Dekretacja dokumentu

Dekretacja to przypisanie zarejestrowanego dokumentu do dalszej realizacji — wskazanie osoby lub komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za jego załatwienie. Dekretację wykonuje się ze skrzynki Dokumenty Bieżące.

System udostępnia trzy tryby dekretacji:

Ścieżka dostępu

Dekretację uruchamia się z poziomu skrzynki Dokumenty → Bieżące. Po zaznaczeniu dokumentu na liście, w panelu po prawej stronie widoku dokumentu klikamy przycisk Dekretacja.

Po jego kliknięciu otwiera się okno Dokumenty do dekretacji — lista dokumentów oczekujących na dekretację wraz z podglądem zaznaczonego pliku po prawej stronie oraz panelem dekretacji i listą plików dokumentu u dołu.

W górnej części okna dostępne są trzy przyciski wyboru trybu dekretacji: Ręczna, Schematem oraz Według typu, a także przyciski Przekazanie i do osób.

Krok po kroku

Dekretacja ręczna

Dekretacja ręczna służy do dekretacji pojedynczej, podświetlonej pozycji na liście dokumentów.

1. W skrzynce Dokumenty Bieżące zaznacz dokument, który chcesz zadekretować.
2. Kliknij przycisk Dekretacja — otworzy się okno Dokumenty do dekretacji.
3. Zaznacz (podświetl) dokument na liście i kliknij przycisk Ręczna — otworzy się okno Dekretacja dokumentu wraz z danymi dokumentu (numer pozycji, data wpływu, numer oryginału, kontrahent).
4. W sekcji Dekretacja dokumentu komórka główna kliknij przycisk Komórka, aby wskazać komórkę organizacyjną, do której dokument ma zostać zadekretowany. Otworzy się okno Wybór komórki organizacyjnej ze strukturą organizacyjną urzędu, prezentowaną jako lista z kolumnami Kod i Komórka organizacyjna. Wybór zatwierdzasz przyciskiem Wybierz.
5. W polu Osoba wskaż osobę z wybranej komórki — domyślnie podpowiada się kierownik komórki, ale można to zmienić.
6. Opcjonalnie w polu Uwagi wpisz dodatkową notatkę dotyczącą dekretacji.
7. Jeśli dokument ma zostać jednocześnie udostępniony innej komórce, w sekcji Dekretacja dokumentu komórki współpracujące kliknij przycisk + Komórki, wskaż komórkę i osobę współpracującą, a następnie wybierz tryb dekretacji dla komórki współpracującej — Twórz kopię dokumentu albo Twórz dokument do wglądu. Dodaną komórkę współpracującą można w dowolnym momencie zmienić lub usunąć przyciskiem - Usuń.
8. Kliknij przycisk Przekaż, aby zatwierdzić i wykonać dekretację dokumentu.

Po zatwierdzeniu dokument znika z okna Dokumenty do dekretacji oraz ze skrzynki Bieżące.

Dekretacja schematem

Dekretacja schematem wykorzystuje wcześniej zdefiniowany schemat obiegu (gotowy zestaw komórki głównej, osoby oraz — opcjonalnie — komórek współpracujących) i pozwala dekretować zbiorczo kilka zaznaczonych dokumentów naraz.

1. W oknie Dokumenty do dekretacji zaznacz checkboxami dokument lub dokumenty, które chcesz zadekretować schematem.
2. Kliknij przycisk Schematem — otworzy się okno Schematy dekretacji dokumentu z listą zdefiniowanych wcześniej schematów (kolumny: Nazwa schematu, Komórka główna, Osoba).
3. Aby dodać nowy schemat, kliknij przycisk Nowy, nadaj mu nazwę i uzupełnij sekcję Dekretacja dokumentu komórka główna (Komórka, Osoba), a w razie potrzeby dodaj komórki współpracujące analogicznie jak przy dekretacji ręcznej. Zaznaczenie pola Aktywny decyduje o tym, czy schemat jest dostępny do wyboru. Istniejące schematy można modyfikować przyciskiem Edycja lub usuwać przyciskiem Usuń.
4. Zaznacz na liście schemat, który chcesz zastosować — u dołu okna wyświetli się jego konfiguracja (komórka główna, osoba, komórki współpracujące).
5. Kliknij przycisk Wybierz, aby zastosować schemat do zaznaczonych dokumentów.

Po wybraniu schematu zaznaczone dokumenty zostają zadekretowane i znikają z listy w oknie Dokumenty do dekretacji oraz ze skrzynki Bieżące.

Dekretacja według typu

Dekretacja według typu pozwala automatycznie dobrać schemat dekretacji na podstawie typu dokumentu — bez konieczności ręcznego wskazywania go za każdym razem. Tryb ten wymaga wcześniejszej konfiguracji wykonywanej przez administratora systemu.

Konfiguracja wstępna (administrator)

1. Z górnego menu wybierz Dokumenty → Typy dokumentów — otworzy się okno Słownik typów dokumentów z listą zdefiniowanych typów (kolumny: A, XL, S, Nazwa, Domyślny rejestr, Szablon dokumentu).
2. Zaznacz na liście typ dokumentu, dla którego chcesz przypisać schemat dekretacji.
3. Przejdź do zakładki Schemat dekretacji.
4. W polu Schemat wybierz zdefiniowany wcześniej schemat dekretacji — pola Komórka i Osoba w sekcji Dekretacja dokumentu komórka główna uzupełnią się automatycznie danymi wynikającymi z wybranego schematu. Przycisk Podgląd pozwala podejrzeć konfigurację schematu.

Użycie

1. W oknie Dokumenty do dekretacji zaznacz checkboxami dokumenty tego typu, dla którego przypisano schemat dekretacji.
2. Kliknij przycisk Według typu — system automatycznie dobiera i stosuje schemat przypisany do typu każdego z zaznaczonych dokumentów.

Dalsze działania (przekazanie dokumentu) przebiegają analogicznie jak w przypadku dekretacji schematem.

Pola formularza

Efekt końcowy

Niezależnie od zastosowanego trybu (ręczna, schematem, według typu), po zatwierdzeniu dekretacji dokument:

• znika z listy w oknie Dokumenty do dekretacji,
• znika ze skrzynki Bieżące,
• trafia do skrzynki Przekazane osoby dekretującej — pozostaje tam do momentu odebrania przez wskazaną osobę.

Zobacz też