Rejestracja dokumentu

Rejestracja dokumentu to podstawowa funkcja wprowadzania nowego dokumentu do obiegu w systemie SOD. Okno Rejestracja dokumentów grupuje wszystkie dane dokumentu na wielu tematycznych zakładkach — od danych nagłówkowych, przez dekretację, po dane finansowe oraz dane specyficzne dla wybranego typu dokumentu (np. reklamacji, zapotrzebowania, decyzji budowlanej) i integracje z ePUAP oraz e-Doręczeniami.

Ścieżka dostępu

Menu Dokumenty → Rejestracja dokumentu.

Okno Rejestracja dokumentów

1. W górnej części okna widoczna jest tabela z bieżącym dokumentem — wiersz zawiera kolumny statusowe oraz podstawowe dane rejestrowe: Nr pozycji, Typ dokumentu, Znak Pisma, Data wpływu, Data wprowadzenia.

2. Poniżej tabeli znajduje się poziomy pasek zakładek tematycznych. Pasek jest przewijany strzałkami < > — nie wszystkie zakładki są widoczne jednocześnie.

   

1. Każda zakładka posiada własny przycisk Zapisz oraz Anuluj, zapisujące lub odrzucające dane wprowadzone na tej konkretnej zakładce.
2. W lewym dolnym rogu okna, niezależnie od aktywnej zakładki, dostępne są przyciski Przypomnij oraz Drukuj.

Pola formularza — Górna tabela dokumentu

Ikona	Kolumna	Opis
	G	Dokument główny w sprawie
	E	Status dokumentu w sprawie (Do wglądu/Do zmiany/Do Zatwierdzenia/Niewidoczny)
	K	Dokument zarejestrowany przez Kancelarię
	S	Dokument podpięty do sprawy
	SZ	Kolumna statusowa dokumentu.
	Ilość załączników w dokumencie(1/2+)	Kolumna statusowa dokumentu.
	Sc	Scalenie dokumentu (Nadrzędny/Nadrzędny i Podrzędny/Podrzędny)
	Nr pozycji	Numer pozycji rejestru, pod którym rejestrowany jest dokument (np. 52/R-FK/26).
	Typ dokumentu	Typ zarejestrowanego dokumentu (np. DECYZJA).
	Znak Pisma	Znak sprawy przypisany do pisma.
	Data wpływu	Data wpływu dokumentu.
	Data wprowadzenia	Data i godzina wprowadzenia dokumentu do systemu.
	Nr obcy lub oryginału	Nr obcy lub oryginału dokumentu
	Nr poz. wew.	Nr pozycji wewnętrznej dokumentu (Dostępne w zakładce Grupy, Opis)

Zakładka Nagłówek

Zakładka Nagłówek to pierwsza i zawsze dostępna zakładka okna Rejestracja dokumentów — zawiera podstawowe dane rejestrowe dokumentu, dane kontrahenta, podpisy, kategoryzację grupową oraz mechanizm przekazania dokumentu.

Nagłówek — dane podstawowe i kontrahentNagłówek — rejestr, numeracja i terminyPodpisy, grupy i zatwierdzaniePrzekazanie dokumentu, wysyłka i pasek narzędzi

Ikona	Pole	Opis
	Typ	Typ dokumentu. Wybierany w oknie Wybór typu dokumentu, otwieranym pod ikoną słownika przy polu; wybór typu wpływa na dalszą klasyfikację i obieg dokumentu.
	Nazwa	Pełna nazwa dokumentu, wprowadzana ręcznie przez rejestrującego.
	Znak pisma	Znak sprawy przypisany do pisma.
	RWA	Symbol klasyfikacji z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (JRWA), przypisany dokumentowi.
	Klient	Kontrahent główny dokumentu. Wybierany z kartoteki kontrahentów pod ikoną lupy przy polu — po wybraniu klienta system automatycznie uzupełnia powiązane z nim pola NIP i Adres.
	NIP	Numer NIP kontrahenta głównego — pole uzupełniane automatycznie po wskazaniu klienta w polu Klient.
	Adres	Adres kontrahenta głównego — pole uzupełniane automatycznie po wskazaniu klienta w polu Klient.
	Klienci	Pole informacyjne — licznik dodatkowych kontrahentów (poza głównym), przypisanych do tego samego dokumentu.
	Wielopozycyjny / Do spinacza / Papierowy / Email / Fax	Zestaw checkboxów określających charakter dokumentu (Wielopozycyjny, Do spinacza) oraz formę, w jakiej dokument wpłynął (Papierowy, Email, Fax).
	Opis	Pole tekstowe na treść lub opis dokumentu, wprowadzane ręcznie przez rejestrującego.
	Adnotacje (0)	Przycisk otwierający okno adnotacji przypisanych do dokumentu (liczba w nawiasie to bieżąca liczba zapisanych adnotacji); strzałki obok przewijają kolejne zapisane adnotacje.

Ikona	Pole	Opis
	Rejestr / D / R	Rejestr, do którego trafia dokument po zarejestrowaniu, wraz z opcjami D i R doprecyzowującymi sposób jego zarejestrowania w tym rejestrze.
	Nr pozycji	Numer pozycji nadawany dokumentowi w ramach wybranego rejestru — ręcznie (pierwsza ikona) lub automatycznie przez system (druga ikona).
	Nr oryginału	Numer widniejący na oryginale dokumentu papierowego lub źródłowym.
	Data wpływu	Data i godzina wpływu dokumentu do urzędu — pole obok daty zawiera dodatkowo spinner godziny.
	Data oryginału	Data widniejąca na oryginale dokumentu (data jego sporządzenia/wystawienia przez nadawcę).
	Data wymagana	Data, do której dokument wymaga załatwienia — podstawa do monitorowania terminowości.
	Data alertu	Data, od której system zaczyna sygnalizować (alertować) o zbliżającym się terminie załatwienia dokumentu.
	Data załatwienia	Data faktycznego załatwienia/zakończenia procedowania dokumentu.
	Ilość załączników	Pole informacyjne — liczba załączników dołączonych do dokumentu.
	Nr sys	Numer systemowy dokumentu, nadawany automatycznie przez system przy rejestracji, bez możliwości edycji.

Ikona	Pole	Opis
	Podpisy (T/N/Podpisał)	Do czterech kolumn podpisów dokumentu — każda kolumna zawiera checkbox T/N (potwierdzenie złożenia podpisu) oraz pole z nazwiskiem osoby, która podpisała dokument.
	Nr wersji / opisowa	Numer bieżącej wersji dokumentu wraz z jej opisową nazwą, identyfikujące daną wersję wśród ewentualnych kolejnych wersji tego samego dokumentu.
	Podpis elektroniczny	Trzy ikony obsługi podpisu elektronicznego dokumentu: skierowanie do podpisu, oznaczenie jako podpisany oraz usunięcie/cofnięcie podpisu.
	Dokument odpowiada na	Pole wskazujące dokument, do którego zarejestrowane pismo stanowi odpowiedź.
	Grupa I / II / III	Trzy niezależne pola kategoryzujące dokument, każde z ikoną słownika otwierającą wybór wartości ze słownika oraz ikoną X czyszczącą zawartość pola.
	Odpowiedzialny	Osoba wyznaczona jako odpowiedzialna za dalsze prowadzenie/realizację dokumentu; ikona X czyści pole.
	Zatwierdził / Nie zatwierdzony / Data	Status zatwierdzenia dokumentu (Zatwierdził / Nie zatwierdzony) wraz z datą, w której zatwierdzenie nastąpiło.

Ikona	Pole / Przycisk	Opis
	Przekazanie dokumentu — Komórka	Komórka organizacyjna (wydział/referat), do której dokument ma zostać przekazany po zarejestrowaniu.
	Przekazanie dokumentu — Do osoby	Konkretna osoba w ramach wskazanej komórki organizacyjnej, do której trafi dokument.
	Dokument oczekujący (nieprzekazany)	Checkbox pozostawiający dokument bez przekazania — dokument zostaje zarejestrowany w statusie oczekującym, dopóki nie zostanie przekazany osobno.
	Przekazanie 'do wglądu'	Pole wskazujące osobę lub osoby, którym dokument ma zostać udostępniony do wglądu równolegle z przekazaniem właściwym — bez tworzenia kopii i bez zmiany osoby odpowiedzialnej.
	Wybierz / usuń pracownika do wglądu	Dodaje lub usuwa pracownika z listy osób, którym dokument zostanie udostępniony do wglądu.
	Przekaż sobie do wglądu	Checkbox udostępniający dokument do wglądu samemu rejestrującemu, bez ręcznego wskazywania siebie na liście osób.
	Sposób wysyłki	Sposób, w jaki dokument (lub odpowiedź na niego) ma zostać wysłany — wybierany z listy rozwijanej dostępnych sposobów wysyłki.
	Nowy	Tworzy nową pozycję wysyłki/przekazania, jeśli dokument ma zostać przekazany więcej niż jednym sposobem lub do więcej niż jednego adresata.
	Usuń	Usuwa dokument (wprowadzanie).
	Edytuj	Edytuje dokument.
	Przypomnij	Otwiera okno tworzenia przypomnienia powiązanego z dokumentem.
	Pliki (0)	Otwiera listę załączników dokumentu; liczba w nawiasie to bieżąca liczba dołączonych plików.
	Zakończ i przekaż	Zapisuje dokument i przekazuje go zgodnie z danymi wskazanymi w sekcji przekazania dokumentu.
	Zrezygnuj	Anuluje bieżące wprowadzanie/edycję danych bez zapisywania zmian.
	Drukuj	Drukuje podpisy i adnotacje danego dokumentu

Panel plików dokumentu

Panel Plik dokumentu służy do wprowadzenia obrazu dokumentu do systemu w formie elektronicznej — czyli dodania, podglądu i zarządzania plikami (załącznikami) powiązanymi z rejestrowanym dokumentem. Otwiera się jako kolejny krok procesu rejestracji, po uzupełnieniu danych w oknie Rejestracja dokumentów.

Ścieżka dostępu

W oknie Rejestracja dokumentów, w pasku narzędzi na dole ekranu, kliknij przycisk Pliki (0). Liczba w nawiasie oznacza bieżącą liczbę plików dołączonych do dokumentu.

Krok po kroku

1. W oknie Rejestracja dokumentów kliknij przycisk Pliki.
2. System otwiera okno Rejestracja dokumentów — Pliki dokumentu, w górnej części wyświetlając podsumowanie danych rejestrowanego dokumentu: Nazwa, Data wpływu, Nr rejestru, Znak pisma.
3. W sekcji Plik dokumentu wprowadź lub uzupełnij dane pliku (Lp, Data, Nazwa pliku, Wersja opisowa) oraz dodaj plik jednym z przycisków paska dolnego (np. Plik, Pliki, Skaner, Nowy Word).
4. Dodany plik pojawia się na liście plików w dolnej części okna oraz jako miniatura w panelu po prawej stronie.
5. Widokiem plików (duże ikony / lista / szczegóły) w panelu po prawej stronie steruje lista rozwijana Widok w pasku górnym.
6. Po zakończeniu dodawania plików kliknij przycisk Dalej, aby przejść do kolejnego etapu rejestracji dokumentu.

Pola formularza

Plik dokumentuPanel plików dokumentu — pasek górnyPanel plików dokumentu — pasek dolny

Ikona	Pole	Opis
	Lp	Liczba porządkowa pliku na liście plików dokumentu.
	Data	Data i godzina utworzenia/dodania pliku.
	Nr sys	Numer systemowy pliku, nadawany automatycznie przez system, bez możliwości edycji.
	Nazwa pliku	Nazwa dodanego pliku, wyświetlana i edytowalna po dodaniu.
	Wersja opisowa	Opisowa nazwa wersji pliku, pozwalająca odróżnić kolejne wersje tego samego pliku.

Ikona	Przycisk	Opis
	Widok	Lista rozwijana pozwalająca przełączyć sposób wyświetlania plików w panelu: duże ikony, lista lub szczegóły.
	Podgląd	Otwiera podgląd zaznaczonego pliku.
	Załącznik	Otwiera lokalizację (folder) zaznaczonego załącznika dokumentu.

Ikona	Przycisk	Opis
	Sprawdź (e-Doręczenia)	Sprawdza poprawność nazwy pliku pod kątem wymogów e-Doręczeń — wykrywa niedozwolone znaki, np. spacje lub znaki specjalne.
	Zamień (e-Doręczenia)	Automatycznie poprawia nazwę pliku, zamieniając niedozwolone znaki wykryte przy sprawdzaniu poprawności na dopuszczalne.
	Zgodność	Otwiera panel, w którym potwierdza się zgodność pliku z oryginałem.
	Opis	Otwiera opis przypisany do zaznaczonego załącznika.
	Nazwa	Zmienia nazwę zaznaczonego pliku.
	Usuń	Usuwa zaznaczony plik z dokumentu.
	Wzór	Dodaje plik na podstawie wzoru dokumentu.
	Szablon	Dodaje plik na podstawie szablonu dokumentu.
	Nowy Word	Tworzy nowy, pusty plik Word i dodaje go do dokumentu.
	Nowy wskazany	Tworzy nowy plik na bazie wskazanego przez użytkownika pliku.
	Skaner	Dodaje plik zeskanowany bezpośrednio ze skanera.
	Plik	Dodaje pojedynczy plik jako załącznik do dokumentu.
	Pliki	Dodaje wiele plików jednocześnie jako załączniki do dokumentu.
	Dodaj skopiowane	Dodaje do dokumentu plik wcześniej skopiowany do schowka.
	Otwórz dokument (Windows)	Otwiera zaznaczony plik w domyślnym programie systemu Windows przypisanym do jego typu.
	Otwórz folder (Windows)	Otwiera folder zawierający zaznaczony plik w Eksploratorze Windows.

Efekt końcowy

Dodane pliki zostają powiązane z rejestrowanym dokumentem i widoczne na liście plików. Kliknięcie przycisku Dalej przenosi do kolejnego etapu rejestracji dokumentu.

Zakładka Grupy, Opis

Zakładka Grupy, Opis służy do kategoryzacji dokumentu, przypisania osób odpowiedzialnych, określenia poziomu dostępu do dokumentu na zewnątrz oraz wprowadzenia opisu treści dokumentu.

1. W sekcji Grupy - kategoryzacja uzupełnij pole Autor (wprowadził) oraz dowolną liczbę pól Grupa I, Grupa II, Grupa III wraz z przypisanymi im Odpowiedzialnymi (kolumny I, II, III).
2. Uzupełnij pole Segregator, w razie potrzeby pola System oraz GUID, a także Rejestr wewnętrzny i Nr pozycji.
3. W sekcji Dostęp do dokumentu na zewnątrz wybierz jedną z trzech opcji: Publiczny, Częściowo publiczny lub Niepubliczny.
4. Sekcja Wydanie wersji papierowej - informacja z rejestru zawiera pola informacyjne: Punkt wydania, Data wydania, Osoba pobierająca.
5. W polu Opis wprowadź opisową treść dotyczącą dokumentu.

Pola formularza — Grupy - kategoryzacjaPola formularza — Dostęp i wydanie

Ikona	Pole	Opis
	Autor (wprowadził)	Osoba, która wprowadziła dokument do systemu.
	Grupa I / II / III	Pola grupujące dokument, wybierane ze słownika pod ikoną lupy; ikona X czyści pole.
	Odpowiedzialni I / II / III	Osoby odpowiedzialne przypisane odpowiednio do Grupy I, II, III.
	Segregator	Segregator, w którym przechowywany jest dokument.
	System	Pole systemowe powiązane z dokumentem.
	GUID	Unikalny identyfikator GUID dokumentu.
	Rejestr wewnętrzny	Wewnętrzny rejestr, do którego przypisany jest dokument.
	Nr pozycji	Numer pozycji w rejestrze wewnętrznym — nadawany ręcznie (pierwsza ikona) lub automatycznie przez system (druga ikona).

Pole	Opis
Publiczny / Częściowo publiczny / Niepubliczny	Poziom dostępu do dokumentu na zewnątrz systemu.
Punkt wydania	Punkt, w którym wydano wersję papierową dokumentu.
Data wydania	Data wydania wersji papierowej dokumentu.
Osoba pobierająca	Osoba, która pobrała wersję papierową dokumentu.
Opis	Pole tekstowe z opisem treści dokumentu.

Zakładka Finanse

Zakładka Finanse — dostępna dla typów dokumentów oznaczonych jako Finansowy — służy do wprowadzenia dat oraz kwot dokumentu finansowego, wraz z rozbiciem na stawki VAT.

1. Uzupełnij daty dokumentu finansowego: Data wpływu SOD, Data oryginału, Data wystawienia, Data sprzedaży/zakupu, Data wpływu (VAT), Data/termin płatności, Data przyjęcia mag., Data zapłaty, Data alertu zapłaty.

2. Litery W, O, P obok wybranych pól dat są przyciskami funkcyjnymi uzupełniającymi powiązane daty automatycznie.

   Informacja

   Po użyciu funkcji [O,W,P] system uzupełnia daty dokumentu: W — z daty wpływu, O — z daty na oryginale, P — przelicza zgodnie ze słownikiem. Dla daty wpływu VAT program domyślnie pobiera datę wpływu dokumentu.

3. W sekcji Wartości dokumentu (PLN) uzupełnij kwoty Netto, Vat, Brutto. Przyciski przelicz, stawka i sprawdź wspomagają wyliczenie i weryfikację kwot.

4. W tabeli Tabela VAT dodawaj kolejne pozycje rozbicia kwoty na stawki VAT przyciskiem Dodaj, edytuj przyciskiem Edytuj lub usuwaj przyciskiem Usuń — przyciski Dodaj i Edytuj otwierają okno Pozycja VAT.

Pola formularza — Daty dokumentu finansowegoPola formularza — Wartości dokumentu i VAT

Pole	Opis
Data wpływu SOD	Data wpływu dokumentu do systemu SOD.
Data oryginału	Data widniejąca na oryginale dokumentu.
Data wystawienia	Data wystawienia dokumentu finansowego.
Data sprzedaży/zakupu	Data sprzedaży lub zakupu.
Data wpływu (VAT)	Data wpływu dokumentu na potrzeby rozliczenia VAT.
Data/termin płatności	Termin płatności dokumentu.
Data przyjęcia mag.	Data przyjęcia towaru/materiału na magazyn.
Data zapłaty	Data faktycznej zapłaty za dokument.
Data alertu zapłaty	Data, od której system generuje alert o zbliżającym się/mijającym terminie zapłaty.

Ikona	Pole	Opis
	Netto	Kwota netto dokumentu w PLN.
	Vat	Kwota VAT dokumentu w PLN.
	Brutto	Kwota brutto dokumentu w PLN.
	przelicz	Przelicza wartości dokumentu.
	stawka	Otwiera wybór/ustawienie stawki VAT (np. 23%).
	sprawdź	Weryfikuje poprawność wprowadzonych kwot.
	Tabela VAT — LP	Liczba porządkowa pozycji rozbicia VAT.
	Tabela VAT — Stawka	Stawka VAT danej pozycji.
	Tabela VAT — Netto	Kwota netto danej pozycji.
	Tabela VAT — Vat	Kwota VAT danej pozycji.
	Tabela VAT — Brutto	Kwota brutto danej pozycji.
	Dodaj / Edytuj / Usuń	Przyciski dodania, edycji (otwierają okno Pozycja VAT) i usunięcia pozycji w tabeli VAT.

Okno Pozycja VAT

Okno Pozycja VAT służy do dodania lub edycji pojedynczej pozycji rozbicia kwoty dokumentu na stawki VAT w tabeli VAT. Otwiera się je przyciskiem Dodaj lub Edytuj, znajdującym się pod tabelą VAT.

1. W polu Stawka VAT wybierz stawkę z listy rozwijanej lub kliknij jeden z przycisków szybkiego wyboru stawki: 23, 8, 5, 0, ZW, NP, BV.
2. W sekcji Przelicz od wybierz, czy pozostałe kwoty pozycji mają być przeliczane od wartości Netto, czy od Brutto.
3. Uzupełnij pole Netto, Vat lub Brutto, a następnie kliknij przycisk Przelicz — system wyliczy pozostałe kwoty na podstawie wprowadzonej wartości, stawki VAT i wybranej opcji Przelicz od.
4. Zaznacz checkbox Wprowadź bez kontroli wartości, jeśli suma kwot wprowadzanych pozycji nie musi być zgodna z kwotami zapisanymi na dokumencie.
5. Kliknij Zapisz, aby zapisać pozycję i pozostać w oknie, Anuluj, aby porzucić wprowadzone zmiany, lub Wyjście, aby zamknąć okno.

Zakładka Zapotrzebowanie

Zakładka Zapotrzebowanie — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Zapotrzebowanie — przechowuje daty umowy, początku realizacji oraz status zapotrzebowania.

1. Uzupełnij pola Data umowy oraz Data początku realizacji w sekcji Daty dokumentu zapotrzebowania.
2. Uzupełnij pole Data alertu zapotrzebowania, od której system generuje przypomnienie.
3. Wybierz Status zapotrzebowania z listy rozwijanej.

Zakładka Reklamacja

Zakładka Reklamacja — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Reklamacja SOD — przechowuje dane alertu reklamacji, jej status oraz opis podjętych działań.

1. Uzupełnij pole Data alertu reklamacji oraz Osoba odpowiedzialna w sekcji Daty dokumentu reklamacji.
2. Wybierz Status reklamacji z listy rozwijanej.
3. W polu Podjęte działania opisz działania podjęte w związku z reklamacją.
4. W polu Uwagi wprowadź dodatkowe uwagi dotyczące reklamacji.

Zakładka Wniosek, Decyzja

Zakładka Wniosek, Decyzja — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Wniosek, decyzja budowlana — przechowuje dane inwestora, obiektu budowlanego oraz status rozpatrywania.

1. W sekcji Typ dokumentu wybierz Wniosek lub Decyzja.
2. W sekcji Status dokumentu wybierz Rozpatrywany, Pozytywny lub Negatywny.
3. Przyciski Edytuj, Usuń, Zapisz, Anuluj nad zakładką zarządzają rekordem wniosku/decyzji.
4. W sekcji Inwestor uzupełnij dane: Nazwa, Imię, Miejscowość, Ul/Nr domu, Kod/Poczta.
5. W sekcji Obiekt uzupełnij dane: Nazwa, Lokalizacja, Nr działki, Obręb, Miejscowość, Ul/Nr domu, a także parametry budynku: Powierzchnia zabudowy budynku, Powierzchnia użytkowa budynku, Powierzchnia całkowita budynku, Kubatura budynku.
6. W sekcji Informacje i uwagi uzupełnij pola Informacja o złożonym odwołaniu od decyzji, Informacja o decyzji wydanej w trybie odwoławczym oraz Uwagi.

Zakładka Pozycje

Zakładka Pozycje — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Wielopozycyjny — przechowuje liczbę pozycji dokumentu oraz jego wartość ogółem.

1. Uzupełnij pole Ilość pozycji liczbą pozycji dokumentu.
2. Uzupełnij pole Wartość ogółem oraz wybierz walutę z listy rozwijanej (domyślnie PLN).

Zakładka Koszty

Zakładka Koszty przechowuje wartości dokumentu finansowego oraz szczegółową listę pozycji kosztowych w różnych walutach.

1. W sekcji Wartości dokumentu widoczne są kwoty Netto, Vat, Brutto oraz Suma kosztów dokumentu.
2. W tabeli Lista pozycji dodawaj kolejne pozycje kosztowe przyciskiem Dodaj, edytuj przyciskiem Edytuj lub usuwaj przyciskiem Usuń.
3. Po zaznaczeniu/dodaniu pozycji uzupełnij jej szczegóły w sekcji Szczegóły pozycji: Wartości pozycji (Typ, Rodzaj, Wartość wraz z walutą) oraz Wartości przeliczone (Wartość PLN, EUR, USD, CHF).

Zakładka Biuro rachunkowe

Zakładka Biuro rachunkowe — dostępna dla typów dokumentów oznaczonych checkboxem Biura rachunkowego — przechowuje dane dokumentu obsługiwanego przez biuro rachunkowe, rozłożone na podzakładki odpowiadające etapom obiegu dokumentacji księgowej i pracowniczej.

1. Uzupełnij pola Pracownik, Kontrahent, Okres oraz Data w górnej części zakładki. Przyciski Edytuj, Usuń, Zapisz, Anuluj zarządzają danym rekordem.
2. Zakładka zawiera podzakładki: Wpływ dokumentacji księgowej, Wpływ dokumentacji pracowniczej, Wydanie dokumentacji księgowej, Wydanie dokumentacji pracowniczej, Zamknięcie okresu, Kontakt z klientem.
3. Każda podzakładka posiada checkbox Wykonaj protokół dla klienta — zaznaczenie go zleca sporządzenie protokołu z danej czynności dla klienta.

Podzakładka Wpływ dokumentacji księgowej

Uzupełnij pola dotyczące poszczególnych rodzajów wpływających dokumentów księgowych oraz potwierdzeń zapłaty. W sekcji Czy komplet oznacz Tak lub Nie, a w razie potrzeby uzupełnij Termin uzupełnienia dokumentacji.

Podzakładka Wydanie dokumentacji księgowej

Uzupełnij Przyczynę wydania dokumentacji, dane bilansowe (Bilans miesięczny, Bilans narastająco), druki przelewów (Druk przelewu podatki, Druk przelewu lub informacja o VAT) oraz opisz w polu Dokumenty wydane, jakie dokumenty zostały wydane klientowi. W prawej kolumnie uzupełnij Kwoty sumaryczne: Podatek dochodowy, Podatek VAT, Podatek akcyzowy, Podatek PCC.

Podzakładka Wydanie dokumentacji pracowniczej

Uzupełnij Przyczynę wydania dokumentacji oraz pola dotyczące poszczególnych rodzajów wydawanych dokumentów kadrowo-płacowych. W prawej kolumnie uzupełnij Kwoty sumaryczne dla poszczególnych deklaracji (PIT-4, PIT-8A, ZUS-51, ZUS-52, ZUS-53, ZUS-54).

Podzakładka Zamknięcie okresu

Uzupełnij Rodzaj ewidencji, Wartość obrotu za m-c, Datę dostarczenia dokumentacji, Liczbę zapisów oraz dane liczbowe dotyczące zamykanego okresu rozliczeniowego (liczba faktur, wspólników, pracowników, składki ZUS/NFZ pracodawcy, transakcje pozakrajowe).

Podzakładka Kontakt z klientem

Uzupełnij Rodzaj informacji oraz Treść informacji przekazanej klientowi w ramach kontaktu.

Zakładka Składy

Zakładka Składy przechowuje informacje o umieszczeniu dokumentu w składzie chronologicznym oraz w składzie informatycznych nośników danych.

1. W sekcji Skład chronologiczny wybierz Nazwę składu z listy rozwijanej, uzupełnij pola Odzworowanie i Przeznaczenie składu.
2. Zaznacz checkbox Nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, jeśli dotyczy, oraz Umieszczono w paczce, jeśli dokument znajduje się już w paczce archiwizacyjnej — uzupełnij wtedy pole Nr paczki.
3. Użyj przycisków po prawej stronie: Skład chronologiczny (przypisanie do składu), Usuń ze składu, Ustaw "w składzie", Przenieś do paczki.
4. Analogicznie w sekcji Skład informatycznych nośników danych wybierz Nazwę, uzupełnij Przekazanie EZD i Przeznaczenie składu, zaznacz checkbox Nie przeniesiono w całości do EZD oraz Umieszczono w paczce (z polem Nr paczki), a także uzupełnij Typ nośnika, Oznaczenie, Nr seryjny.
5. Użyj przycisków po prawej stronie: Skład informatyczny, Usuń ze składu, Ustaw "w składzie", Przenieś do paczki.

Zakładka ePUAP

Zakładka ePUAP przechowuje dane dokumentu wchodzącego z platformy ePUAP oraz informacje o wysyłkach dokumentu przez rejestr wyjścia na ePUAP.

1. W sekcji Informacja o wejściu dokumentu z ePUAP (dokument źródłowy z ePUAP) widoczne są dane dokumentu źródłowego: Identyfikator dokumentu ePUAP, Identyfikator poświadczenia, Data doręczenia, Skrytka oraz dane Nadawcy (Nazwa, Imię, Miejscowość, Ulica, Poczta).
2. W tabeli Informacja o wysyłkach dokumentu na ePUAP (przez rejestr wyjścia) widoczna jest lista dotychczasowych wysyłek z kolumnami: Z, P, Data wysłania, Skrytka odbiorcza, Kontrahent, Wysłał.
3. Kliknij Pokaż rejestr wyjścia ePUAP, aby przejść do pełnego rejestru wysyłek ePUAP.
4. Uzupełnij pola Podmiot, Skrytka odbiorcza, Skrytka zwrotna, Identyfikator dokumentu ePUAP, Identyfikator poświadczenia dla nowej wysyłki.
5. Zaznacz checkbox Wysyłka ze zwrotnym potwierdzeniem, jeśli wysyłka ma zostać skierowana z żądaniem zwrotnego potwierdzenia odbioru.

Zakładka Dekretacja

Zakładka Dekretacja służy do ręcznego wskazania komórki głównej oraz komórek współpracujących, do których kierowany jest dokument — patrz też Dekretacja dokumentu.

1. W sekcji Dekretacja dokumentu - komórka główna uzupełnij pola Komórka i Osoba, do których dokument ma zostać przekazany jako główny odbiorca, oraz opcjonalnie pole Uwagi.
2. Kliknij Dekretacja, aby zatwierdzić dekretację do komórki głównej.
3. W tabeli Dekretacja dokumentu komórki współpracujące widoczna jest lista komórek współpracujących wraz z przypisanymi osobami.
4. Poniżej tabeli uzupełnij pola Komórka, Osoba oraz Uwagi, aby dodać kolejną komórkę współpracującą do dekretacji.

Zakładka Zarządzenie

Zakładka Zarządzenie — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Zarządzenie — przechowuje status, numer, tytuł oraz daty obowiązywania zarządzenia.

1. Wybierz Status zarządzenia z listy rozwijanej.
2. Uzupełnij pole Zarządzenie numer oraz Tytuł zarządzenia.
3. Uzupełnij daty: Data zarządzenia, Data wejścia w życie, Data obowiązywania od oraz do.

Zakładka eDoręczenia

Zakładka eDoręczenia przechowuje dane dokumentu wchodzącego z usługi e-Doręczeń oraz informacje o wysyłkach dokumentu przez e-Doręczenia.

1. W sekcji Informacja o wejściu dokumentu z eDoręczeń (wiadomość źródłowa) widoczne są dane wiadomości źródłowej: Identyfikator wiadomości, Data korespondencji, Adres nadawcy, Nadawca, Temat, Treść.
2. Kliknij Drukuj, aby wydrukować wiadomość, lub Potwierdzenia, aby wyświetlić potwierdzenia związane z wejściem dokumentu.
3. W tabeli Informacja o wysyłkach dokumentu przez eDoręczenia widoczna jest lista dotychczasowych wysyłek z kolumnami: s, Status wysyłki, Data wysłania, Adres eDoręczeń, Kontrahent.
4. Kliknij Koperta, aby utworzyć nową kopertę e-Doręczeń, lub Potwierdzenia, aby wyświetlić potwierdzenia wysyłek.
5. Uzupełnij pola Identyfikator wiadomości, Data wysłania, Adres odbiorcy, Odbiorca, Status wysyłki, Nr przesyłki PUH dla nowej wysyłki. Przycisk Poczta udostępnia dodatkową funkcję związaną z wysyłką.

Zakładka Zaliczenie budżetowe

Zakładka Zaliczenie budżetowe przechowuje wartości dokumentu oraz listę pozycji zaliczających dokument na poszczególne paragrafy budżetowe — patrz też obieg dokumentu finansowego.

1. W sekcji Wartości dokumentu widoczne są kwoty Netto, Vat, Brutto oraz Suma zaliczenia budżetowego.
2. W tabeli Lista pozycji dodawaj kolejne pozycje przyciskiem Dodaj, edytuj przyciskiem Edytuj lub usuwaj przyciskiem Usuń — przyciski Dodaj i Edytuj otwierają okno Pozycja zaliczenia, pozwalające rozbić łączną kwotę dokumentu na dowolną liczbę paragrafów budżetowych.

Okno Pozycja zaliczenia

Okno Pozycja zaliczenia służy do dodania lub edycji pojedynczej pozycji zaliczenia budżetowego. Dzięki niemu łączną kwotę dokumentu można rozbić na dowolną liczbę pozycji, z których każda zaliczana jest na inny paragraf budżetowy. Otwiera się je przyciskiem Dodaj lub Edytuj w tabeli Lista pozycji.

1. W polu Rok wskaż rok budżetowy, którego dotyczy pozycja.
2. W polu Paragraf wybierz paragraf budżetowy pod ikoną słownika — otwiera to okno Wybierz paragraf.
3. W polu Kwota wprowadź kwotę przypisywaną do wybranego paragrafu. Powtarzając te kroki dla kolejnych pozycji, rozbijasz łączną kwotę dokumentu na dowolną liczbę paragrafów budżetowych.
4. Kliknij Zapisz, aby zapisać pozycję, Anuluj, aby porzucić wprowadzone zmiany, lub Wyjście, aby zamknąć okno.

Okno Wybierz paragraf

Okno Wybierz paragraf wyświetla słownik paragrafów budżetowych, z którego wybierany jest paragraf dla pozycji zaliczenia budżetowego.

1. Na liście wskaż wiersz z odpowiednim paragrafem — kolumny Paragraf i Nazwa prezentują odpowiednio symbol oraz pełną nazwę paragrafu.
2. Zaznaczony paragraf wraz z pełną nazwą wyświetlany jest dodatkowo w polach Paragraf i Nazwa pod listą.
3. Kliknij Wybierz, aby zatwierdzić wybór i wrócić do okna Pozycja zaliczenia, lub Anuluj, aby zamknąć okno bez wyboru.

Zakładka Opis finansowy

Zakładka Opis finansowy przechowuje merytoryczny opis dokumentu finansowego, dane umowy/zamówienia oraz dyspozycję wypłaty.

1. W sekcji Umowa i zamówienie uzupełnij pola Numer umowy, Numer zamówienia, Opis zamówienia.
2. Oznacz Zamówienie wykonane jako prawidłowo lub nieprawidłowo, wskaż czy Zamówienia publiczne to Tak czy Nie, oraz czy Zamówienie zostało wykonane czy niewykonane w terminie.
3. W sekcji Sprawdzono pod względem merytorycznym uzupełnij Datę oraz Osobę, która dokonała sprawdzenia.
4. W sekcji Dyspozycja wypłaty i podpis — Zatwierdzono do wypłaty uzupełnij Kwotę, jej zapis Słownie, Datę oraz Osobę zatwierdzającą wypłatę.
5. Kliknij Opis finansowy, aby otworzyć dodatkowe okno związane z opisem finansowym dokumentu.

Zakładka Zlecenie płatności

Zakładka Zlecenie płatności — dostępna dla dokumentów oznaczonych jako Zlecenie płatności — przechowuje dane zlecenia zapłaty za dokument.

1. Uzupełnij pole Data zapłaty oraz Kwota wraz z walutą.
2. Uzupełnij pole Nr rachunku bankowego, na który ma zostać zrealizowana płatność.
3. W polu Opis wprowadź dodatkowy opis zlecenia płatności.

Okno Wybór typu dokumentu (Typy dokumentów)

Okno Wybór typu dokumentu wyświetla słownik wszystkich zdefiniowanych typów dokumentów wraz z ich konfiguracją — wzorcem, podpisami, przypisanym rejestrem oraz atrybutami specjalnymi. Otwiera się je z zakładki Nagłówek, klikając ikonę lupy przy polu Typ.

1. W górnej części okna znajduje się pasek narzędzi z nawigacją po liście (|< < > >|) oraz ikonami dodawania (+), usuwania (−) i zmiany kolejności (▲).
2. Poniżej wyświetlana jest tabela typów dokumentów z kolumnami: A, XL, S, Nazwa, Domyślny rejestr, Szablon dokumentu. Wskaźnik pod tabelą (np. 1 z 43) pokazuje pozycję bieżącego rekordu.
3. W dolnej części okna znajdują się zakładki Dane podstawowe, Konfiguracja, Schemat dekretacji, Parametry — otwarta jest zakładka Dane podstawowe.
4. W zakładce Dane podstawowe uzupełnij pole Nazwa, zaznacz checkbox Aktywny - możliwa rejestracja dokumentu, wybierz Wzór (z podglądem przez przycisk Podgląd), Podpisy oraz Rejestr.
5. W sekcji Specjalny zaznacz odpowiednie checkboxy określające charakter dokumentu: Wielopozycyjny, Finansowy, Zapotrzebowanie, Reklamacja SOD, Wniosek, decyzja budowlana, Zlecenie płatności, Zarządzenie.
6. W sekcji Atrybuty zaznacz odpowiednie checkboxy: Wewnętrzny, Do wglądu, Wymagany w spinaczu, Dodaj spinacz przy rejestr..
7. Uzupełnij pole Zapisz w SU Dokument (NrProg) oraz w razie potrzeby zaznacz checkbox Biura rachunkowego.
8. Kliknij Wybierz, aby zatwierdzić wybór zaznaczonego typu dokumentu, lub Anuluj, aby zamknąć okno bez wyboru.

Zobacz też