skład Skład, którego dotyczą wypożyczenia, wybierany za pomocą ikon obok pola.
Status wypożyczenia — Wszystkie / Wypożyczone / Zwrócone Filtr statusu wypożyczenia.
Nr karty zastępczej Numer karty zastępczej, po którym filtrowane są pozycje.
Nr transakcji Numer transakcji wypożyczenia/zwrotu.
Deklarowana data zwrotu Data, do której zadeklarowano zwrot dokumentu.
Rok Rok wypożyczenia, wybierany ze słownika pod ikoną lupy.
Nr rejestru Numer rejestru wypożyczonego dokumentu.
Nr oryginału Numer oryginału dokumentu.
Czyść warunek Przycisk czyszczący wprowadzone warunki filtra.
Wyszukaj Przycisk zastosowania wprowadzonych warunków filtra.
Kolumna Opis
[v] Checkbox zaznaczenia pozycji.
T Ikona typu składu.
Symbol składu Symbol składu (np. SPO).
S Ikona statusu pozycji.
Status zwrotu Status pozycji (np. wypożyczony, zwrócony).
Nr karty zastępczej Numer karty zastępczej.
Data wypożyczenia Data wypożyczenia dokumentu.
Data wymagana Deklarowana/wymagana data zwrotu.
Osoba wypożyczająca Osoba, której wypożyczono dokument.
Data zwrotu Faktyczna data zwrotu dokumentu.
Osoba zwracająca Osoba zwracająca dokument.
Pole Opis
Nr karty zastępczej Numer karty zastępczej.
Status — Wypożyczony / Zwrócony Bieżący status pozycji.
Nr transakcji wypożyczenia/zwrotu Numer transakcji.
Data wypożyczenia Data wypożyczenia dokumentu.
Deklarowana data zwrotu Planowana data zwrotu dokumentu.
Osoba wydająca Pracownik wydający dokument ze składu.
Osoba wypożyczająca Osoba, której wypożyczono dokument.
Uwagi dot. wypożyczenia Uwagi dotyczące wypożyczenia.
Pole Opis
Data zwrotu Faktyczna data zwrotu dokumentu.
Osoba przyjmująca Pracownik przyjmujący zwracany dokument.
Osoba zwracająca Osoba zwracająca dokument.
Uwagi dot. zwrotu Uwagi dotyczące zwrotu dokumentu.

Pasek narzędzi (Rejestr wypożyczeń ze składów)

Przycisk Opis
[v] / checkbox Zaznacza lub odznacza wszystkie pozycje widoczne na liście.
Wypożyczenie Wykonuje operację wypożyczenia dla zaznaczonej pozycji.
Rejestruj zwrot Rejestruje zwrot zaznaczonego, wypożyczonego dokumentu.
Nawigacja (◄◄ ◄ ► ►►) Przechodzi do pierwszej, poprzedniej, następnej lub ostatniej pozycji na liście.

Efekt końcowy

Dokument przypisany do składu chronologicznego i umieszczony w otwartej paczce staje się widoczny w widoku Dokumenty w składach chronologicznych ze statusem W składzie. Po zarejestrowaniu wypożyczenia status zmienia się na Wypożyczony ze składu, a pozycja pojawia się w Rejestrze wypożyczeń ze składów wraz z numerem karty zastępczej. Po zarejestrowaniu zwrotu dokument ponownie otrzymuje status obecności w składzie.

Zobacz też