Rejestry — konfiguracja i obsługa

Rejestry definiowalne pozwalają na prowadzenie własnych, dowolnie nazwanych ewidencji dokumentów (np. rejestru umów, kart służbowych) z niezależną numeracją. Zanim rejestr może być używany, musi zostać skonfigurowany — z określeniem typu obsługi, akcji wywoływanych automatycznie oraz osób uprawnionych do jego obsługi. Skonfigurowany rejestr jest następnie używany do rejestrowania w nim kolejnych dokumentów pobieranych z kartoteki dokumentów i nadawania im numeru w ramach tego rejestru.

Ścieżka dostępu

Konfiguracja rejestru:

Obsługa rejestru (dodawanie dokumentów):

Krok po kroku

Konfiguracja rejestru (Definicja rejestrów)

1. Wybierz z menu głównego Rejestry → Definicja rejestrów.
2. W oknie Obsługa rejestrów definiowalnych górna tabela Rejestry prezentuje wszystkie zdefiniowane rejestry (Symbol, Nazwa rejestru, Typ obsługi). Za pomocą przycisków nawigacyjnych i ikony plusa/minusa w prawym górnym rogu tabeli można dodać nowy rejestr lub usunąć istniejący.
3. Zaznacz rejestr na liście (lub utwórz nowy), aby uzupełnić jego dane: Symbol rejestru, Nazwa, Opis rejestru.
4. W sekcji Automatyczne wywołanie rejestru (akcja) kliknij Dodaj, aby przypisać do rejestru akcję wywoływaną automatycznie (np. „Przyjęcie dokumentu”), i wskaż jej Typ obsługi. Checkbox Aktywny włącza/wyłącza daną akcję.
5. W sekcji Osoby z udostępnionym rejestrem kliknij Dodaj, aby dodać pojedynczą osobę do listy uprawnionych, lub Dodaj wszystkie, aby dodać wszystkich pracowników jednocześnie.
6. Zaznacz osobę na liście Osoby obsługujące rejestr, następnie w panelu Dane dla osoby ustaw:
   • checkbox Wywołaj automatycznie rejestr przy akcji dla tej osoby,
   • Uprawnienia do rejestru: Brak / Przegląd / Edycja.
7. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno konfiguracji.

Dodanie dokumentu do rejestru i nadanie numeru (Obsługa rejestrów)

1. Wybierz z menu głównego Rejestry → Obsługa rejestrów.
2. Otworzy się okno Rejestry — Rejestr [ NAZWA REJESTRU ] z listą wpisów już zarejestrowanych w danym rejestrze.

1. Kliknij Dodaj, aby dodać do rejestru kolejny dokument.
2. Otworzy się okno Kartoteka dokumentów — Warunki wyszukiwania. Uzupełnij kryteria wyszukiwania — np. w polu Typ kliknij ikonę wyboru, zaznacz właściwy typ dokumentu na liście Lista wyboru i kliknij Wybierz.
3. Kliknij Wyszukaj, aby przefiltrować listę, lub Kartoteka, aby od razu przejść do pełnej kartoteki dokumentów.

1. W oknie [Wybór] — Kartoteka dokumentów zaznacz na liście dokument, który ma zostać dodany do rejestru, i kliknij Wybierz.

1. Wybrany dokument pojawia się jako nowy wiersz (oznaczony gwiazdką *) w tabeli rejestru, a pola szczegółów (Nazwa/Temat, Typ, Numer pisma, Znak pisma, Klient, Data wpływu) uzupełniają się automatycznie danymi z dokumentu.
2. Kliknij ikonę obok pola Numer, aby otworzyć okno REJESTRY z numeracją wpisu — pole numer proponuje kolejny wolny numer w rejestrze (np. 2), pole rejestr wskazuje symbol rejestru (UMOWY), a pole rok — rok wpisu (26). W razie potrzeby popraw numer ręcznie.
3. Zatwierdź numerację ikoną ✔ (lub anuluj ikoną ✗).

1. Kliknij Zapisz, aby zapisać wpis w rejestrze.
2. Zapisany wpis pojawia się na liście z nadanym numerem (np. 2/UMOWY/26) i jest odtąd widoczny wśród pozostałych wpisów rejestru.

1. Kliknij Wyjście, aby zamknąć okno.

Pola formularza

Efekt końcowy

Po zapisaniu dokument otrzymuje pełny numer w rejestrze, w formacie numer/symbol rejestru/rok (np. 2/UMOWY/26), i pozostaje widoczny jako wpis na liście danego rejestru — dostępny do przeglądu, filtrowania oraz dalszej edycji przez osoby z odpowiednimi uprawnieniami skonfigurowanymi w sekcji Definicja rejestrów.

Zobacz też