Raporty dokumentów

Funkcja pozwala wygenerować gotowe, wielostronicowe zestawienie dokumentów w formie do wydruku lub zapisu jako plik PDF. System udostępnia dwie niezależne ścieżki generowania raportów: z poziomu okna Historia przekazań dokumentów — raport przekazań dla wybranych osób, lub z poziomu Kartoteki dokumentów — raport na podstawie dowolnie przefiltrowanych wyników wyszukiwania, wybierany spośród ponad 20 gotowych szablonów raportów kancelaryjnych. To jedno z podstawowych narzędzi kierownika do dokumentowania i rozliczania obiegu korespondencji w komórce.

System udostępnia dwie ścieżki generowania raportów:

• Raport z poziomu Historii przekazań dokumentów — raport przekazań (lub przyjęć) dokumentów dla wybranych osób.
• Raport z poziomu Kartoteki dokumentów — raport na podstawie przefiltrowanych wyników wyszukiwania dokumentów, z wyborem jednego z gotowych szablonów.

Ścieżka dostępu

Raport z historii przekazań generuje się z poziomu Dokumenty → Historia przekazań dokumentów, po wyszukaniu interesujących przekazań — przyciskiem Raporty.

Raport z Kartoteki dokumentów generuje się z poziomu Dokumenty → Kartoteka dokumentów, po wyszukaniu/przefiltrowaniu dokumentów — przyciskiem Raporty w górnym pasku narzędzi okna wyników, obok przycisku Historia.

Krok po kroku

Raport z poziomu Historii przekazań dokumentów

1. Otwórz Dokumenty → Historia przekazań dokumentów.
2. Wybierz osoby przekazujące i/lub przyjmujące oraz ustaw warunki przekazania i przyjęcia — analogicznie jak przy zwykłym wyszukiwaniu historii — i kliknij Wyszukaj.
3. Kliknij przycisk Raporty. Rozwija się menu z dwiema głównymi pozycjami: Raporty dokumentów przekazanych i Raporty dokumentów przyjętych, a każda z nich rozwija dalszy podmenu z wariantami Typ 1 – Sortowanie wg listy oraz Typ 2 – Sortowanie wg listy.
4. Wybierz interesujący Cię wariant — otworzy się okno Podgląd z gotowym, wielostronicowym raportem (np. Raport dokumentów przekazanych), zawierającym pełne dane każdej pozycji z wyszukanej wcześniej historii przekazań.

Raport z poziomu Kartoteki dokumentów

1. Otwórz Dokumenty → Kartoteka dokumentów i wyszukaj lub przefiltruj interesujące Cię dokumenty (np. po zakresie dat wpływu).
2. W górnym pasku narzędzi okna wyników kliknij przycisk Raporty.
3. Otwiera się okno Lista raportów pism z listą gotowych szablonów raportów.
4. Zaznacz interesujący Cię raport i kliknij Wybierz (lub kliknij dwukrotnie na wybranej pozycji listy).
5. System generuje raport na podstawie aktualnie wyszukanych/przefiltrowanych dokumentów i otwiera go w oknie Podgląd.

Praca z oknem Podgląd

Niezależnie od tego, którą ścieżką wygenerowano raport, otwiera się on w tym samym oknie Podgląd, z paskiem narzędzi u góry:

1. Przejrzyj raport, korzystając z nawigacji stron u góry okna (numer bieżącej strony i łączna liczba stron, strzałki pierwsza/poprzednia/następna/ostatnia strona).
2. W razie potrzeby dostosuj powiększenie widoku (pole procentowe, lupa z „+"/„-") lub przełącz widok jednej/dwóch stron jednocześnie.
3. Wydrukuj raport ikoną drukarki lub zapisz go jako plik PDF ikoną Acrobat — dostępna jest też ikona zapisu w formacie natywnym (dyskietka) oraz wyszukiwania treści w raporcie (lupa/lornetka).
4. Kliknij Zamknij, aby zamknąć podgląd raportu.

Pola formularza

Efekt końcowy

Raport otwiera się w oknie Podgląd, gotowy do przejrzenia, wydrukowania lub zapisania jako plik PDF bądź w formacie natywnym. Wygenerowanie raportu w żaden sposób nie zmienia stanu dokumentów ani ich historii — to wyłącznie zestawienie służące do przeglądu, dokumentacji lub rozliczenia obiegu korespondencji.

Zobacz też