Kartoteka spraw

Kartoteka spraw to widok umożliwiający wyszukiwanie i przeglądanie wszystkich zarejestrowanych w systemie spraw oraz ich etapów, wraz z podglądem pełnych danych wybranej sprawy — statusu, dat, osób nadzorujących i odpowiedzialnych, kontrahenta oraz klasyfikacji wg JRWA.

Ścieżka dostępu

Menu Sprawy — Kartoteka spraw — Menu Sprawy — pozycja Kartoteka spraw

Krok po kroku

Wybierz z menu głównego Sprawy → Kartoteka spraw.
W oknie Sprawy i etapy spraw — Warunki wyszukiwania określ kryteria wyszukiwania (opcjonalnie) — opisane w sekcji Pola formularza.
Kliknij Wyszukaj, aby wyświetlić listę spraw spełniających podane warunki, lub Czyść warunek, aby zresetować formularz.

Okno warunków wyszukiwania spraw — Okno Sprawy i etapy spraw — warunki wyszukiwania

Wynik wyszukiwania wyświetla się w formie listy spraw w górnej części okna.
Zaznacz sprawę na liście, aby w dolnym panelu zobaczyć jej szczegóły na kolejnych zakładkach, opisanych po kolei poniżej: Sprawa główna, Dokumenty w sprawie, Dokumenty wysłane, Daty / opis, Historia, Operacje, Przebieg sprawy i Metryka.
Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.

Lista wyników wyszukiwania spraw ze szczegółami zaznaczonej sprawy — Sprawy i etapy spraw — wynik wyszukiwania i szczegóły zaznaczonej sprawy

Pola formularza

Warunki wyszukiwania

Pole	Opis
Szukać według	Zakres wyszukiwania: sprawy / etapów / wszystkie.
według skrzynek pracownika	Przełącznik nie/tak — zawężenie wyszukiwania do skrzynek konkretnego pracownika.
Nazwa	Nazwa sprawy.
Typ	Typ sprawy.
Grupa	Grupa, do której przypisana jest sprawa.
Kategoria	Kategoria sprawy.
Segregator	Segregator, w którym znajduje się sprawa.
Atrybuty sprawy — Ukryte	Filtrowanie po sprawach oznaczonych jako ukryte.
Atrybuty sprawy — Do wglądu	Filtrowanie po sprawach udostępnionych do wglądu.
Nr systemowy	Systemowy numer identyfikacyjny sprawy.
Znak sprawy szukać według	Sposób dopasowania: pełnego znaku / segmentów znaku.
Znak sprawy	Znak sprawy wg JRWA.
Rok	Rok sprawy.
Kontrahent (%)	Wyszukiwanie kontrahenta po fragmencie nazwy.
Kontrahent	Wskazanie konkretnego kontrahenta z kartoteki klientów.
Zakres dat rozpoczęcia — Od daty / Do daty	Zakres dat rozpoczęcia sprawy.
Zakres planowanego zakończenia — Od daty / Do daty	Zakres planowanych dat zakończenia sprawy.
Zakres dat zakończenia — Od daty / Do daty	Zakres rzeczywistych dat zakończenia sprawy.
Status	Status sprawy.
Szablon	Szablon obiegu przypisany do sprawy.
Etap	Etap sprawy.
Odpowiedzialny	Komórka i/lub osoba odpowiedzialna za sprawę.
Nadzoruje komórka	Komórka organizacyjna nadzorująca sprawę.
Nadzoruje osoba	Osoba nadzorująca sprawę.
Wykonuje komórka	Komórka realizująca sprawę.

Zakładka Sprawa główna

Domyślna zakładka szczegółów zaznaczonej sprawy — prezentuje jej podstawowe dane, klasyfikację i osoby zaangażowane.

Pole	Opis
Znak sprawy	Znak sprawy wg JRWA (np. F.300.1.2026).
Status	Status sprawy (np. Realizowana).
Początek	Data i godzina rozpoczęcia sprawy.
Koniec	Data zakończenia sprawy (puste, jeśli sprawa nie została zakończona).
Planowany koniec	Planowana data zakończenia sprawy.
Alarm	Liczba dni przed planowanym zakończeniem, od której uruchamiane jest alarmowanie.
Dokument główny	Wskazanie dokumentu głównego przypisanego do sprawy.
Typ	Typ sprawy.
Nazwa	Nazwa sprawy.
Klient	Główny klient/kontrahent sprawy.
Klienci	Lista dodatkowych klientów sprawy wraz z licznikiem.
Nadzór — Komórka / Osoba	Komórka i osoba sprawująca nadzór nad sprawą.
monitorowana	Znacznik oznaczający sprawę jako monitorowaną.
Odpowiedzialny — Komórka / Osoba	Komórka i osoba odpowiedzialna za realizację sprawy.
Od osoby	Osoba, od której pochodzi sprawa.
Segregator	Segregator przypisany do sprawy.
Teczka	Rok/oznaczenie teczki (np. [2026]).
Nr sys	Systemowy numer identyfikacyjny sprawy.
ukryta	Znacznik ukrycia sprawy.
do wglądu	Znacznik udostępnienia sprawy do wglądu.
Okres	Okres przypisany do sprawy.
Kat. Br.	Kategoria brakowania (np. Nie dotyczy).
Grupa	Grupa, do której przypisana jest sprawa.
Kategoria	Kategoria sprawy.
Priorytet	Priorytet realizacji sprawy.
Postęp	Pasek postępu realizacji sprawy.
Sufix	Dodatkowy człon znaku/nazwy sprawy.

Zakładka Dokumenty w sprawie

Zakładka wyświetla wszystkie dokumenty powiązane z zaznaczoną sprawą wraz z panelem przycisków obsługujących zaznaczony dokument oraz — w dolnej części — listą plików załączników tego dokumentu.

Górna tabela pokazuje dokumenty sprawy w kolumnach Rejestr, Nazwa, Nr rejestru wyjścia, Wprowadzający, Znak pisma, Wersja i Status, poprzedzonych po lewej stronie dodatkowymi kolumnami statusowymi sygnalizującymi ikonami różne cechy dokumentu. Po zaznaczeniu dokumentu w dolnej części zakładki wyświetla się lista jego plików załączników (kolumny Kol, P, Nazwa pliku, Data pliku) wraz z podglądem wybranego pliku po prawej stronie.

Panel przycisków zakładki Dokumenty w sprawie — Panel przycisków obsługi zaznaczonego dokumentu sprawy

Ikona	Przycisk	Opis
	Podpis	Otwiera okno podpisu zaznaczonego dokumentu.
	Edycja	Otwiera zaznaczony dokument do edycji.
	Dołącz	Dołącza dokument do sprawy — patrz Rejestracja sprawy do dokumentu.
	Odłącz	Odłącza zaznaczony dokument od sprawy.
	Wersja	Pokazuje/otwiera wersje zaznaczonego dokumentu.
	Kopia	Tworzy kopię zaznaczonego dokumentu.
	Podpisy	Pasek statusu i szybkiej obsługi do pięciu podpisów dokumentu wraz z przyciskiem pomocy ?.
	Schowek	Dodaje zaznaczony dokument do schowka dokumentów.
	Otwórz	Otwiera zaznaczony załącznik z listy plików w dolnej części zakładki.
	Podgląd XML	Otwiera podgląd (wizualizację) pliku XML dokumentu w SOD.
	Status	Zmienia status zaznaczonego dokumentu (np. w realizacji, załatwiony, ukryty).
	Zatwierdzenie	Zatwierdza zaznaczony dokument — po zatwierdzeniu w tabeli pojawia się ikona kartki z zielonym znacznikiem „v".
	Rejestr wyjścia	Pokazuje zaznaczony dokument na rejestrze wyjścia.

Zakładka Dokumenty wysłane

Zakładka pokazuje dokumenty sprawy, które trafiły na rejestr wyjścia, wraz z datami wyjścia i potwierdzenia oraz szczegółami wysyłki zaznaczonej pozycji po prawej stronie (dokument, numer org., klient, kto wprowadził/wysłał/potwierdził i kiedy).

Ikona	Przycisk	Opis
	Potwierdź	Potwierdza odbiór zaznaczonego dokumentu.
	Pokaż	Pokazuje zaznaczoną pozycję na rejestrze wyjścia.

Tabela: [v] — pozycja z alarmem/uwagą, S — status wysyłki, P — potwierdzenie odbioru, Rejestr wyjścia, Rejestr dokumentu, Data wyjścia, Data potwierdzenia.

Zakładka Daty / opis

Zakładka zawiera pola opisowe sprawy — treść widoczną tylko wewnętrznie oraz opis publikowany na stronie www.

Pole	Opis
Opis sprawy	Wewnętrzny, swobodny opis sprawy.
Informacja opisowa o sprawie na stronę www	Opis sprawy publikowany w podglądzie sprawy na stronie www.

Zakładka Historia

Zakładka prezentuje chronologiczną historię operacji wykonanych na sprawie.

Kolumna	Opis
Operacja	Rodzaj wykonanej operacji (np. Przekazanie, Tok sprawy).
Status	Status operacji (np. Przekazana, Zmiana daty).
Data operacji	Data i godzina wykonania operacji.
Z etapu sprawy	Etap sprawy, z którego wykonano operację.
Do etapu sprawy	Etap sprawy, do którego przekazano (jeśli dotyczy).
Opis operacji	Szczegółowy opis operacji, w tym osoba wykonująca i poprzednie wartości.
Data	Data operacji (kolumna sortująca).

Przycisk Raport generuje wydruk historii sprawy.

Zakładka Operacje

Zakładka zawiera listę operacji możliwych do wykonania na sprawie. Wybranie pozycji z listy wyświetla w polu Opis operacji wyjaśnienie jej działania.

Operacja	Opis
Przekazanie etapu sprawy	Przekazuje bieżący etap sprawy do wykonania innej osobie.
Zwrócenie etapu sprawy	Zwraca etap sprawy do osoby, od której został otrzymany.
Zmiana jednostki i/lub osoby prowadzącej/odpowiedzialnej	Zmienia osobę odpowiedzialną za sprawę lub wykonującą etap, bez przejścia sprawy na kolejny etap — np. gdy osoba nie może wykonać czynności z powodu nieobecności.
Zmiana jednostki i/lub osoby nadzorującej	Zmienia komórkę i/lub osobę sprawującą nadzór nad sprawą, analogicznie do zmiany osoby odpowiedzialnej.
Wstrzymanie/wznowienie sprawy	Czasowo wstrzymuje realizację sprawy lub wznawia wcześniej wstrzymaną sprawę.
Zakończenie/wznowienie sprawy	Kończy formalnie sprawę główną lub wznawia sprawę uprzednio zakończoną.
Zakończenie/wznowienie etapu sprawy	Kończy lub wznawia pojedynczy etap sprawy, bez wpływu na całą sprawę.
Ukrycie/pokazanie sprawy	Ukrywa sprawę z widoku list lub przywraca ją do widoku.
Zmiana poziomu dostępu	Zmienia poziom struktury organizacyjnej, na którym sprawa jest widoczna — niezależnie od tego, kto ją prowadzi lub nadzoruje.
Identyfikator i hasło sprawy www, wysyłka SMS, e-mail	Zarządza danymi dostępowymi do sprawy w serwisie internetowym oraz wysyłką powiadomień SMS/e-mail.

Pełny opis wykonywania tych operacji znajduje się na stronie Nadzorowanie spraw i etapów.

Zakładka Przebieg sprawy

Zakładka przedstawia graficzny przebieg sprawy w formie diagramu etapów — każdy etap pokazany jest jako blok z nazwą etapu i osobą wykonującą; dla spraw wieloetapowych bloki kolejnych etapów są ze sobą połączone.

Zakładka Metryka

Zakładka pozwala prowadzić metrykę sprawy — rejestr czynności podejmowanych w toku jej załatwiania (wymagany m.in. w instrukcji kancelaryjnej).

Pole	Opis
Oznaczenie sprawy	Znak sprawy, do której prowadzona jest metryka.
Tytuł sprawy	Tytuł/nazwa sprawy.
Wprowadził	Osoba, która wprowadziła metrykę.

Tabela Czynności podjęte w sprawie: Lp, Data czynności, Osoba podejmująca czynność, Określenie podejmowanej czynności, Identyfikator dokumentu, Wprowadził.

Pasek narzędzi zakładki Metryka — obsługa nagłówka metryki oraz listy czynności

Przycisk	Opis
Drukuj	Drukuje metrykę sprawy — patrz Drukuj poniżej.
Nowa	Zakłada nagłówek metryki sprawy — patrz Nagłówek metryki sprawy poniżej.
Edytuj	Otwiera nagłówek metryki sprawy do edycji.
Usuń	Usuwa metrykę sprawy.
+ (Czynności)	Dodaje nową pozycję metryki (czynność) — patrz Pozycja metryki sprawy poniżej.
▲ / ▼ (Czynności)	Przenosi zaznaczoną czynność wyżej/niżej na liście.
◄◄ ◄ ► ►►	Nawigacja po liście czynności.
Lp	Przenumerowuje kolejność (Lp) czynności na liście.

Nagłówek metryki sprawy

Przycisk Nowa otwiera okno Nagłówek metryki sprawy, w którym potwierdza się oznaczenie i tytuł sprawy przed założeniem metryki.

Pole	Opis
Metryka do sprawy	Znak sprawy, dla której zakładana jest metryka.
Nazwa sprawy	Nazwa sprawy.
Oznaczenie sprawy	Edytowalne oznaczenie widoczne w nagłówku metryki.
Tytuł sprawy	Edytowalny tytuł widoczny w nagłówku metryki.

Kliknij Zatwierdź, aby założyć metrykę, lub Anuluj, aby zrezygnować.

Pozycja metryki sprawy

Przycisk + w sekcji Czynności otwiera okno Pozycja metryki sprawy, w którym rejestruje się pojedynczą czynność podjętą w sprawie.

Pole	Opis
Lp	Numer porządkowy czynności.
Data podjętej czynności	Data wykonania czynności.
Pracownik	Pracownik wskazywany pod ikoną wyboru osoby.
Osoba podejmująca czynność	Osoba, która podjęła czynność.
Określenie czynności	Opis czynności, wybierany m.in. ze słownika pod ikoną obok pola.
Identyfikator dokumentu	Dokument, którego dotyczy czynność — wskazywany w oknie Wybór dokumentów otwieranym ikoną obok pola, z listy dokumentów sprawy.
Wprowadził	Osoba, która wprowadziła pozycję metryki.
Data wprowadzenia	Data i godzina wprowadzenia pozycji.

Kliknij Zatwierdź, aby zapisać czynność, lub Anuluj, aby zrezygnować. W oknie Wybór dokumentów zaznacz dokument checkboxem [v] i kliknij Wybierz, aby powiązać go z czynnością, lub Anuluj, aby zamknąć okno bez wyboru.

Drukuj

Przycisk Drukuj generuje wydruk metryki sprawy w formie tabeli z danymi nagłówka i listą czynności.

Efekt końcowy

Kartoteka spraw jest widokiem przeglądowo-wyszukującym — nie przenosi spraw między skrzynkami. Umożliwia odnalezienie dowolnej zarejestrowanej sprawy wg podanych kryteriów oraz podgląd jej pełnych danych, dokumentów, historii i przebiegu na kolejnych zakładkach, a także prowadzenie metryki sprawy.