Nadawanie przypomnień i ogłoszeń

Funkcja pozwala kierownikowi wysłać do wybranego pracownika (lub do samego siebie) przypomnienie o konkretnej sprawie, dokumencie lub korespondencji, a także rozesłać ogólne ogłoszenie. Treść i nagłówek zarówno przypomnień, jak i ogłoszeń mogą korzystać ze wspólnego słownika standardowych komunikatów — raz zapisaną treść można wielokrotnie wstawiać do kolejnych wiadomości, bez przepisywania jej za każdym razem.

Ścieżka dostępu

Wszystkie funkcje znajdują się w menu głównym Przypomnienia:

• Nowe przypomnienie — utworzenie nowego przypomnienia,
• Przypomnienia — lista wcześniej utworzonych przypomnień,
• Wyłączenie przypomnień — pozycja nieaktywna w standardowej konfiguracji,
• Nowe ogłoszenie — utworzenie nowego ogłoszenia,
• Przegląd ogłoszeń — lista wcześniej utworzonych ogłoszeń,
• Powiadomienia / Ustawienia powiadomień — konfiguracja powiadomień,
• Terminarz,
• Rezerwacja zasobów.

Krok po kroku

Utworzenie nowego przypomnienia

1. Z menu Przypomnienia wybierz Nowe przypomnienie — otwiera się okno Przypomnienie — Nowe przypomnienie, w sekcji Harmonogram przypomnienia.
2. W polu Dla wskaż odbiorcę — domyślnie podpowiada się zalogowany użytkownik; klikając ikonę obok pola, otwierasz Kartotekę pracowników, z której możesz wybrać innego adresata.
3. Jeśli przypomnienie ma wymagać formalnego potwierdzenia odbioru przez adresata, zaznacz checkbox potwierdzenie przy polu Zlecający (pole Zlecający wypełnia się automatycznie danymi osoby tworzącej przypomnienie).
4. Ustaw pole Data i Czas przypomnienia.
5. Opcjonalnie zaznacz Natychmiastowe przypomnienie (wyświetli się u odbiorcy od razu po zatwierdzeniu), Wyskakujące, Uśpione lub Ustaw datę ważności.
6. Z listy rozwijanej wybierz typ powtarzalności (domyślnie jednokrotne).
7. W sekcji Dotyczy wskaż, czy przypomnienie ma być Niezwiązane, czy dotyczyć konkretnej Sprawy, Dokumentu lub Korespondencji — wybór zmienia pole poniżej na odpowiedni przycisk wyszukiwania (np. wybranie Dokument otwiera Kartotekę dokumentów, z której wskazujesz konkretną pozycję).
8. Uzupełnij pole Nagłówek — to dokładnie ten tekst zobaczy odbiorca jako tytuł okna przypomnienia. Pole można wpisać ręcznie, wybrać z rozwijanej listy wcześniej użytych nagłówków lub skorzystać z ikony słownika obok pola.
9. Uzupełnij pole Treść — główną treść przypomnienia, analogicznie ze wsparciem słownika standardowych komunikatów.
10. Kliknij Zatwierdź.

Korzystanie ze słownika Standardowe komunikaty

Zarówno pole Nagłówek, jak i pole Treść mają przy sobie ikonę słownika — pozwala ona zapisać raz przygotowaną treść i wykorzystywać ją wielokrotnie przy kolejnych przypomnieniach (i ogłoszeniach), zamiast wpisywać ją od nowa za każdym razem.

1. Kliknij ikonę słownika obok pola Treść (analogicznie działa przy polu Nagłówek).
2. Otwiera się okno Standardowe komunikaty z listą zapisanych pozycji w kolumnie SYMBOL (np. Powitanie, Przypomnienie).
3. Zaznacz interesującą Cię pozycję i kliknij Wybierz — jej treść zostaje wstawiona do edytowanego pola, gdzie w razie potrzeby można ją jeszcze dopracować (np. rozbudować o dodatkowy opis).
4. Pasek narzędzi okna Standardowe komunikaty (strzałki nawigacji, +, −, ✓, ✗) pozwala samodzielnie dodawać nowe komunikaty do słownika, edytować istniejące lub usuwać zbędne.

Odbiór przypomnienia przez adresata

Gdy nadejdzie ustawiony termin (lub natychmiast, przy zaznaczonej opcji Natychmiastowe przypomnienie), u odbiorcy pojawia się okno „Przypomnienie od [nadawca]" z tytułem ustawionym w polu Nagłówek, treścią przypomnienia, polem Przypomnij za (lista rozwijana) oraz przyciskami Harmonogram i Pamiętam.

Tworzenie ogłoszenia

W odróżnieniu od przypomnienia, które trafia zawsze do jednego wskazanego odbiorcy (pole Dla), ogłoszenie jest przeznaczone do rozesłania do wielu osób jednocześnie — pole Dla przyjmuje tu na stałe wartość „pracownicy z listy", a właściwy wybór adresatów odbywa się na liście zaznaczanej checkboxami.

1. Z menu Przypomnienia wybierz Nowe ogłoszenie — otwiera się okno Przypomnienie — Nowe ogłoszenie.
2. Ustaw pole Data i Czas ogłoszenia oraz opcjonalnie Ustaw datę ważności.
3. Nad listą odbiorców znajdują się dwa przyciski (zaznacz wszystkich / odznacz wszystkich) ułatwiające szybkie zaznaczenie lub wyczyszczenie całej listy.
4. Na liście Lista osób otrzymujących ogłoszenie zaznacz checkboxami jednego lub wielu odbiorców spośród wszystkich pracowników urzędu.
5. Pole Nagłówek wypełnia się automatycznie treścią w formacie „Ogłoszenie z dnia: [data]" — możesz je zmienić ręcznie lub skorzystać ze słownika Standardowe komunikaty, tak samo jak przy przypomnieniu.
6. Uzupełnij pole Treść ogłoszenia.
7. Kliknij Zatwierdź.

Odbiorca widzi ogłoszenie w oknie „Ogłoszenie od [nadawca]", z tytułem odpowiadającym polu Nagłówek, treścią ogłoszenia, polem Przypomnij za oraz przyciskami Harmonogram i Przyjmij.

Pola formularza

Efekt końcowy

Przypomnienie lub ogłoszenie trafia do wskazanego odbiorcy i — w zależności od ustawień — wyświetla się automatycznie (opcje Natychmiastowe przypomnienie / Wyskakujące) lub czeka na liście Przypomnienia / Przegląd ogłoszeń, aż zostanie odebrane. Jeśli przy tworzeniu zaznaczono opcję potwierdzenie, system odnotowuje moment, w którym odbiorca kliknął Pamiętam / Przyjmij, co pozwala kierownikowi zweryfikować, czy wiadomość rzeczywiście dotarła do adresata.

Zobacz też