Dodawanie pracownika i struktury organizacyjnej

Dodanie nowego pracownika do systemu SOD to proces obejmujący cztery powiązane ze sobą kroki: założenie kartoteki pracownika, utworzenie jego indywidualnych rejestrów, umieszczenie go w strukturze organizacyjnej urzędu oraz założenie konta użytkownika z odpowiednim poziomem uprawnień. Poniżej opisano wszystkie cztery etapy w kolejności, w jakiej powinny być wykonywane.

Ścieżka dostępu

Wszystkie funkcje opisane w tym rozdziale znajdują się w menu głównym Słowniki:

• Słowniki → Kartoteka pracowników — zakładanie i edycja kartotek pracowników, tworzenie ich rejestrów.
• Słowniki → Struktura firmy — budowa i edycja struktury organizacyjnej (jednostki, stanowiska), przypisywanie pracowników do stanowisk.
• Słowniki → Słownik użytkowników — zakładanie kont użytkowników, powiązanie konta z pracownikiem, nadawanie poziomu uprawnień i uprawnień szczegółowych.

Krok po kroku

1. Założenie kartoteki pracownika

1. Otwórz Słowniki → Kartoteka pracowników.
2. Kliknij czerwony przycisk + na pasku narzędzi (skrót klawiszowy Ctrl+Ins), aby dodać nowy, pusty rekord.
3. Uzupełnij pola Nazwisko i Imię.
4. Jeśli wpisane imię nie występuje w słowniku imion systemu, pojawi się okno "Pytanie" z treścią: "W słowniku imion brak imienia: [IMIĘ] czy mimo to kontynuować?" — wybierz Tak, aby zapisać mimo braku imienia w słowniku.
5. Uzupełnij pole Symbol — najczęściej są to inicjały pracownika (np. PW); symbol jest wykorzystywany m.in. do generowania nazw indywidualnych rejestrów pracownika.
6. Zatwierdź rekord (przycisk z ikoną ✓ lub Alt+Enter).

2. Utworzenie rejestrów pracownika

1. W kartotece pracownika przejdź do zakładki Rejestry.
2. W podzakładce Rejestry osoby kliknij Utwórz rejestry pracownika.
3. Otworzy się okno "Reguła tworzenia rejestrów pracownika" z checkboxami:
   • Rejestr korespondencji
   • Rejestr dokumentów
   • Rejestr kopii dokumentów
   • Rejestr wyjścia dokumentów
   • Przypisz utworzony rejestr jako domyślny dla pracownika
   • Przypisz uprawnienie pracownikowi dla utworzonego rejestru
4. Zaznacz potrzebne opcje i kliknij Zatwierdź.
5. System automatycznie tworzy rejestry z sufiksem symbolu pracownika (np. dla symbolu PW powstają rejestry R-PW i K-PW) i wpisuje je w polach Rejestr dokumentów i Rejestr kopii dokumentów w sekcji Domyślne rejestry pracownika.
6. Pole Rejestr wyjścia dokum. uzupełnij ręcznie — kliknij ikonę słownika przy tym polu, aby otworzyć Słownik rejestrów wyjścia z listą dostępnych rejestrów (m.in. EDOR, W-PE-ANS, WY, W-DR-MN, W-ZDR-RT).
7. Zaznacz rejestr EDOR jako domyślny rejestr wyjścia i kliknij Wybierz.

3. Budowa struktury organizacyjnej — dodanie wydziału i stanowisk

1. Otwórz Słowniki → Struktura firmy. Otworzy się okno Struktura organizacyjna z pełnym drzewem jednostek (np. UG Niewiadome → Wójt Gminy → WYDZIAŁ 1…6, SKARBNIK, WYDZIAŁ ORGANIZACYJNY, każda jednostka domyślnie z podrzędnymi pozycjami Kierownik i Pracownicy wydziału).
2. Zaznacz checkbox Pokaż nieaktywne komórki, aby widzieć również jednostki nieaktywne.
3. W drzewie zaznacz komórkę nadrzędną, w ramach której chcesz dodać nową jednostkę (np. Wójt Gminy).
4. Kliknij ikonę dodania pozycji podrzędnej na pasku narzędzi (środkowa ikona „+" obok „Dodaj poziomu" i „Usuń").
5. Otworzy się okno "Nowa pozycja struktury" z wyborem typu pozycji:
   • Jednostka organizacyjna (domyślnie zaznaczona) — do utworzenia wydziału/komórki.
   • Stanowisko — do utworzenia pojedynczego stanowiska pracy w ramach jednostki, z dodatkowym checkboxem Główne stanowisko.
6. Dla nowej jednostki organizacyjnej uzupełnij pola Nazwa (np. [WX] WYDZIAŁ X) i Kod jednostki (np. X), pozostaw zaznaczone Aktywne i Możliwość przekazania spraw i dokumentów do tej jednostki lub stanowiska, następnie kliknij Zatwierdź.
7. Zaznacz nowo utworzoną jednostkę w drzewie i ponownie kliknij ikonę dodania pozycji podrzędnej — tym razem wybierz radio Stanowisko.
8. Dla pierwszego, głównego stanowiska danej jednostki checkbox Główne stanowisko zaznacza się automatycznie po wybraniu opcji Stanowisko — uzupełnij pole Nazwa (np. Stanowisko X) i kliknij Zatwierdź.
9. Powtórz krok 7–8 dla kolejnych stanowisk tej samej jednostki (np. Stanowisko Y) — dla stanowisk innych niż pierwsze checkbox Główne stanowisko pozostaje odznaczony.

4. Przypisanie pracownika do stanowiska

1. W oknie Struktura organizacyjna zaznacz w drzewie stanowisko, do którego chcesz przypisać pracownika (np. Stanowisko X).
2. Kliknij przycisk Dodaj z listy nad prawym panelem.
3. Otworzy się okno Kartoteka pracowników w trybie wyboru — odszukaj i zaznacz właściwego pracownika, następnie kliknij Wybierz.
4. Pracownik pojawi się na liście osób przypisanych do wybranego stanowiska (prawy panel, zamiast komunikatu "Brak przypisanych osób").

5. Założenie konta użytkownika

1. Otwórz Słowniki → Słownik użytkowników.
2. Kliknij przycisk + na pasku narzędzi, aby dodać nowy, pusty rekord konta.
3. W polu Login wpisz login pracownika — zgodnie z przyjętą konwencją jest to najczęściej pierwsza litera imienia i nazwisko, bez polskich znaków diakrytycznych (np. dla pracownika o imieniu i nazwisku "Pracownik Wydziału" login: PWYDZIALU).
4. Kliknij ikonę osoby przy polu Osoba, aby powiązać konto z rekordem w kartotece pracowników — otworzy się okno Kartoteka pracowników w trybie wyboru; zaznacz właściwego pracownika i kliknij Wybierz.
5. Po wybraniu osoby pola Nazwisko i Imię uzupełniają się automatycznie na podstawie danych z kartoteki pracownika.
6. Zatwierdź rekord konta (przycisk ✓ / Alt+Enter).

Ustawienie poziomu uprawnień

1. Poniżej listy kont kliknij przycisk Poziom uprawnień.
2. Otworzy się okno Struktura organizacyjna w trybie wyboru pozycji (z przyciskami Wybierz / Anuluj).
3. W drzewie zaznacz jednostkę organizacyjną lub stanowisko, które ma stanowić poziom uprawnień użytkownika (np. [WX] WYDZIAŁ X), i kliknij Wybierz.
4. Wybrany poziom pojawi się obok przycisku Poziom uprawnień w oknie Słownika użytkowników.
5. System wyświetli okno "Informacja" z listą wszystkich nowo udostępnionych uprawnień wynikających z wybranego poziomu struktury — użytkownik domyślnie nie posiada jeszcze dostępu do żadnego z nich, lista jedynie pokazuje pulę uprawnień możliwych do nadania. Potwierdź przyciskiem OK.

Nadawanie uprawnień szczegółowych

1. Kliknij przycisk Uprawnienia zmian, aby otworzyć okno "Uprawnienia do funkcji programu" z pełną listą opcji (np. 113 pozycji) i ich bieżącym poziomem dostępu (domyślnie Brak dla każdej).
2. Uprawnienia można nadać na dwa sposoby:
   • Ręcznie — zaznacz opcję na liście, a następnie wybierz jeden z trzech poziomów dostępu: Brak, Odczyt lub Zmiana.
   • Przez przepisanie od innego użytkownika — kliknij przycisk Przepisz, w oknie "Lista wyboru" zaznacz checkboxem jednego lub kilku użytkowników, których uprawnienia mają zostać skopiowane, i kliknij Wybierz. System zapyta "Na pewno chcesz zamienić uprawnienia?" (Tak/Nie) — po potwierdzeniu lista uprawnień nowego konta zostaje zastąpiona uprawnieniami skopiowanymi od wskazanego użytkownika (lub użytkowników).
3. Przycisk Raport pozwala wygenerować zestawienie bieżących uprawnień użytkownika.
4. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno uprawnień.

Pola formularza

Efekt końcowy

Po wykonaniu wszystkich czterech kroków pracownik posiada: kartotekę w Kartotece pracowników wraz z indywidualnymi rejestrami dokumentów, korespondencji i wyjścia, miejsce w Strukturze organizacyjnej urzędu (przypisanie do konkretnego stanowiska), oraz aktywne konto użytkownika w Słowniku użytkowników z ustawionym poziomem uprawnień i szczegółowo nadanymi uprawnieniami do poszczególnych funkcji programu. Od tego momentu pracownik może logować się do systemu i pracować w zakresie nadanych mu uprawnień.

Zobacz też