DOKUMENTY FINANSOWE
Obieg faktury w systemie
Dokumenty finansowe to uporządkowany proces, który zapewnia kontrolę, przejrzystość i prawidłowe zatwierdzenie każdej faktury — od momentu jej wpływu do KSeF aż po wypłatę i archiwizację.
Cel procesu
Zapewnienie prawidłowego obiegu dokumentu finansowego, zgodnie z procedurami i uprawnieniami, przy zachowaniu kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej oraz budżetowej.
Ścieżka obiegu faktury
Poniżej znajduje się wizualny schemat całego procesu — od momentu wystawienia faktury w KSeF do jej zatwierdzenia przez Starostę i przeniesienia do archiwum.
Obieg dokumentu
KSeF
Faktura trafia do systemu
Kancelaria
Rejestracja w SOD
Osoba Dekretująca
Dekretacja i przekazanie do kierowników
Kierownicy
Przekazanie do pracowników wydziału
Pracownik
Opis merytoryczny, wybór księgowej i przekazanie dokumentu
Księgowa
Zaliczenie budżetowe
Skarbnik
Kontrola formalno-rachunkowa
Starosta
Zatwierdzenie wypłaty
Zaakceptowane
Archiwum dokumentu
Obieg finansowy
Szczegółowy opis etapów
1 KSeF
Faktura w systemie KSeF.
- Faktura wystawiona przez kontrahenta przesyłana jest do KSeF.
- System nadaje jej unikalny numer i status.
Dokąd dalej? Do kancelarii (SOD).
Rejestracja dokumentu w systemie obiegu.
- Faktura jest wprowadzana do SOD.
- Przekazanie do osoby dekretującej.
Dokąd dalej? Do osoby dekretującej.
3 Osoba Dekretująca — dekretacja
Analiza i oznaczenie dokumentu.
- Sprawdzenie poprawności dokumentu.
- Dekretacja na odpowiednie stanowiska kierownicze.
- Przekazanie do kierowników.
Dokąd dalej? Do kierowników (wg wydziałów).
Rozdział dokumentu w wydziale.
- Otrzymanie faktury na skrzynkę.
- Przekazanie do właściwych pracowników na wydziale.
Dokąd dalej? Do pracownika.
5 Pracownik
Opis i wybór księgowej.
- Przyjęcie faktury.
- Opis merytoryczny (np. zgodność z umową, zakresem prac).
- Podpis opisu — samodzielnie lub przez osobę upoważnioną.
- Akceptacja dokumentu i wybór odpowiedniej księgowej.
- Przekazanie dokumentu do księgowej na skrzynkę.
Dokąd dalej? Do księgowej.
6 Księgowa
Zaliczenie budżetowe.
- Odebranie dokumentu ze skrzynki Otrzymane
- Wejście w dokument ze skrzynek Wydział Finansowy.
- Utworzenie zaliczenia budżetowego (paragraf + kwota).
- Zatwierdzenie i akceptacja.
Dokąd dalej? Do skarbnika.
7 Skarbnik — kontrola
Weryfikacja formalno-rachunkowa.
- Sprawdzenie pod kątem formalno-rachunkowym.
- Weryfikacja poprawności dekretacji i budżetu.
- Akceptacja dokumentu.
Dokąd dalej? Do starosty.
8 Starosta
Zatwierdzenie wypłaty.
- Finalna akceptacja dokumentu.
- Zatwierdzenie wypłaty dla kontrahenta.
Dokąd dalej? Do archiwum (zaakceptowane).
9 Zaakceptowane
Dokument trafia do archiwum.
- Zapis w systemie jako zaakceptowany.
- Dostępny do wglądu i audytu.
Koniec procesu Dokument zarchiwizowany.
Tabela odpowiedzialności
| Etap | Kluczowa czynność | Trafia do |
|---|---|---|
| 1KSeF | Faktura wystawiona i przesłana automatycznie | Kancelaria (SOD) |
| 2Kancelaria | Rejestracja dokumentu w SOD | Osoba Dekretująca |
| 3Osoba Dekretująca | Sprawdzenie i dekretacja na kierownika | Kierownik wydziału |
| 4Kierownicy | Rozdzielenie do właściwego pracownika | Pracownik |
| 5Pracownik | Opis merytoryczny i wybór księgowej | Księgowa |
| 6Księgowa | Zaliczenie budżetowe (paragraf, kwota) | Skarbnik |
| 7Skarbnik | Weryfikacja formalno-rachunkowa | Starosta |
| 8Starosta | Zatwierdzenie wypłaty | Archiwum |
| 9Zaakceptowane | Zapis i archiwizacja dokumentu | — |
Najważniejsze informacje
Główne narzędzie do rejestracji, przekazywania i monitorowania dokumentów.
Zewnętrzny system, do którego trafiają faktury od kontrahentów.
Określenie paragrafu, kwoty i zatwierdzenie przez księgową.
Miejsce przechowywania zaakceptowanych dokumentów.
Skrót całego procesu