UŻYTKOWNIK
Praca z systemem SOD
System Elektronicznego Obiegu Dokumentów (SOD) firmy Softres to kompleksowe narzędzie do zarządzania dokumentacją i korespondencją — umożliwia rejestrację dokumentów z różnych źródeł (ePUAP, eDoręczenia, e-mail), ich dekretację i udostępnianie w systemach dziedzinowych, wspierając kontrolę nad terminowością i prawidłowością załatwiania spraw.
Cel
Zapoznanie z panelem głównym systemu oraz codziennymi czynnościami pracownika — rejestracją, dekretacją i przekazywaniem dokumentów, prowadzeniem spraw, podpisywaniem i wysyłką korespondencji oraz wyszukiwaniem danych.
Codzienna praca w systemie
Poniżej znajduje się przegląd czynności wykonywanych najczęściej — od rejestracji dokumentu, przez jego obieg, aż po wyszukiwanie i obsługę spraw finansowych.
Obieg dokumentu
Rejestracja
Wprowadzenie dokumentu do obiegu
Dekretacja
Skierowanie do właściwej osoby
Przekazywanie
Dalszy obieg między pracownikami
Podpis i wysyłka
Podpis kwalifikowany i eDoręczenia
Sprawa
Rejestracja i prowadzenie do zakończenia
Wyszukiwanie
Odnalezienie dokumentu lub sprawy
Dokumenty finansowe
Faktury KSeF i zaliczenie budżetowe
Sprawy i wyszukiwanie
Obszary instrukcji
Panel główny
Okno główne systemu — pierwszy krok w pracy z SOD.
- Pasek menu, pasek szybkiego dostępu i obszar roboczy.
- Panel Skrzynki — dokumenty, sprawy i korespondencja wg statusu.
Kiedy używać Na początek pracy z systemem lub gdy trzeba odnaleźć skrzynkę.
Praca z dokumentami
Pełny obieg dokumentu w systemie.
- Rejestracja, dekretacja i przekazywanie dokumentu.
- Odbieranie oraz wersjonowanie dokumentów.
Kiedy używać Przy każdym nowym dokumencie i jego dalszym obiegu.
Obsługa spraw
Prowadzenie spraw urzędowych powiązanych z dokumentami.
- Rejestracja sprawy do dokumentu i dołączanie kolejnych dokumentów.
- Zakończenie, wznowienie i zmiana terminu sprawy.
Kiedy używać Gdy dokument dotyczy sprawy wymagającej odrębnego prowadzenia.
Podpisywanie i wysyłka
Zakończenie obiegu dokumentu podpisem i wysyłką na zewnątrz.
- Podpis kwalifikowany podpisem elektronicznym.
- Wysyłanie pism przez e-Doręczenia.
Kiedy używać Gdy dokument trzeba podpisać lub wysłać do adresata zewnętrznego.
Wyszukiwanie i organizacja danych
Szybkie odnalezienie potrzebnych informacji w systemie.
- Wyszukiwanie dokumentów i spraw, sortowanie list.
- Ustawienia ułatwiające codzienną pracę.
Kiedy używać Gdy trzeba odnaleźć konkretny dokument lub sprawę.
Dokumenty finansowe
Obieg faktury od wpływu do KSeF aż po wypłatę i archiwizację.
- Rejestracja w kancelarii, dekretacja, opis merytoryczny.
- Zaliczenie budżetowe, kontrola i zatwierdzenie wypłaty.
Kiedy używać Gdy dokument to faktura KSeF lub inny dokument finansowy.
Co zrobić w danej sytuacji
| Sytuacja | Czynność | Efekt |
|---|---|---|
| Pierwsza praca z systemem lub potrzeba odnalezienia skrzynki | Panel główny | Orientacja w pasku menu, skrzynkach i obszarze roboczym |
| Nowy dokument trzeba wprowadzić do obiegu | Rejestracja, dekretacja i przekazywanie | Dokument w obiegu, u właściwej osoby |
| Dokument dotyczy sprawy urzędowej | Rejestracja i prowadzenie sprawy | Sprawa zarejestrowana i prowadzona w systemie |
| Dokument trzeba podpisać lub wysłać na zewnątrz | Podpisywanie i wysyłka dokumentów | Dokument podpisany i/lub wysłany przez e-Doręczenia |
| Trzeba odnaleźć dokument lub sprawę | Wyszukiwanie i organizacja danych | Szybki dostęp wg wybranych kryteriów |
| Dokument to faktura KSeF lub inny dokument finansowy | Obieg dokumentu finansowego | Faktura przechodzi przez pełną ścieżkę akceptacji |
Najważniejsze informacje
Grupuje dokumenty, sprawy i korespondencję wg aktualnego statusu.
Elektroniczny odpowiednik listu poleconego z potwierdzeniem doręczenia.
Krajowy System e-Faktur — źródło faktur ustrukturyzowanych.
Podpis kwalifikowany składany bezpośrednio z poziomu dokumentu.
Inne role w systemie
Nadzór nad dokumentami, sprawami i pracą podległego zespołu.
Przyjmowanie, rejestracja i rozdzielanie korespondencji.
Konta, struktura organizacyjna i konfiguracja systemu.