KANCELARIA
Obsługa korespondencji w kancelarii
Kancelaria to pierwszy punkt kontaktu każdego dokumentu z systemem — niezależnie od tego, czy wpłynął papierowo, przez skan, ePUAP, e-Doręczenia lub jako faktura z KSeF, czy e-mail. Od poprawnej rejestracji i przekazania zależy, jak szybko trafi on do właściwej osoby.
Cel procesu
Sprawne przyjęcie dokumentu niezależnie od kanału wpływu, jego poprawna rejestracja i przypisanie do kontrahenta oraz terminowe skierowanie do właściwej osoby lub komórki — z zachowaniem kontroli nad statusem wysyłek i możliwością raportowania.
Ścieżka obsługi dokumentu
Poniżej znajduje się wizualny przegląd pracy kancelarii — od wpływu dokumentu, przez rejestrację i przekazanie, aż po śledzenie wysyłki i raportowanie.
Przyjęcie i rejestracja
Wpływ dokumentu
Papier/skan, ePUAP, e-Doręczenia, e-mail lub KSeF
Rejestracja w SOD
Dokument otrzymuje numer i trafia do obiegu
Kontrahent
Dopasowanie w kartotece lub założenie z danych GUS
Przekazanie
Do właściwej osoby lub komórki organizacyjnej
Wysyłka
Odpowiedź lub pismo wychodzące przez e-Doręczenia
Status wysyłki
Bieżące śledzenie doręczenia pisma
Potwierdzenie
Urzędowe potwierdzenie doręczenia
Rejestry i raporty
Zbiorczy przegląd i zestawienia do wydruku
Wysyłka i potwierdzenia
Funkcje kancelarii
Poniżej znajduje się przegląd wszystkich funkcji dostępnych z poziomu kancelarii — od rejestracji dokumentu, przez obsługę kontrahentów, po śledzenie wysyłek i raporty.
Rejestracja dokumentu
Pierwszy krok wprowadzenia korespondencji do SOD, niezależnie od kanału wpływu.
- Dokument papierowy, skan, ePUAP, e-Doręczenia lub e-mail.
- Uzupełnienie danych nagłówkowych i dopasowanie kontrahenta.
Kiedy używać Przy każdym nowym dokumencie, niezależnie od kanału wpływu.
Odbiór eDoręczeń i KSeF
Odbiór korespondencji elektronicznej oraz faktur ustrukturyzowanych.
- Odbiór wiadomości z e-Doręczeń oraz faktur z KSeF.
- Dopasowanie nadawcy/sprzedawcy do kartoteki kontrahentów.
Kiedy używać Gdy w skrzynce czeka nowa wiadomość eDoręczeń lub faktura KSeF.
Dodawanie kontrahenta
Zakładanie nowej kartoteki, gdy kontrahent nie widnieje jeszcze w bazie.
- Wyszukanie w istniejącej kartotece klientów.
- Założenie karty z automatycznym zaczytaniem danych z GUS.
Kiedy używać Gdy kontrahent nie widnieje jeszcze w kartotece.
Przekazywanie dokumentu
Przesłanie zarejestrowanej korespondencji do dalszej obsługi.
- Wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej (np. wydziału).
- Możliwość przekazania do wglądu bez tworzenia kopii.
Kiedy używać Gdy zarejestrowany dokument wymaga dalszej obsługi przez inną osobę.
Status wysyłki eDoręczeń
Bieżące śledzenie losów wysłanego pisma.
- Sprawdzenie statusu wysyłki dla pojedynczego dokumentu.
- Pobranie urzędowego potwierdzenia po doręczeniu — także zbiorczo z poziomu Raporty → Potwierdzenia eDoręczeń.
Kiedy używać Gdy trzeba sprawdzić, czy konkretne pismo dotarło do adresata, i pobrać dowód doręczenia.
Rejestr wysyłek eDoręczeń
Zbiorczy widok statusów wszystkich wysyłek w systemie.
- Przegląd bez wchodzenia w edycję poszczególnych dokumentów.
- Dostęp wyłącznie dla osób uprawnionych do rejestrów eDoręczeń.
Kiedy używać Gdy trzeba przejrzeć wiele wysyłek naraz.
Wyszukiwanie dokumentu
Odnalezienie dowolnego dokumentu zarejestrowanego w systemie.
- Wg typu, nazwy, dat, kontrahenta lub opisu.
- Kryteria zaawansowane: podpisy, status finansowy, powiązanie ze sprawą.
Kiedy używać Przy codziennej obsłudze i nadzorze nad korespondencją.
Wyszukiwanie adresu eDoręczeń
Odnalezienie adresu do e-Doręczeń kontrahenta przed wysyłką.
- Wyszukiwanie po numerze PESEL (osoby fizyczne) lub NIP (podmioty).
- Zapisanie adresu w karcie kontrahenta na przyszłość.
Kiedy używać Przed wysyłką pisma, gdy adres nie jest jeszcze znany.
Raporty dokumentów
Gotowe, wielostronicowe zestawienia do wydruku lub PDF.
- Z Historii przekazań — raport dla wybranych osób.
- Z Kartoteki dokumentów — ponad 20 szablonów raportów kancelaryjnych.
Kiedy używać Gdy potrzebne jest zestawienie dla przełożonych lub do audytu.
Co zrobić w danej sytuacji
| Sytuacja | Czynność | Efekt |
|---|---|---|
| Dokument wpłynął papierowo, skanem, ePUAP lub e-mailem | Rejestracja dokumentu | Dokument w SOD, gotowy do przekazania |
| Nowa wiadomość eDoręczeń lub faktura KSeF czeka na odbiór | Odbiór i rejestracja z eDoręczeń/KSeF | Wiadomość lub faktura zarejestrowana jako dokument SOD |
| Brak dopasowania nadawcy/sprzedawcy w kartotece | Dodanie kontrahenta z danych GUS | Kontrahent założony i przypisany do dokumentu |
| Dokument zarejestrowany, wymaga dalszej obsługi | Przekazanie dokumentu | Dokument trafia do właściwej osoby lub komórki |
| Trzeba sprawdzić, czy pismo dotarło do adresata, i pobrać dowód doręczenia | Sprawdzenie statusu wysyłki eDoręczeń | Aktualny status i urzędowe potwierdzenie do akt |
| Trzeba przejrzeć wiele wysyłek naraz | Rejestr wysyłek eDoręczeń | Zbiorcza lista statusów z jednego miejsca |
| Trzeba odnaleźć zarejestrowany dokument | Wyszukiwanie dokumentu | Szybki dostęp wg wybranych kryteriów |
| Nieznany adres eDoręczeń kontrahenta przed wysyłką | Wyszukiwanie adresu eDoręczeń | Adres zapisany w karcie kontrahenta |
| Potrzebne zestawienie dla przełożonych lub audytu | Raporty dokumentów | Gotowy raport do wydruku lub PDF |
Najważniejsze informacje
Główne narzędzie do rejestracji, przekazywania i monitorowania korespondencji.
Elektroniczny odpowiednik listu poleconego — z pełnym śledzeniem statusu i potwierdzeniem doręczenia.
Krajowy System e-Faktur — źródło faktur ustrukturyzowanych od kontrahentów.
Baza, z której automatycznie zaczytywane są dane nowo zakładanego kontrahenta.
Obszary kancelarii
Rejestracja, odbiór eDoręczeń/KSeF, przekazywanie, status wysyłki, rejestry i wyszukiwanie.
Dodawanie kontrahenta z GUS oraz wyszukiwanie adresu eDoręczeń.
Potwierdzenia eDoręczeń oraz zestawienia z Kartoteki dokumentów i Historii przekazań.