Wysyłanie pism przez e-Doręczenia

Funkcja umożliwia wysyłkę podpisanego pisma do kontrahenta za pośrednictwem usługi e-Doręczeń — zarówno do pojedynczego odbiorcy, jak i do wielu odbiorców jednocześnie — a także sprawdzenie statusu wysyłki i pobranie potwierdzenia doręczenia.

Ścieżka dostępu

• Wyszukiwanie adresu eDoręczeń: Kontrahenci → Kartoteka klientów, zakładka eDoręczenia.
• Wysyłka pisma: z poziomu sprawy (zakładka Dokumenty) lub ze skrzynki Dokumenty → Bieżące, przycisk Rejestr wyjścia.
• Sprawdzenie statusu wysyłki: Edycja dokumentu, zakładka eDoręczenia.
• Rejestr wszystkich wysyłek (dla osób uprawnionych): Dokumenty → Rejestr wysyłek eDoręczeń.

Krok po kroku

Sprawdzenie / wyszukanie adresu eDoręczeń kontrahenta

Zanim wyślesz pismo eDoręczeniem, warto upewnić się, że adres eDoręczeń klienta jest uzupełniony w jego karcie.

1. Z menu głównego wybierz Kontrahenci → Kartoteka klientów.
2. Wyszukaj danego klienta (np. po numerze PESEL lub NIP) i przejdź do jego karty.
3. Przejdź na zakładkę eDoręczenia.
4. Dla osób fizycznych upewnij się, że uzupełniony jest numer PESEL — bez niego wyszukanie adresu może się nie powieść. Dla podmiotów uzupełniony musi być NIP.
5. Jeśli pole Adres do eDoręczeń jest puste, w sekcji Wyszukiwanie kliknij Szukaj (A) (wyszukiwanie wg PESEL lub NIP) lub Szukaj (B) (wyszukiwanie zaawansowane).
6. Jeśli w bazie klientów odnaleziony zostanie więcej niż jeden klient z tym samym numerem PESEL, system wyświetli ostrzeżenie z pytaniem, czy mimo to kontynuować wyszukiwanie.

7. Jeśli adres eDoręczeń zostanie odnaleziony, pola Adres i Nazwa adresu uzupełnią się automatycznie (podświetlone na zielono jako dane niezapisane) — zapisz zmiany, aby adres został zapamiętany na przyszłość.

   

Wysyłka pisma ze sprawy

1. W skrzynce Spraw Realizowanych ustaw się na wybranej sprawie.
2. W dolnej części ekranu ustaw się na odpowiednim dokumencie i przejdź do zakładki Dokumenty.
3. Wybierz przycisk Rejestr wyjścia.

4. W oknie Wariant rejestracji wybierz opcję Kreator rejestracji i potwierdź przyciskiem Zatwierdź.

   

5. Krok 1. Dokument do wysyłki — sprawdź dane dokumentu i adres eDoręczeń, uzupełnij pole Temat oraz Treść wiadomości (domyślnie wypełniane automatycznie), a na liście Załączniki odznacz pliki, których nie chcesz wysyłać. Kliknij Dalej.

6. Krok 2. Kontakty — na liście kontrahentów zaznacz odbiorcę, sprawdź Sposób wysyłki (domyślnie eDoręczenie) oraz Typ koperty (wiadomość elektroniczna lub wiadomość hybrydowa), a w sekcji Wiadomość elektroniczna zweryfikuj adres eDoręczeń i nazwę podmiotu/osoby. Kliknij Twórz.

7. Krok 3. Podsumowanie — system wyświetla listę utworzonych pozycji rejestru wyjścia oraz kopert eDoręczeń w sekcji Pozycje OK (lub Pozycje błędne, jeśli wystąpił błąd). Kliknij Zamknij.

   

Po zakończeniu kreatora dokument otrzymuje numer rejestru wyjścia (rejestr EDOR), widoczny w kolumnie Nr rejestru wyjścia na liście dokumentów sprawy. Utworzona koperta trafia na sekretariat/kancelarię, skąd odbywa się bezpośrednia wysyłka.

Wysyłka pisma ze skrzynki dokumentów bieżących

1. Ustaw się na właściwym dokumencie na liście w skrzynce Dokumentów Bieżących.
2. Umieść dokument na rejestrze wyjścia — funkcja dostępna pod prawym przyciskiem myszy lub w menu bocznym, przyciskiem Rejestr wyjścia.
3. Postępuj dalej jak w sekcji „Wysyłka pisma ze sprawy”, od kroku dotyczącego wyboru wariantu rejestracji.

Wysyłka pisma do wielu odbiorców

Funkcja przydatna przy pismach kierowanych jednocześnie do wielu adresatów (np. do wielu stron postępowania).

1. Podczas rejestracji/edycji pisma, na zakładce Nagłówek, dodaj klienta głównego w polu Klient oraz pozostałych klientów (odbiorców) w sekcji Klienci.
2. Umieść pismo na rejestrze wyjścia i przejdź przez Kreator rejestracji jak przy wysyłce pojedynczej.
3. W kroku 2. Kontakty na liście Kontrahenci widoczne będą wszystkie zaznaczone osoby/podmioty — zarówno klient główny, jak i dodatkowi odbiorcy, każdy ze swoim adresem eDoręczeń. Klikając na wiersz danego odbiorcy, w sekcji Szczegóły pozycji można zweryfikować jego dane (np. Imię/Nazwisko dla osoby fizycznej lub nazwę podmiotu).

4. Kliknij Twórz — system utworzy osobną pozycję rejestru wyjścia oraz osobną kopertę eDoręczeń dla każdego z zaznaczonych odbiorców jednocześnie.

   

W kroku 3. Podsumowanie widoczne będą osobne wpisy rejestru wyjścia i kopert dla każdego odbiorcy (np. jeden numer EDOR dla klienta głównego i kolejny dla pozostałych odbiorców).

Sprawdzanie statusu wysyłki i pobieranie potwierdzenia doręczenia

1. Ustaw się na odpowiednim dokumencie (na liście dokumentów sprawy lub w skrzynce dokumentów) i wybierz przycisk Edycja.
2. Przejdź na zakładkę eDoręczenia.
3. W sekcji Informacja o wejściu dokumentu z eDoręczeń widoczne są dane wiadomości źródłowej — dla dokumentów przychodzących (identyfikator wiadomości, adres nadawcy, temat, treść).
4. W sekcji Informacja o wysyłkach dokumentu przez eDoręczenia widoczna jest lista wszystkich wysyłek tego dokumentu — dla każdej pozycji wyświetlany jest Status wysyłki (np. W trakcie weryfikacji), Data wysłania, Adres eDoręczeń oraz Kontrahent. Kliknięcie na wiersz pokazuje w dolnej części szczegóły: identyfikator wiadomości, adres odbiorcy, status wysyłki i numer przesyłki PUH.

5. Aby pobrać potwierdzenie doręczenia, użyj przycisku Potwierdzenia w sekcji wysyłek (dostępne po zmianie statusu wysyłki na potwierdzający odbiór).

   

   

   

Status wysyłki widoczny jest również bezpośrednio na liście dokumentów sprawy, w kolumnach eDT, eDS i eD Status.

Rejestr wysyłek eDoręczeń (dla osób uprawnionych)

Osoby uprawnione do rejestrów eDoręczeń mogą sprawdzać statusy wszystkich wysyłek eDoręczeń i pobierać ich potwierdzenia z jednego, wspólnego rejestru.

1. Z menu Dokumenty wybierz Rejestr wysyłek eDoręczeń.

   

2. Otworzy się okno Dokumenty wysłane na eDoręczenia z pełną listą wysyłek — każda pozycja zawiera status wysyłki (np. Czeka na doręczenie, Uznana za doręczoną, Brak statusu wysyłki, W trakcie weryfikacji, Nadana, Doręczona), typ wiadomości, datę wysłania, numer dokumentu, kontrahenta, adres odbiorcy i punkt nadawczy.

3. Listę można zawęzić filtrem po dacie wysłania, kontrahencie, identyfikatorze wiadomości oraz typie wiadomości (wszystkie / elektroniczna / hybrydowa).
4. Po zaznaczeniu pozycji, w dolnej części okna (zakładka Szczegóły) widoczne są pełne dane wysyłki: kontrahent, adres odbiorcy, adres nadawcy, identyfikator wiadomości, numer dokumentu, numer koperty, temat i treść wiadomości oraz lista plików stanowiących treść wysyłki.

5. Do pobrania potwierdzeń oraz podglądu koperty służą przyciski Potwierdzenia, Koperta / Koperty oraz Podgląd.

   

Pola formularza

Efekt końcowy

Po utworzeniu koperty dokument otrzymuje numer rejestru wyjścia (EDOR) i trafia do dalszej obsługi na sekretariacie/kancelarii, skąd odbywa się faktyczna wysyłka. Status poszczególnych wysyłek można na bieżąco śledzić na zakładce eDoręczenia dokumentu oraz — dla osób uprawnionych — w zbiorczym Rejestrze wysyłek eDoręczeń.

Zobacz też