Przejdź do treści

Rzeczowy wykaz akt

Rzeczowy wykaz akt to słownik prezentujący Jednolity Rzeczowy Wykaz Akt (JRWA) w postaci hierarchicznego drzewa klas — od klas głównych (0–9), przez kolejne poziomy szczegółowości, po najniższe pozycje wykazu, do których przypisywane są znaki spraw. Słownik pozwala przeglądać istniejące wykazy akt, definiować nowe pozycje klasyfikacji oraz ustawiać dla nich parametry archiwizacji.

Ścieżka dostępu

Menu Słowniki — Rzeczowy wykaz akt
Menu Słowniki — pozycja Rzeczowy wykaz akt

Krok po kroku

Wybór wykazu akt

  1. Wybierz z menu głównego Słowniki → Rzeczowy wykaz akt.
  2. Otworzy się okno Wykazy akt z listą zdefiniowanych wykazów (Symbol, Nazwa, Od roku, Do roku).
  3. Zaznacz wykaz na liście, aby w dolnym panelu zobaczyć/edytować jego dane: Symbol, Nazwa, Zakres obowiązywania wykazu akt (Od roku, Do roku).
  4. Aby utworzyć nowy wykaz akt, kliknij ikonę dodania (+) w pasku narzędzi i uzupełnij te same pola.
  5. Kliknij Wybierz, aby otworzyć wskazany wykaz w widoku drzewa klasyfikacji, lub Wyjście, aby zamknąć okno.
Okno Wykazy akt — lista dostępnych wykazów
Okno Wykazy akt — wybór wykazu do edycji

Przeglądanie i edycja drzewa klasyfikacji

  1. Po kliknięciu Wybierz otworzy się okno Wykaz akt z poziomem definiowalnym — Jednolity rzeczowy wykaz akt, z nazwą wybranego wykazu widoczną pod tytułem (np. „Wykaz akt od początku 2011”).
  2. Rozwijaj kolejne poziomy drzewa — od klas głównych (0–9), przez klasy dwu- i trzycyfrowe, do najbardziej szczegółowych pozycji.
  3. Do szybkiego odnalezienia klasy po nazwie służy pole Szukaj wg nazwy wraz ze skrótem klawiszowym F3. Checkbox Rozpoczynające się od szukanej frazy zawęża wyszukiwanie do nazw klas rozpoczynających się od wpisanej frazy.
  4. Zaznacz klasę w drzewie, aby w prawym panelu zobaczyć jej dane: Symbol, Hasło klasyfikacyjne, checkbox Wyłącznie EZD, sekcję Archiwum (Dla jednostki macierzystej, Dla innych jednostek) oraz pole Uwagi.
  5. Kliknij ikony dodania (+) w pasku nad drzewem, aby dodać nową pozycję klasyfikacji (na tym samym poziomie lub jako podpozycję zaznaczonej klasy), lub ikonę minus (−), aby usunąć zaznaczoną pozycję.
  6. Uzupełnij/edytuj pola w prawym panelu dla zaznaczonej lub nowo dodanej pozycji.
  7. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.
Okno Wykaz akt z poziomem definiowalnym — drzewo JRWA i szczegóły klasy
Okno Wykaz akt z poziomem definiowalnym — drzewo klasyfikacji JRWA

Indywidualne pozycje JRWA

Wykaz akt dostarczany domyślnie z systemem odzwierciedla standardową, ustawową strukturę JRWA. Jeżeli w Twojej jednostce obowiązuje indywidualny, rozszerzony rzeczowy wykaz akt (np. dodatkowe klasy lub podklasy specyficzne dla danego urzędu), zgłoś taką potrzebę do Softres przed samodzielnym wprowadzaniem zmian w strukturze — niekontrolowana modyfikacja wykazu może zaburzyć zgodność numeracji spraw i archiwizacji z obowiązującymi przepisami kancelaryjno-archiwalnymi.

Pola formularza

Pole Opis
Symbol Symbol identyfikujący wykaz akt (np. WYK2011).
Nazwa Pełna nazwa wykazu akt (np. Wykaz akt od początku 2011).
Od roku Rok, od którego wykaz akt obowiązuje.
Do roku Rok, do którego wykaz akt obowiązuje (puste, jeśli nadal aktualny).
Pole Opis
Szukaj wg nazwy Pole tekstowe do wyszukania klasy po nazwie w drzewie.
F3 Skrót klawiszowy uruchamiający wyszukiwanie w drzewie.
Rozpoczynające się od szukanej frazy Checkbox zawężający wyszukiwanie do nazw klas rozpoczynających się od wpisanej frazy.
Pole Opis
Symbol Symbol zaznaczonej w drzewie klasy RWA.
Hasło klasyfikacyjne Pełna nazwa/opis danej klasy klasyfikacji (np. ZARZĄDZANIE GMINĄ I JEJ REPREZENTACJA).
Wyłącznie EZD Checkbox oznaczający, że dana klasa obsługiwana jest wyłącznie w formie elektronicznego zarządzania dokumentacją.
Archiwum — Dla jednostki macierzystej Oznaczenie kategorii archiwalnej obowiązującej dla tej klasy w jednostce macierzystej.
Archiwum — Dla innych jednostek Oznaczenie kategorii archiwalnej obowiązującej dla tej klasy w innych jednostkach.
Uwagi Dodatkowe uwagi tekstowe do danej klasy klasyfikacji.

Efekt końcowy

Zdefiniowana lub zmodyfikowana struktura wykazu akt staje się dostępna w całym systemie jako podstawa nadawania znaków spraw wg JRWA — m.in. przy rejestracji nowej sprawy oraz w widoku Sprawy wg wykazu akt.

Zobacz też