KIEROWNIK
Nadzór kierownika nad wydziałem
Jako kierownik logujesz się na własne konto i pracujesz w systemie dokładnie tak samo jak każdy pracownik — dodatkowe uprawnienia nadzorcze znajdziesz w tych samych menu i oknach, tylko z szerszym zakresem danych (np. sprawy całego wydziału zamiast wyłącznie własnych) oraz dodatkowymi przyciskami i operacjami. Nie szukaj osobnego „panelu kierownika" — Twój nadzór jest wbudowany w te same okna, z których korzysta każdy pracownik.
Cel procesu
Zapewnienie bieżącego nadzoru nad obiegiem dokumentów, sprawami i pracą podległego zespołu — bez konieczności logowania się na konta poszczególnych pracowników.
Zakres nadzoru
Poniżej znajduje się przegląd obszarów, nad którymi kierownik sprawuje dodatkowy nadzór — w dokumentach, sprawach oraz pracy zespołu.
Nadzór nad dokumentami
Dekretacja
Ręcznie, schematem lub wg typu dokumentu
Historia przekazań
Droga dokumentu w obiegu, także zbiorczo
Podpisywanie
Podpis kwalifikowany i skrzynka Do podpisu
Raporty
Zestawienia kancelaryjne do wydruku lub PDF
Przegląd spraw
Wyszukiwanie i obciążenie wydziału
Nadzorowanie spraw
Zmiana osoby lub poziomu dostępu
Skrzynki pracowników
Zbiorczy podgląd bez logowania na konto
Zastępstwa i ogłoszenia
Zastępstwa oraz przypomnienia dla zespołu
Nadzór nad sprawami i zespołem
Funkcje nadzorcze
Dekretacja dokumentu
Przypisanie dokumentu do dalszej realizacji.
- Ręcznie, wybranym schematem obiegu lub automatycznie wg typu dokumentu.
- Do jednej lub kilku komórek współpracujących naraz.
Kiedy używać Gdy zarejestrowany dokument trzeba skierować do realizacji.
Historia przekazań dokumentów
Pełna, chronologiczna droga dokumentu w obiegu.
- Kto komu i kiedy przekazał, czy przyjęto, odrzucono czy anulowano.
- Także zbiorczo dla wybranych pracowników.
Kiedy używać Gdy trzeba sprawdzić, gdzie utknął dokument.
Podpisywanie dokumentów
Podpis kwalifikowany dla dokumentów bez uprawnień u pracownika.
- Aplikacja proCertum SmartSign uruchamiana z poziomu SOD.
- Ręczne oznaczanie dokumentów podpisanych poza systemem.
Kiedy używać Dokument czeka w skrzynce Do podpisu.
Raporty dokumentów
Gotowe, wielostronicowe zestawienia do wydruku lub PDF.
- Z historii przekazań lub z ponad 20 szablonów kancelaryjnych.
- Najczęściej wykorzystywane narzędzie do sprawdzenia obciążenia zespołu.
Kiedy używać Gdy potrzebne jest zestawienie bez przeglądania pojedynczych dokumentów.
Przegląd spraw wydziału
Wyszukiwanie dowolnej sprawy w wydziale.
- Po znaku sprawy (maska JRWA), nazwie, kontrahencie lub statusie.
- Sprawdzenie obciążenia pracownika lub całej komórki.
Kiedy używać Gdy trzeba sprawdzić obciążenie wydziału sprawami.
Nadzorowanie spraw i etapów
Operacje nadzorcze bezpośrednio z poziomu sprawy.
- Zmiana osoby odpowiedzialnej bez przechodzenia sprawy dalej.
- Zmiana poziomu dostępu do sprawy.
Kiedy używać Gdy trzeba zmienić osobę lub dostęp bez zmiany etapu.
Zarządzanie skrzynkami pracowników
Zbiorcze zestawienie spraw i pism podległych pracowników.
- Przeterminowane, pilne, otrzymane, realizowane — jednym spojrzeniem.
- Wgląd w skrzynkę wybranej osoby, bez logowania się na jej konto.
Kiedy używać Gdy trzeba sprawdzić zaległości wielu pracowników naraz.
Nadawanie zastępstw
Przydzielanie zastępstw za nieobecnych pracowników.
- Po zalogowaniu zastępca może wejść „w rolę" osoby zastępowanej.
- Pełny dostęp do skrzynki — przydzielaj świadomie i na czas nieobecności.
Kiedy używać Gdy pracownik jest nieobecny, a ktoś musi przejąć jego skrzynkę.
Nadawanie przypomnień i ogłoszeń
Tworzenie przypomnień oraz ogłoszeń dla podległych pracowników.
- Przypomnienie trafia do jednej osoby, ogłoszenie do wielu naraz.
- Ogłoszenie wymaga potwierdzenia zapoznania się przez odbiorcę.
Kiedy używać Gdy trzeba poinformować zespół o czymś ważnym.
Co zrobić w danej sytuacji
| Sytuacja | Czynność | Efekt |
|---|---|---|
| Dokument trzeba skierować do realizacji | Dekretacja dokumentu | Dokument trafia do właściwej osoby lub komórki |
| Trzeba sprawdzić, gdzie utknął dokument | Historia przekazań dokumentów | Chronologiczna droga dokumentu, także zbiorczo |
| Dokument czeka w skrzynce Do podpisu | Podpisywanie dokumentów | Dokument podpisany podpisem kwalifikowanym |
| Potrzebne zestawienie dla przełożonych lub audytu | Raporty dokumentów | Gotowy raport do wydruku lub PDF |
| Trzeba sprawdzić obciążenie wydziału sprawami | Przegląd spraw wydziału | Lista spraw wg osoby, komórki lub statusu |
| Trzeba zmienić osobę odpowiedzialną lub dostęp do sprawy | Nadzorowanie spraw i etapów | Zmiana bez przechodzenia sprawy na kolejny etap |
| Trzeba sprawdzić zaległości wielu pracowników naraz | Zarządzanie skrzynkami pracowników | Zbiorczy przegląd bez logowania na ich konta |
| Pracownik nieobecny, ktoś musi przejąć jego skrzynkę | Nadawanie zastępstw | Zastępca może wejść „w rolę" osoby zastępowanej |
| Trzeba poinformować zespół o czymś ważnym | Nadawanie przypomnień i ogłoszeń | Przypomnienie lub ogłoszenie u wskazanych pracowników |
Najważniejsze informacje
Ręcznie, schematem lub automatycznie wg typu dokumentu.
Podpis kwalifikowany przez aplikację proCertum SmartSign.
Maska JRWA pozwala odfiltrować sprawy bez znajomości pełnego znaku.
Daje zastępcy pełny dostęp do skrzynki osoby zastępowanej.
Obszary nadzoru
Dekretacja, historia przekazań, podpisywanie i raporty dokumentów.
Przegląd spraw wydziału, nadzorowanie spraw i etapów, szablony obiegu.
Skrzynki pracowników, zastępstwa, przypomnienia i ogłoszenia.